Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ПРЕДМЕТ, ЗМІСТ І ЗАВДАННЯ КУРСУ. СТРУКТУРА КУРСУ І МЕТОДИКА ЙОГО ВИВЧЕННЯ

В основу курсу покладено документознавство - наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення і функціонування документів, що розробляє принципи побудови документаційно-комунікаційних систем і методи їх діяльності. Документознавство - комплексна наука, що вивчає процеси створення, поширення і використання документних джерел інформації в суспільстві в історичному і прогностичному планах. Ця дисципліна вивчає також принципи створення і функціонування комплексів, фондів, систем документації.

Документознавство досліджує специфіку документів і зафіксованої в них інформації, особливості класифікації документів, еволюцію документа, закономірності формування і використання документних потоків і масивів.

Окремі види (типи) документів і документаціоннокоммунікаціонной діяльності є об'єктами вивчення ряду наук, таких як: архівознавство, книгознавство, журналістика, патентознавство і ін. Документознавство має об'єктом дослідження всю сукупність основних рис, властивостей, особливостей, проблем, пов'язаних з документом і документаціоннокоммунікаціонной діяльністю. Документознавство збагачує спеціальні дисципліни загальною методологією і теорією документаційною сфери досліджень і діяльності.

Незважаючи на досить довгий період існування в людському суспільстві такого феномена як документ, документознавство як наука ще не склалася, багато теоретичні положення документознавства розосереджені по іншим наукових дисциплін.

Зробимо короткий екскурс в історію виникнення документознавства. Імовірно в кінці XIX в. виникла необхідність, виділити наукову область, яка досліджувала б документ. Основоположником цієї дисципліни можна вважати бельгійського вченого Поля Отле. Він писав, що безліч книг і документів вимагає їх впорядкувати, ліквідувати хаос в питаннях документації. Що стосується назви цієї науки, - Поль Отле пропонував такі терміни як «бібліологія» або «документологія».

Вчені різних країн створили в 1931 р Міжнародний інститут документації. У 1937 р його перейменували в Міжнародну федерацію по документації, а в 1986 р - в Міжнародну федерацію інформації та документації.

Але історія документаційною науки виявилася короткою. Уже в середині 1950-х рр. процеси комунікації цікавлять учених не стільки з точки зору документів, скільки з точки зору інформації. Починають бурхливо розвиватися науки інформатика і документалістика. Інформатика - це наука, що вивчає структуру і властивості інформації, а також питання, пов'язані з її збиранням, зберіганням, пошуком, передачею, перетворенням, поширенням і використанням. Інформатика перетворилася в фундаментальну науку про закономірності інформаційних процесів в різних областях діяльності.

Документалістика - це наукова дисципліна, що представляє собою прикладну частину кібернетики і вивчає управління великими динамічними документальними системами, в яких інформація представлена у вигляді потоків і масивів.

На відкуп документознавства залишилися історичні аспекти розвитку способів і систем документування. В силу адміністративних причин документознавство ототожнили з діловодством і архівознавством, неймовірно вузько обмеживши об'єкт дослідження і методи. Важливу роль у розвитку доку- ментоведенія зіграв вибух документаційною активності суспільства в 1960-1970-і рр. Число паперових документів в усьому світі перевалила за трильйон. Річний документообіг тільки у міністерствах колишнього СРСР вийшов за межі 1 млн документів. Виник своєрідний інформаційний криза, що проявилася в протиріччі між накопиченими документами і обмеженими можливостями людини для їх сприйняття. У Росії початком системних доку- ментоведческіх досліджень є видана в 1973 р книга Г. Г. Воробйова «Документ: інформаційний аналіз». М. П. Ілюшенко, А. І. Михайлов, А. І. Чорний, Р. С.Гілярев- ський та інші вчені проводили важливі дослідження в цій області.

Стрімкий зростання ролі інформаційних ресурсів в житті суспільства, бурхливий розвиток інформаційних технологій вже в 1980-х рр. зажадали активного теоретичного осмислення інформаційно-документаційних процесів і забезпечили підвищений інтерес до документознавства. Пріоритетними напрямками наукових досліджень стали проблеми електронного документування, електронного документообігу, експертизи цінності документів, створення електронних архівів документів.

Важливу роль мають наукові дослідження, здійснювані Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи (ВНИИДАД). Щорічні міжнародні конференції цієї фінансової інституції збирають провідних теоретиків і практиків документоведческой напрямки. В результаті цієї тенденції документознавство вбудовується в блок актуальних і швидко наук, таких як соціальна інформатика, інформаційна безпека і захист інформації, інформаційний менеджмент та ін.

До загальнотеоретичної проблематики відносяться історичні аспекти документування, функціональний аналіз документів, вивчення їх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованою в них інформацією, питання класифікації і типології документів.

Знайомство з будь-якою наукою доцільно починати з визначення об'єкта, предмета, методів і структури науки.

Незважаючи на те, що традиційно в якості об'єкта досліджень в документоведении виступала лише управлінська документація, а часом і тільки організаційно-розпорядча документація, сьогодні об'єкт дослідження даної науки визначено по-іншому.

Документознавство вивчає документ. Документ - системний складний об'єкт, спеціально створюваний для зберігання і передачі інформації. Документ створюється в процесі документно-комунікаційної діяльності. Тому крім власне документа, об'єктом документознавства є і всі види цієї діяльності: створення, виробництво, обробка, пошук, використання, систематизація, передача, зберігання, знищення документів.

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ і документаційною діяльності, про закономірності й тенденції функціонування документів в суспільстві. Предметом є формування високоорганізованої інформаційного середовища, такого середовища, де прозорі і системні документовані інформаційні ресурси відповідають сучасним інформаційним потребам суспільства, його соціальних груп і структур.

При цьому документ вивчається як система: його властивості, функції, структура. Проводиться класифікація і типологія документів. Встановлюються і вивчаються закономірності створення, поширення, використання та обробки документів.

Документознавство як наука має структуру, в якій доцільно виділити два розділи: загальна і прикладне документознавство. Загальна документознавство представлено двома підрозділами: теорія та історія документа, теорія та історія документаційною діяльності. Перший підрозділ містить термінологічний апарат науки, методи аналізу та класифікації документів, їх структурні особливості. У ньому вивчаються закономірності появи, становлення і розвитку документа на певних етапах суспільних змін.

Другий підрозділ присвячений термінології, закономірностям документування і документаційною діяльності (створення, формування, передача, обробка, використання, зберігання документів), в ньому досліджуються становлення і розвиток документаційною діяльності, її функцій і носіїв цих функцій.

Прикладне документознавство вивчає особливості, характерні для окремих типів документів, таких як: управлінські документи, патенти, видання, наукова документація, технічна документація, нотна, кінодокументація т.д.

Близька документаційного сервісу така сфера діяльності, як документаційне забезпечення управління, що забезпечує документування інформації та управління документні комунікаційними системами з метою прийняття оптимальних управлінських рішень.

І ще одну сферу діяльності, близьку документаційного сервісу, доцільно згадати. Ця сфера діяльності перебуває в стадії становлення. Йдеться про управління документацією - області загального адміністративного управління, спрямованої на ефективне створення, використання і зберігання документів протягом їх життєвого циклу.

Спостерігається тісний зв'язок між документаційне сервісом і теорією управління, теорією організації, теорією розробки управлінських рішень, менеджментом. Це обумовлено целеполаганием документаційного сервісу на різномасштабні процеси ефективного управління діяльністю.

Бурхливо розвиваються корпоративні інтегровані інформаційні системи, здатні забезпечити повний цикл управління діяльністю (від прогнозування і бізнес- планування до оцінки ефективності робіт і управління якістю). З урахуванням закладених в таких системах принципово нових управлінських стандартів, їх впровадження пов'язано з оптимізацією бізнес-процесів компанії. Необхідна база для розробки і впровадження нових систем управління - документаційно-інформаційні потоки.

Документаційний сервіс в своїй основі пов'язаний і з такими науками, як право, лінгвістика, соціологія.

Документаційний сервіс досить тісно пов'язаний з управлінням якістю, а точніше з його практичною реалізацією у вигляді процесної сертифікації діяльності організації. Існують науки, які вивчають не документ в цілому, а окремі види або типи документів: бібліографознавство, патентознавство, музеєзнавство, сертифікація, джерелознавство та ін. (Рис. 1.2).

Наукові дисципліни і сфери діяльності, пов'язані з документаційне сервісом

Мал. 1.2. Наукові дисципліни і сфери діяльності, пов'язані з документаційне сервісом

Кожна з цих областей знання має свої специфічні документоорієнтовані об'єкти дослідження. Документаційний сервіс має прагматичне ставлення до названих об'єктах дослідження, в рамках якого документи розглядаються як складова специфічних інтелектуальних послуг. Наприклад, основний науковий потенціал певної замовником тематики, або систематизація документообігу організації.

 
<<   ЗМІСТ   >>