Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ПЕРЕДМОВА

Людська спільнота вступило в новий етап свого розвитку, в етап, який отримав назву «інформаційне суспільство». Суть нового етапу полягає в широкому використанні інформаційних і комунікаційних технологій у всіх сферах життєдіяльності людини. Кожен член інформаційного суспільства динамічно формує власну інформаційну культуру: освоює інформаційні технології, що ростуть темпи і обсяги споживання інформації, накопичує і вносить відповідні зміни знання і професіоналізм. Інформація та комунікація - ось, без сумніву, актуальні поняття сучасності.

Інформація в пригнічують обсягах вимагає документування: тільки в такому вигляді вона набуває необхідні властивості доказовості, достовірності, дієвості. Важко переоцінити роль документованої інформації, документів в будь-якій сфері людської діяльності: в нафтовидобутку і в освіті, в літакобудуванні і в косметології, в поштовій справі і в організації дозвілля. Феномен «документ», що зародився близько семи тисячоліть тому, як і раніше забезпечує інформаційно-комунікаційні процеси в суспільстві.

Глобалізація документаційною комунікації вимагає серйозної уваги до закономірностям процесів документування, обробки і використання інформації.

Широке поширення інтегрованих інформаційних систем класу управління ресурсами (виробничими, фінансовими, людськими, інформаційними) привели до значного інтересу до документаційною діяльності фірм і корпорацій. Саме тут представлені моделі бізнес-процесів, практика прийняття управлінських рішень, що склалися управлінські функції. Документообіг будь-якої компанії - це те середовище, яка диктує проектні рішення майбутніх корпоративних інформаційних систем.

Документування інформації та управління документаційне ресурсом перетворюється в актуальний напрямок діяльності, який одержав назву документаційного сервіс.

Підвищення ефективності роботи і конкурентоспроможності організації вимагає використання сучасних інформаційних технологій, що забезпечують «прозорість» і документування бізнес-процесів.

В результаті вивчення матеріалів підручника студент повинен освоїти:

трудові дії

  • • володіння методами документування діяльності;
  • • діловодних технологіями і процедурами;
  • • технологіями довідково-інформаційної роботи в середовищі електронного документаційного ресурсу;
  • • технологіями ведення оптимального документообігу (в тому числі електронного);
  • • ідеологією менеджменту якості; способами формалізації та ідентифікації бізнес-процесів виробничої та управлінської діяльності;

необхідні вміння

  • • складати номенклатуру справ організації;
  • • розробляти шаблони службової документації, в тому числі організаційно-розпорядчої;
  • • складати класифікатор (перелік) видів документів зі строками їх зберігання;
  • • розробляти документацію системи управління якістю;
  • • підтримувати і контролювати документообіг (зовнішній і внутрішній), в тому числі в умовах функціонування СЕД;
  • • здійснювати роботу з підготовки та проведення нарад, ділових зустрічей, прийомів і презентацій;
  • • здійснювати підготовку ділових поїздок керівників та інших співробітників організації;
  • • оформляти і реєструвати організаційно-розпорядчі документи, контролювати терміни їх виконання;
  • • обробляти вхідні та вихідні документи, систематизувати їх, складати номенклатуру справ і формувати документи в справи;
  • • працювати з документами, що містять конфіденційну інформацію, в тому числі з документами з особового складу;
  • • організовувати і проводити експертизу цінності документів відповідно до чинних законодавчих актів і нормативів;
  • • складати описи справ, здійснювати підготовку справ до передачі в архів організації, державні та муніципальні архіви;
  • • організовувати використання архівних документів в наукових, довідкових та практичних цілях;

необхідні знання

  • • чинне законодавство і сучасну нормативну базу діловодства в РФ;
  • • методологію документування діяльності організації, в тому числі управлінської діяльності;
  • • основні характеристики і параметри зовнішнього і внутрішнього документообігу;
  • • основні діловодних процедури: реєстрацію документів, розподіл за виконавцями, ознайомлення з документом, контроль виконання документів, розміщення виконаних документів у справи, експертизу цінності документів, архівування документів, знищення документів;
  • • технології створення і виконання управлінських документів;
  • • методику проведення експертизи цінності документів;
  • • призначення і структуру номенклатури справ;
  • • видовий склад документації організації (документаційного ресурсу);
  • • технологію надання документу юридичної сили (в тому числі електронним підписом).

У підручнику в систематизованому вигляді викладені основні положення даної сфери діяльності. Розкрито сутність основних понять, таких як: документ, інформація, документний комунікація, документообіг. Розглянуто основні підходи до класифікації інформації і документації. Описано основні способи і засоби документування в динаміці їх розвитку.

Автори книги використовують класичні напрацювання в галузі управління документацією відомих авторів і вчених: Ларіна М. В., Кузнєцової Т.В., Пшенко А. В., Степанова Е. А., Сокової А. Н., Ілюшенко М. П., Зиновьевой Н. Б. та інших.

Пропоноване видання характеризується детальним розглядом області управлінського документування, в тому числі теоретичних аспектів електронного документообігу. Автори наполягають на справедливості постулату про превалювання змісту над формою в питаннях унікальності електронного документообігу. Сутність документа в його змісті, електронна форма існування документа не привносить в його зміст практично нічого нового. Електронний документообіг викликаний прискоренням темпів соціальної комунікації і дозволяє позбутися від рутинних технологій при роботі з документами. Електронний документообіг і корпоративні інформаційні системи - черговий етап розвитку засобів і способів комунікації.

Теоретичні знання цінні тоді, коли вони можуть бути використані в реальній діяльності. Для цього в посібнику зроблена спроба визначення мети сфери управління документацією, а саме, вбудовування проблем документаційною діяльності в теорію розробки управлінських рішень і не менш важливу проблему реалізації прийнятих рішень. В умовах прискорюються темпи змін багато життєво важливі ситуації і процеси відрізняються принциповою новизною і виявляються оригінальними (унікальними, неповторними, безпрецедентними), в умовах масштабності, складності та багатокомпонентної прийнятих рішень, в умовах невизначеності (цілей, засобів, наслідків) зростає значимість інформаційно-документаційного ресурсу в процесі прийняття і реалізації управлінського рішення. Основні складові процесу розробки рішення: збір необхідної і достатньої достовірної інформації, її оптимальна обробка і максимальне використання. Саме ці завдання ставляться при організації процесів управління документацією.

Як наочний приклад можна привести такий напрямок вдосконалення управління організацією як впровадження систем управління якістю. В основу цього перспективного напряму діяльності покладено розробку системи документації з управління якістю.

У підручник включена загальна характеристика документації основних типів ділової документації: управлінської, наукової, патентної, технічної, нормативної.

Видання призначене для вивчення сучасних теоретичних і практичних проблем документування правової, управлінської, економічної, соціальної, технічної, наукової інформації та формування систем документації, що забезпечують діяльність установ, організацій і підприємств різноманітних форм власності. Розглядаються теоретичні, практичні та методичні питання документування інформації на різних носіях, систематизації документації будь-яких організаційних структур, розробки нормативно-методичних матеріалів, що регламентують склад документації і процеси документування діяльності.

Головна мета підручника полягає в допомозі майбутнім фахівцям знайти необхідні знання та вміння в сфері документаційного сервісу.

Книга призначена для студентів освітніх установ середньої професійної освіти, в освітніх програмах яких є дисципліни: доку- ментоведеніе, документаційне забезпечення управління, інформаційний менеджмент, консалтинг, аутсорсинг, сервісна діяльність, інформаційні технології управління, розробка управлінських рішень, організація і технологія захисту конфіденційних документів.

 
<<   ЗМІСТ   >>