СИСТЕМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА

Ефективність управління підприємствами та організаціями нс в останню чергу залежить від вирішення завдань оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їх виконання, а також продуманої організації їх зберігання, пошуку і використання. Потреба в ефективному управлінні електронними документами призвела до створення систем електронного діловодства , покликаних забезпечити процес створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, конвертацію і безпеку даних, а також контроль над потоками документів в організації.

• Системи електронного діловодства (СЕД) - нове покоління систем автоматизації підприємств, основними об'єктами автоматизації в яких є документи і бізнес-процеси, що подаються як рух документів і їх обробка.

Головне призначення СЕД - охопити весь цикл діловодства підприємства чи організації від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване зберігання документів в будь-яких форматах, об'єднати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему; забезпечити управління документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД передбачається чітке розмежування доступу користувачів до різних документів в залежності від їх компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень.

Одним з характерних властивостей СЕД є можливість інтеграції з різними додатками, що дає можливість системі виступати як сполучна ланка між різними корпоративними додатками, створюючи основу для організації діловодства на підприємстві.

Завдяки можливості розмежування повноважень і контролю за доступом до документів забезпечується повний контроль над документом:

• • право редагувати документ, не знищуючи його;
• • створювати нові версії або читати його, чи не редагуючи;
• • право доступу до картки, але не самого документу;
• • протоколювання кожного дії користувача.

При одночасній роботі з документом одразу декількох користувачів передбачена можливість автоматичного відстеження версій і подверсий документів.

Класифікація СЕД передбачає виділення основних типів систем:

• • СЕД, орієнтовані на бізнес-процеси. Ці системи забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи роботу з образами, управління записами і потоками робіт, управління вмістом, зберігання і пошук документів і ін .;
• • корпоративні СЕД. Системи цього типу забезпечують корпоративну інфраструктуру, доступну всім корпоративним користувачам, для створення документів, колективної роботи над ними і їх публікації. Розробкою і просуванням корпоративних СЕД займаються компанії Lotus (система Domino.Doc), Novell ( Novell Сто up Wise), Open Text (система LiveLink), Key file і ін .;
• • системи управління вмістом. На світовому ринку відомі системи керування вмістом від компаній Adobe , Excalibur , BroadVision , Documentum і ін .;
• • системи управління потоками робіт. Системи даного типу призначені для забезпечення маршрутизації потоків робіт будь-якого типу (визначення шляхів маршрутизації файлів).

У відповідності з цією класифікацією більшість вітчизняних СЕД відноситься до класу систем, орієнтованих на бізнес-процеси. У більшості з них реалізовані такі функції , як:

• • обробка / зберігання документів;
• • управління потоками робіт (передача документів між виконавцями);
• • контроль виконання документів;
• • пошук документів за атрибутами і повнотекстовий пошук;
• • робота зі взаємопов'язаними документами;
• • регламентація прав доступу;
• • списання документів;
• • інтеграція з зовнішніми системами електронної пошти і ін.

Сучасні офісні системи створені російськими компаніями на основі пакетів офісних систем Lotus Notes , DOCS Open , Microsoft Office. Найбільш відомими офісними програмами є:

• • система автоматизації конфіденційного документообігу OPTIMA-WorkFlow (розроблена компанією «Оптима»), що забезпечує управління процесами створення, обробки, тиражування, зберігання документів і організації роботи з документами, захисту від навмисного або випадкового втручання. Система дозволяє використовувати документи на електронних і паперових носіях та вести обробку даних в складі Microsoft Office-,
• • система електронного документообігу «ІнтерТраст», що включає комплект баз даних для автоматизації документообігу підприємства на основі вимог традиційного діловодства «Діловодство»; систему «Канцелярія», призначену для автоматизації діловодства великої державної або комерційної організації; комплект для автоматизації офісної діяльності малих підприємств «Малий Офіс»;
• • система автоматизації діловодства великих організацій на базі DOCS Open і WorkRoute, що випускається компанією «Вест'-Метатехнологія» і дозволяє поуровневого впровадження автоматизованої системи діловодства;
• • система автоматизації діловодства «Дело» (розроблена компанією «Електронні офісні системи»), що застосовується в службах документаційного забезпечення управління організацій для виконання операцій, пов'язаних з організацією роботи з документами (реєстрація документів, розсилка повідомлень, введення резолюцій, відправка, контроль виконання, напрямок в справу, пошук та ін.). Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах ^[1] .

Завдяки багатофункціональності комп'ютерних технологій в діловодстві їх використання в організації роботи з документами, автоматизації рутинних процедур, підвищення ефективності управлінської праці дозволяє знижувати вартість зберігання інформації, збільшувати швидкість пошуку документів і доступу до них, скорочувати витрати на копіювання, економити час на передачу документів між виконавцями і виключити несанкціонований доступ до документів. Таким чином, відкриваються нові можливості:

• • у створенні документа (документ може створюватися або самостійно у відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі підготовлених шаблонів), редагуванні і розміщенні його в пам'яті;
• • в передачі документа на відстань за допомогою локальної комп'ютерної мережі, електронної пошти, мережі Інтернет;
• • в автоматичної реєстрації документів;
• • в контролі виконання документа, що забезпечує устой- чівое управління організацією, що дозволяє автоматично інформувати керівництво організації про стан виконавської дисципліни персоналу;
• • в роботі з взаємопов'язаними документами, з кореспонденцією;
• • в захисті документів від несанкціонованого або випадкового доступу до них за допомогою антивірусного захисту і функції відновлення документа;
• • в забезпеченні пошуку та архівного зберігання документів;
• • в перекладі тексту документа з однієї мови на іншу в автоматичному режимі;
• • в забезпеченні автоматизації довідково-аналітичної роботи (формування типових звітів, графіків, довідок, зведень, журналів, списків документів);
• • в регламентації прав доступу (як права доступу до картотеками і документів відповідно до їх грифами, так і набору функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т.д.));
• • в делегуванні права підпису шляхом введення електронного підпису документів і резолюцій на документи.

думка фахівця

Впровадження електронного діловодства в державних структурах здатне на 15-20% скоротити витрати на бюрократичний апарат і на 25-30% - безпосередньо апарат ^[2] , на 20-25% збільшити продуктивність праці персоналу, на 80% скоротити вартість архівного зберігання електронних документів в порівняно з вартістю зберігання паперових архівів ^[3] .

Незалежно від організаційно-правових форм організацій, установ і підприємств автоматизація діловодства в них переслідує загальні цілі :

• • підвищення якості та оперативності управління організацією шляхом вдосконалення діловодства;
• • об'єднання в єдиний діловодний цикл всіх структурних підрозділів організації, включаючи територіально віддалені;
• • забезпечення оперативного і в той же час розмежування доступу до документаційне ресурсів організації;
• • досягнення економічного ефекту за рахунок зниження трудових, тимчасових і матеріальних витрат;
• • підвищення рівня виконавської культури персоналу.
• 6.4. електронне документування

Виходячи зі змісту поняття «електронне діловодство», створення електронного документа здійснюється на етапі його документування.

Сьогодні електронні документи в сфері управління створюються і використовуються поряд з паперовими носіями. Хоча в цілому обсяги документообігу з року в рік збільшуються, зростання електронних документів відбувається швидше, щорічно подвоюючи, в той час як кількість паперових документів збільшується в рік на 8-9%.

Електронні документи мають ряд очевидних переваг, що стосуються часу транспортування документа, пошуку інформації в інформаційному фонді, можливості працювати одночасно з декількома документами, редагувати документ, виділяти фрагменти документа і робити копію документа шляхом сканування.

Разом з тим в роботі з електронними документами не втрачається актуальність таких проблем, як збереження інформації і її доступність для сприйняття людиною, інформаційна безпека і захист інформації, розширення сфери застосування електронних документів. Настійно вимагають уточнення використовувані в електронному діловодстві терміни, вимоги до оформлення електронних документів, що забезпечують їх юридичну силу.

Якщо вимоги до оформлення паперових документів розроблені і закріплені в стандартах і уніфікованих формах, то вимоги до оформлення електронних документів обмежуються поки питаннями, що стосуються використання електронного цифрового підпису (ЕЦП). Чіткіше вимоги до оформлення електронних документів сформульовані в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства: «Складання, оформлення і узгодження проектів електронних документів здійснюється за загальними правилами діловодства, встановленим щодо аналогічних документів на паперовому носії. Електронний документ повинен мати реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком відбитка печатки ».

• [1] Кузнєцов І. Н. Документаційне забезпечення управління та діловодство: підручник для бакалаврів, М .: Юрайт, 2014. С. 381-389.
• [2] Басаков М. І. Сучасне діловодство, Ростов н / Д: Фенікс, 2009.С. 155; Кузнєцов І. Н. Указ. соч. С. 378-379.
• [3] Глинських А. Світовий ринок систем електронного документообігу. URL: www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2582