НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНЕ ТА ПРАВОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СТАНДАРТИЗАЦІЇ ТА АВТОМАТИЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА

Правові основи стандартизації в Росії, були закладені Федеральним законом від 10.06.1993 № 5154-1 «Про стандартизацію».

Стандартизація являє собою процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом ». Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного документа.

• Стандартизація - діяльність по встановленню правил і характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сферах виробництва і обігу продукції і підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт або послуг ^[1] .

Відповідно до Федерального закону від 27.12.2002 № 184-ФЗ «Про технічне регулювання» основними цілями стандартизації в застосуванні до документів є:

• • забезпечення єдності вимог в області діловодства;
• • забезпечення технічної сумісності, порівнянності створюваних документів;
• • сприяння проведенню робіт по уніфікації форм документів і вимог до їх оформлення і складання;
• • приведення документації до однаковості.

Активне використання нових інформаційних технологій в діловодстві зажадало уніфікації документованої інформації, перш за все в сфері управління. Це спонукало розпочати роботу зі створення уніфікованих форм документації (УФД). Метою уніфікації документів було скорочення кількості застосовуваних у діяльності організацій документів, типізація їх форми, встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що створюються при вирішенні однотипних завдань, спрощення роботи з документами за рахунок скорочення тимчасових і матеріальних витрат на їх підготовку і обробку, досягнення інформаційної сумісності автоматизованих баз даних.

Процес уніфікації документів проходив кілька стадій :

• 1) уніфікація форматів паперів. Міжнародна організація по стандартизації ( International Organization for Standardization , ISO ) розробила стандарти паперів, закріпивши їх в стандарті ISO 216: 1 975 «Папір газетний і деякі види друкованої продукції. Споживчі формати рядів А і В ». Прийняті міжнародним документом стандарти форматів паперів обов'язкові і в нашій країні для управлінської документації;
• 2) уніфікація полів документів. ГОСТ Р 6.30-2003 встановив рекомендовані для службових документів мінімальні розміри полів:
  • • ліве поле - 20 мм,
  • • праве поле - 10 мм,
  • • верхнє поле - 20 мм,
  • • нижнє поле - 20 мм;
• 3) уніфікація форм документів , тобто закріплення розташування реквізитів документа на аркуші паперу і вимоги до них. Розробка уніфікованих форм документів здійснюється як на загальнодержавному рівні, так і на рівні організацій (наприклад, Альбоми уніфікованих форм документів або окремі форми документів);
• 4) уніфікація тексту документів. наприклад:
  • • в ТК РФ містяться вимоги до тексту трудового договору, правил внутрішнього трудового розпорядку,
  • • в постанові Уряду РФ від 11.11.2005 № 679 «Про порядок розробки та затвердження адміністративних регламентів виконання державних функцій (надання державних послуг)» дана типова структура тексту адміністративного регламенту, а також вказана інформація, яка повинна бути викладена в кожному розділі,
  • • розпорядженням Уряду РФ від 26.05.2005 № 667-р затверджено уніфікована форма анкети, що заповнюється при прийомі на державну цивільну службу, та ін. До уніфікації тексту документа можна віднести розробку і використання в документах наборів стандартних фраз і виразів, мовних формул, мовних кліше , усталених словосполучень;
• 5) уніфікація термінології. Перш за все, треба було визначення термінів у новій сфері - автоматизованих технологіях, так як саме в цій області введено велике число нових термінів, а ряд термінів отримав нові, уточнені тлумачення. У зв'язку з цим виникла потреба в розробці стандартів на терміни та визначення. Так, з 1 липня 2007 був введений ДСТУ ISO 15489-1-2007, з 1 березня 2014 р діє ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Ряд нових понять введений або уточнено в Постанові про затвердження правил діловодства.

Відсутність уніфікованої термінології призвело до появи в спеціальній літературі різних термінів для позначення системи автоматизації діловодства: система автоматизації документообігу, система управління діловодством, розподілена система управління документами, система електронного документообігу, електронного архіву, система автоматизації діловодства та документообігу. Головним недоліком цих термінів є змішання або підміна понять «діловодство» та «документообіг». Ми будемо користуватися поняттям «система електронного діловодства» (СЕД).

Уніфіковані системи документації і форми документів, дозволених до застосування в народному господарстві, включені в ОКУД, який є складовою частиною Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. ОКУД призначений для:

• • реєстрації форм документів;
• • впорядкування інформаційних потоків в народному господарстві;
• • скорочення кількості застосовуваних форм;
• • вилучення з обігу неуніфікованих форм документів;
• • забезпечення обліку і систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;
• • контролю за складом форм документів і виключення дублювання інформації, яка застосовується в сфері управління;
• • раціональної організації контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.

В результаті роботи з уніфікації документів були розроблені:

• • загальноросійські уніфіковані форми;
• • галузеві уніфіковані форми;
• • форми документів суб'єктів РФ;
• • уніфіковані форми документів організацій та підприємств.

Уніфікована система документації складається з взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване уявлення даних в певних видах господарської діяльності. Безпосередніми розробниками конкретних форм і систем документації є міністерства (відомства), які очолюють ту галузь діяльності, документи якої уніфікуються. Вони розробляють і затверджують уніфіковані форми бланків документів, з огляду на можливість їх комп'ютерної обробки. В організаціях, на підприємствах за підсумками уніфікації розробляється Табель уніфікованих форм документів, що затверджується керівником організації.

• Табель уніфікованих форм документів - перелік встановлених до застосування уніфікованих форм документів ^[2] .

На основі Табеля форм документів в організаціях створюється Альбом форм документів, що розробляється в паперовому варіанті (еталонний зразок) і в його електронної копії, яка повинна бути на кожному робочому місці.

• Альбом уніфікованих форм документів - збірник установлених до застосування уніфікованих форм документів з вказівками щодо їх заповнення ^[3] .

Таким чином, до теперішнього часу сформована нормативно-методична і правова основа стандартизації діловодства, що включає:

• • федеральні закони ^[4] ;
• • укази і розпорядження Президента РФ;
• • постанови та розпорядження Уряду РФ;
• • правові акти федеральних органів виконавчої влади і суб'єктів РФ;
• • нормативні акти і методичні документи з діловодства організацій, установ і підприємств;
• • ГОСТ на документацію, загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації та ін.

Системи електронного діловодства, в тому числі електронного документообігу, з'явилися в кінці минулого століття. Початок активного перехід} 'до електронного документообігу в Росії поклала Концепція реформування системи державної служби Російської Федерації, затверджена Президентом РФ 15.08.2001 № Нр-1496. Для підвищення ефективності функціонування системи державної служби та рівня інформованості суспільства про діяльність державних органів і державних службовців Концепцією передбачено широке використання сучасних інформаційних технологій, розробка нових стандартів діловодства, заснованих переважно на електронний документообіг із застосуванням електронного цифрового підпису, забезпечення більш широкого доступу державних службовців до державних і іншим інформаційних ресурсів.

З метою впровадження нових інформаційних технологій в роботу органів державного управління і організацій було прийнято низку урядових програм і рішень. У 2002 р стартувала Федеральна цільова програма «Електронна Росія (2002-2010 роки)», затверджена постановою Уряду РФ від 28.01.2002 № 65 «Про федеральної цільової програми" Електронна Росія (2002-2010 роки) "», найважливішими завданнями якої було підвищення ефективності міжвідомчої взаємодії та внутрішньої діяльності органів державної влади на основі організації міжвідомчого інформаційного обміну та забезпечення ефективного використання органами державної влади інформаційних та телекомунікаційн іонних технологій; підвищення ефективності управління шляхом впровадження інформаційних та телекомунікаційних технологій в діяльність органів державної влади; забезпечення оперативності і повноти контролю за діяльністю органів державної влади.

Одним з напрямків Програми було вдосконалення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування на основі використання інформаційних технологій, головні заходи якого спрямовані на «підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування шляхом забезпечення сумісності стандартів зберігання інформації та документообігу; підключення до комп'ютерних мереж органів державної влади і місцевого самоврядування, бюджетних установ; реалізації галузевих програм інформатизації; створення міжвідомчих і місцевих інформаційних систем і баз даних ».

думка фахівця

Відповідно до Федеральної цільової програмою «Електронна Росія (2002-2010 роки)» до 65% господарюючих суб'єктів перейдуть до електронного документообігу всередині організацій і до 40% - до міжвідомчого документообігу. Таким чином, більше половини міст країни з населенням понад 50 тис. Осіб повинні перейти на електронний документообіг.

Формування єдиного інформаційного поля ознаменувався розробкою першого міжнародного стандарту ІСО 15489-1-2001 «Інформація та документація. Управління документацією ». На його основі в ряді зарубіжних країн розроблені національні стандарти з управління діловою документацією. У Росії стандарт ІСО «методом обкладинки» був затверджений як ДСТУ ISO 15489-1-2007.

Відповідно до Стратегії розвитку інформаційного суспільства в Російській Федерації, затвердженої Президентом РФ від 07.02.2008 № Пр-212, цілями формування і розвитку інформаційного суспільства в Російській Федерації є підвищення якості життя громадян, забезпечення конкурентоспроможності Росії, розвиток економічної, соціально-політичної, культурної і духовної сфер життя суспільства, вдосконалення системи державного управління на основі використання інформаційних і телекомунікаційних технологій.

Окремі норми застосування електронних документів та електронного документообігу містять: Закон про архівну справу, Закон про інформацію, Федеральний закон від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональних даних», Закон про електронний підпис, Закон про порядок звернень громадян, Федеральний закон від 27.07 .2010 № 210-ФЗ «Про організацію надання державних та муніципальних послуг».

Положення про систему міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО), затверджене постановою Уряду РФ від 22.09.2009 № 754, стало нормативною основою для створення єдиної інфраструктури забезпечення електронної взаємодії органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Постановою Уряду РФ від 25.12.2009 № 1088 «Про державну автоматизованій інформаційній системі" Управління "» передбачено створення госз'дарственной і регіональних автоматизованих інформаційних систем «Управління». Концепція ГАС «Управління» схвалена Урядовою комісією 02.10.2012.

Основоположним нормативним документом, що встановив загальні вимоги до організації електронного діловодства в федеральних органах виконавчої влади, є Постанова про затвердження правил діловодства та разработайние на його основі Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства.

• [1] Стаття 2 Федерального закону від 27.12.2002 № 184-ФЗ «Про техніческомрегулірованіі».
• [2] Частина 3 «Терміни та визначення» ГОСТ Р 7.0.8-2013.
• [3] Там же.
• [4] Закон про інформацію; Закон про електронний підпис; Закон про архівномделе; Закон про державну таємницю та ін.