СУЧАСНІ ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ В ДІЛОВОДСТВІ

В результаті освоєння даного розділу студент повинен: знати

• • зміст і основні етапи стандартизації, уніфікації та автоматизації діловодства;
• • зміст основних понять електронного діловодства;
• • основні етапи автоматизації діловодства;
• • нормативну правову базу автоматизації діловодства;
• • базові функції систем електронного діловодства;
• • основні вимоги до системи автоматизації діловодства;
• • особливості зберігання електронних документів; вміти
• • використовувати отримані знання в практичній роботі;
• • орієнтуватися в ринку програмної продукції електронного діловодства;

володіти

• • навичками підготовки службових документів на основі уніфікованих форм управлінських документів;
• • методикою організації колективної роботи з електронними документами;
• • методикою організації електронного архіву.

Зростання призводить до ускладненості, а ускладненість - це кінець шляху.

Третій закон Паркінсона

Динамічний розвиток всіх сфер суспільного життя, зростання числа суб'єктів і об'єктів управління супроводжуються стрімко зростаючими потоками документів, які складають основу управління, забезпечуючи прямі і зворотні зв'язки між керуючими і керованими системами. Кожні три роки обсяг корпоративної електронної текстової інформації в світі подвоюється ^[1] .

За даними моніторингу Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), в федеральних органах влади обсяг документації в 2010 році становив близько 250 млрд листів, причому за прогнозами щорічно він може збільшуватися від 15 до 30% ^[2] .

У США, за даними Delphi Consulting Group , щодня створюється більше 1 млрд аркушів документів, а в архівах зберігається вже понад 1,3 трлн різних документів.

Щорічно в світі видається близько 6 млрд нових документів ^[3] , кожен з яких в середньому тиражується в 20 копіях, що переповнює документаційні потоки, створюючи загрозу їх некерованості і втрат. А за цим стоїть реальна загроза безпеки і кожного окремого громадянина, і організації або підприємства, і країни в цілому. Тому проблема вдосконалення технологій діловодства та освоєння їх практичними працівниками сфери управління набуває гострої актуальності.

думка фахівців

За оцінкою Siemens Business Services , до 80% свого робочого часу керівник витрачає на роботу з інформацією, до 30% робочого часу співробітників йде на створення, пошук, узгодження і відправлення документів, кожен внутрішній документ копіюється, в середньому, до 20 разів і до 15 % корпоративних документів безповоротно втрачається (при цьому, поданим журналу A SAP, середньостатистичний службовець витрачає щороку до 150 годин свого робочого часу на пошук втраченої інформації). Існують також оцінки, що на роботу з документами доводиться витрачати до 40% трудових ресурсів і до 15% корпоративних доходів.

Актуальні завдання вдосконалення управління в усіх сферах народного господарства зажадали пошуку шляхів і сучасних форм інформаційної взаємодії як одного з найважливіших умов забезпечення діяльності органів управління всіх рівнів.

За останні два десятиліття діловодство пройшло шлях від стандартизації через уніфікацію до автоматизації і створення електронного діловодства.

• [1] URL: http://www.wc.ru/aktualnost-sistjem-eljektronnogo-dokumjcntooborota.html
• [2] Лртізов Л. Н. Про сучасний стан архівної галузі та виборі оптимальної організаційно-правової форми державних архівів Російської Федерації в світлі майбутньої реорганізації установ бюджетної сфери // Вітчизняні архіви. 2010. № 3. С. 9.
• [3] URL: http://www.allbest.ru