ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

Загальні принципи організації контролю руху і використання документів встановлено Національним стандартом РФ ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги », затвердженого наказом Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 12.03.2007 № 28-ст (далі - ДСТУ ISO 15489-1-2007).

Основними завданнями контролю виконання документів є:

• • відстеження ходу виконання і фіксація відомостей про фактичне виконання документів і розпоряджень керівництва;
• • узагальнення даних про хід виконання документів і його результати, доведення цих відомостей до керівництва установи;
• • вироблення пропозицій щодо вдосконалення організації роботи з документами і підвищенню виконавської дисципліни.

Контроль виконання документів покликаний забезпечувати своєчасне та якісне виконання доручень, що містяться в документах, отримувати аналітичну інформацію, необхідну для оцінки діяльності підрозділів і окремих виконавців.

Регламентація контролю виконання документів в організації закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління. У ній визначаються суб'єкт контролю виконання документів в організації; види документів, які ставляться на контроль; етапи контролю і терміни виконання документів; форми відображення даних про контроль в реєстраційно-контрольних формах; порядок узагальнення і аналізу даних про результати контролю виконання документів, а також інформування керівництва організації про результати контролю ^[1] .

На контроль ставляться документи, які містять доручення, які потребують виконання в установлений строк. Терміни виконання документів можуть бути типовими і індивідуальними.

Типові терміни встановлюються законодавчими або іншими нормативними правовими актами і не можуть бути змінені. Перелік типових строків виконання документів додається до інструкції з діловодства організації.

Індивідуальний термін виконання документів міститься в тексті документа або резолюції керівника, змінити його може тільки встановив його керівник. Продовжити термін виконання документа може то посадова особа чи установа, яке цей термін встановило. Продовження терміну виконання документа має бути обгрунтоване.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях:

• • внутрішніх - з дати підписання (затвердження) документа;
• • надійшли з інших організацій - з дати їх надходження;
• • звернень громадян - з дати реєстрації звернення.

• [1] Янкова В. Ф. Контроль виконання документів // Секретар-референт.2007. № 11.