ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

В результаті освоєння даного розділу студент повинен:

знати

• • порядок, етапи та основні процедури організації роботи з документами;
• • етапи руху документів в організації в процесі документообігу та порядок їх реєстрації;
• • правила роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами;
• • особливості роботи з кадровими документами, зі зверненнями громадян;

вміти

• • організувати документопотоки в системі документообігу, маршрути руху документів в організації, підготовку справ до передачі в архів;
• • реєструвати документи в організації;
• • організовувати роботу з вхідними та вихідними документами;
• • готувати документи до передачі на зберігання в архів;

володіти

• • методикою складання номенклатури справ;
• • навичками формування та оформлення справи, описи справ.

Правильний підхід полягає в розробці окремих простих процесів з подальшим їх об'єднанням, а не в побудові єдиного громіздкого процесу.

Білл Гейтс

Організація роботи з документами - найважливіша складова частина діловодства в ланцюжку «створення / надходження документа - виконання / відправлення документа - зберігання документа». Цей етап роботи з документами в чому визначає ефективність діяльності апарату, забезпечуючи раціональний документообіг, створення інформаційно-пошукових систем по документації, контроль виконання документів і підготовку документів до передачі в відомчий архів.