Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ДОКУМЕНТУВАННЯ ТРУДОВИХ ВІДНОСИН

Документи, що подаються при прийомі на роботу. для

оформлення на роботу громадянин згідно ст. 65 ТК РФ пред'являє роботодавцю наступні документи:

  • • паспорт або інший документ, що засвідчує особу. Особи віком до 14 років зобов'язані замість паспорта пред'явити свідоцтво про народження;
  • • трудову книжку, за винятком випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва;
  • • страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
  • • документи військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;
  • • документ про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки.

В окремих випадках може передбачатися необхідність пред'явлення при укладанні трудового договору додаткових документів.

Забороняється вимагати від особи, що надходить на роботу, документи, крім передбачених ТК РФ, іншими федеральними законами, указами Президента РФ і постановами Уряду РФ.

Якщо трудовий договір укладається вперше, трудова книжка та страхове свідоцтво державного пенсійного страхування оформляються роботодавцем.

У разі втрати або пошкодження трудової книжки особи, що надходить на роботу, роботодавець зобов'язаний за її письмовою заявою оформити нову трудову книжку.

Роботодавець має право вимагати документи, що підтверджують спеціальний стаж для прийому на дану роботу. Наприклад, відповідно до чинних Правил дорожнього руху прийом на роботу без документа про професійну підготовку - посвідчення водія - не допускається. Особі, що відмовляється представити відповідний документ, може бути відмовлено в прийомі на роботу [1] .

Громадянин, що надходить на державну службу, зобов'язаний подати також особиста заява, медичний висновок про стан здоров'я, відомості про доходи, про майно і зобов'язання майнового характеру.

Іноземний громадянин, який прибув до Росії з метою роботи за наймом, зобов'язаний подати підтвердження на право трудової діяльності в Російській Федерації.

Трудовий договір. Відповідно до ТК РФ сторонами трудового договору є:

  • • в якості роботодавця - підприємство будь-якої форми власності, установа, організація, окремі громадяни;
  • • в якості працівника - громадяни, які досягли 16 років (у виняткових випадках 15 років); учні, які досягли 14 років, - у випадках і порядку, передбачених законодавством.
  • Трудовий договір - угоду між роботодавцем і працівником, відповідно до якого роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу але обумовленої трудової функції, забезпечити умови праці, передбачені трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами і цією угодою, своєчасно і в повному обсязі виплачувати працівникові заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати певну цією угодою трудову функцію, дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку, що діють у даного роботодавця *.

Трудовий договір укладається одночасно з оформленням наказу. Для укладення трудового договору законодавством встановлена письмова форма, яка гарантує реалізацію обов'язкових для сторін умов, які містяться в даному документі. Трудовий договір складається в двох примірниках, один з яких передається працівнику, що має підтверджуватися відповідно до ст. 67 ТК РФ, підписом працівника на примірнику, що зберігається у роботодавця.

Статтею 57 ТК РФ визначено зміст трудового договору. У ньому вказуються:

  • • прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця (прізвище, ім'я, по батькові роботодавця - фізичної особи), які уклали трудовий договір;
  • • відомості про документи, що засвідчують особу працівника і роботодавця - фізичної особи;
  • • ідентифікаційний номер платника податків (для роботодавців, за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями);
  • • відомості про представника роботодавця, що підписав трудовий договір, і підстава, в силу якого він наділений відповідними повноваженнями;
  • • місце і дата укладення трудового договору.

Обов'язковими умовами трудового договору також є:

  • • місце роботи, а в разі, коли працівник приймається для роботи у філії, представництві або іншому відокремленому структурному підрозділі організації, розташованому в іншій місцевості, - місце роботи із зазначенням відокремленого структурного підрозділу і його місцезнаходження;
  • • трудова функція (робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності з вказівкою кваліфікації; конкретний вид доручається працівникові роботи). Якщо відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами з виконанням робіт по певним посадам, професіями, спеціальностями пов'язано надання компенсацій і пільг [2]

або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій або спеціальностей і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, вказаним в кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку, що встановлюється Урядом РФ, або з відповідними положеннями професійних стандартів;

  • • дата початку роботи, а в разі, коли укладається строковий трудовий договір, - також термін його дії і обставини (причини), які послужили підставою для укладання строкового трудового договору відповідно до цього Кодексу або іншим федеральним законом;
  • • умови оплати праці (в тому числі розмір тарифної ставки або окладу (посадового окладу) працівника, доплати, надбавки і заохочувальні виплати);
  • • режим робочого часу і часу відпочинку (якщо для даного працівника він відрізняється від загальних правил, що діють у даного роботодавця);
  • • гарантії і компенсації за роботу зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, якщо працівник приймається на роботу у відповідних умовах, з зазначенням характеристик умов праці на робочому місці;
  • • умови, що визначають в необхідних випадках характер роботи (рухомий, роз'їзний, в дорозі, інший характер роботи);
  • • умови праці на робочому місці;
  • • умова про обов'язкове соціальне страхування працівника відповідно до ТК РФ і іншими федеральними законами;
  • • інші умови у випадках, передбачених трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права.

У трудовому договорі можуть передбачатися і додаткові умови (щодо уточнення місця роботи, про період випробувального терміну; про нерозголошення охоронюваної законом таємниці; про обов'язок працівника відпрацювати після навчання не менше встановленого договором терміну, якщо навчання проводилося за рахунок коштів роботодавця; про види і про умови додаткового страхування працівника; про поліпшення соціально-побутових умов працівника і членів його сім'ї та ін.).

Умови трудового договору можуть бути змінені тільки за згодою сторін у письмовій формі за умови, що вони не повинні погіршувати становище працівника.

Трудовий договір набирає чинності з дня його підписання працівником і роботодавцем, якщо інше не встановлено федеральними законами, іншими нормативними правовими актами або трудовим договором, або з дня фактичного допущення працівника до роботи з відома або за дорученням роботодавця або його представника.

Чи не оформлений належним чином трудовий договір вважається укладеним, якщо працівник приступив до роботи з відома або за дорученням роботодавця або його представника. При цьому роботодавець зобов'язаний оформити з ним трудовий договір у письмовій формі не пізніше трьох днів з дня фактичного допущення працівника до роботи.

Конкретний термін трудового договору з роботодавцем визначається угодою сторін. Після закінчення терміну дії трудового договору за угодою сторін він може бути продовжений або укладений на новий термін.

Підставами припинення трудового договору відповідно до ст. 77 ТК РФ є:

  • • угода сторін;
  • • закінчення строку трудового договору, за винятком випадків, коли трудові відносини фактично тривають і жодна з сторін не поставила вимогу про їх припинення;
  • • розірвання трудового договору з ініціативи працівника;
  • • розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця;
  • • переведення працівника на його прохання або за його згодою на роботу до іншого роботодавця або перехід на виборну роботу (посаду);
  • • відмова працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною власника майна організації, зі зміною підвідомчості (підпорядкованості) організації або її реорганізацією, зі зміною типу державного або муніципального установи;
  • • відмова працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною певних сторонами умов трудового договору;
  • • відмова працівника від переведення на іншу роботу, необхідного йому відповідно до медичного висновку, виданими в порядку, встановленому федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, або відсутність у роботодавця відповідної роботи;
  • • відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з роботодавцем;
  • • обставини, які не залежать від волі сторін;
  • • порушення встановлених ТК РФ або іншим федеральним законом правил укладення трудового договору, якщо це порушення виключає можливість продовження роботи.

Трудовий договір може бути припинений і на інших підставах, передбачених ТК РФ й іншими федеральними законами (незадовільний результат випробування при прийомі на роботу, смерть працівника, оголошення працівника безвісно відсутнім або померлим, і ін.).

При розірванні трудового договору з підстав, передбачених договором, але не передбачених чинним законодавством, звільнення провадиться відповідно до ст. 78 ТК РФ (угода сторін), про що робиться відповідний запис у трудовій книжці.

Згідно ст. 14 ТК РФ протягом строків трудового договору починається з календарної дати, якою визначено початок виникнення зазначених прав і обов'язків. Перебіг строків, з якими ТК РФ пов'язує припинення трудових прав і обов'язків, починається на наступний день після календарної дати, якою визначено закінчення трудових відносин.

Останнім днем строку договору є відповідне число останнього року, якщо термін договору обчислюється роками. Якщо термін договору обчислюється місяцями - відповідне число останнього місяця.

Типові помилки, яких припускаються при укладенні трудового договору :

  • • прийом на роботу без укладення трудового договору;
  • • підміна трудового договору угодами цивільно-правового характеру;
  • • укладення трудового договору в одному екземплярі;
  • • довільне встановлення випробувального терміну;
  • • відсутність процедури ознайомлення працівників з локальними актами організації;
  • • відсутність в трудовому договорі вказівок на істотні умови праці.

Службовий контракт. Відповідно до Закону про цивільну службу (ст. 23) трудові відносини між представником наймача в особі державного органу і громадянином, що надходять на державну службу полягають в формі службового контракту [3] .

Службовий контракт - угода між представником

наймача і громадянином, що надходять на цивільну

службу, або цивільним службовцям про проходження цивільної служби та заміщення посади цивільної служби.

Службовим контрактом встановлюються права і обов'язки сторін. Законом встановлено також зміст, термін дії службового контракту, порядок його укладення, припинення або призупинення.

Указом про зразкову формі службового контракту затверджена приблизна форма службового контракту про проходження державної цивільної служби РФ та заміщення посади державної цивільної служби РФ.

Службовий контракт містить 10 розділів.

I. Загальні положення, що стосуються взаємних зобов'язань цивільного службовця і представника наймача, пов'язаних з проходженням державної цивільної служби, із зазначенням дати початку виконання посадових обов'язків.

II. Права і обов'язки цивільного службовця, передбачені Законом про цивільну службу.

III. Права і обов'язки представника наймача.

IV. Оплата праці.

V. Службовий час і час відпочинку.

VI. Термін дії службового контракту.

VII. Умови професійної службової діяльності, державні гарантії, компенсації і пільги в зв'язку з професійною діяльністю, передбачені законодавством РФ.

VIII. Інші умови контракту, що передбачають випробування цивільного службовця з метою перевірки його відповідності замещаемой посади державного службовця РФ.

IX. Відповідальність сторін службового контракту, зміна і доповнення службового контракту, припинення службового контракту.

X. Вирішення спорів і розбіжностей.

При укладанні службових контрактів з громадянами, які надходять на державну цивільну службу, керівники державних органів керуються затвердженої форми. Раніше ув'язнені трудові договори підлягають переоформленню.

Посадовий регламент. Посадовий регламент є складовою частиною адміністративного регламенту і відповідно до ст. 47 Закону про цивільну службу вступає в силу після затвердження адміністративного регламенту відповідного державного органу. Разом з тим посадовий регламент є додатком до службового контракту та відповідно до Указу про зразкову формі службового контракту підлягає затвердженню в тримісячний термін.

Посадовий регламент - правовий акт, що встановлює адміністративно-правовий статус посади, в тому числі права, обов'язки і відповідальність, умови та підстави заміщення, відповідність кваліфікаційним вимогам за посадою, що пред'являються до заміщає її особі, правила і процедури юридично значущих дій, що здійснюються за посадою, розділяючи дозволені і обов'язкові згідно розглянутих справах і виконуваним виробництвам, переліки питань, що розглядаються, погоджує або дозволених особою, що заміщає посаду, а також Показники результативності виконання посади [4] .

Проекти посадових регламентів підлягають погодженню із структурним підрозділом з питань державної служби і кадрів і юридичної (правової) службою державного органу.

Посадові регламенти затверджуються представником наймача або за його дорученням особою, уповноваженою підписувати від імені представника наймача службові контракти з цивільними службовцями, що заміщають відповідні посади державної цивільної служби.

Посадовий регламент використовується при проведенні конкурсу для заміщення вакантної посади, атестації, кваліфікаційного іспиту, при включенні до кадрового резерву.

Накази з особового складу. Формування кадрового складу - одна з найважливіших функцій кадрової служби, що визначає ефективність роботи всієї організації, її здатність вирішувати поставлені завдання. Від якості виконання цієї функції залежить і репутація організації, і доля кожного працівника. Помилка в неточно, недбало, непрофесійно складеному наказі про призначення або звільнення може стати причиною невдалої кар'єри або навіть нескладний життя.

Наказ по особовому складу - акт, що видається керівником установи, організації, підприємства, що є основним документом, що впорядковує процес управління персоналом і руху кадрів.

Накази з особового складу відносяться не тільки до реєстрації актів, а й до первинних облікових документів.

Вони фіксують факт прийому, переведення або звільнення громадянина і одночасно є підставою нарахування йому заробітної плати.

Накази але особовому складу ведуться окремо від наказів по основний діяльності підприємства, не дивлячись на те, що оформляються на однакових бланках. При підготовці документів в державному органі виконавчої влади використовуються електронні шаблони бланків документів. Зразки бланків та електронні шаблони бланків документів федерального органу виконавчої влади затверджуються керівником цього державного органу виконавчої влади [5] .

Обов'язковими реквізитами наказів по особовому складу, що оформляються на бланках організації для внутрішніх документів, є:

  • • найменування організації;
  • • назва структурного підрозділу;
  • • дата документа;
  • • реєстраційний номер документа;
  • • заголовок до тексту;
  • • текст документа;
  • • підпис;
  • • візи узгодження документа.

Накази з особового складу можуть бути простими і складними.

Простий ( індивідуальний ) наказ стосується однієї особи, в його заголовку пишеться: «Про прийом на роботу ...», «Про переведення на іншу роботу ...» і т.п.

Складний наказ містить кілька розпорядчих пунктів. При вирішенні одного питання його заголовок формулюється відповідно до розв'язуються. Якщо наказ містить кілька кадрових питань, заголовок відсутній або формулюється в узагальненому вигляді ( «По особовому складу»), питання розташовуються в певній послідовності (призначення, переведення, звільнення), при перерахуванні в одному пункті кількох прізвищ вони вказуються в алфавітному порядку.

Як правило, тексти наказів по особовому складу нс мають констатуючій частині і дієслова «наказую», що характерно для наказів по основній діяльності. Тому накази по особовому складу безпосередньо починаються з розпорядчого дії:

• «ПРИЙНЯТИ» на роботу (вказуються встановлений розмір оплати праці, тобто оклад, надбавка, передбачена індексація; тарифна ставка, а також, при необхідності, умови прийому: «тимчасово с_по_», з випробувальним терміном, його

п Родоліт ж і тел ь н ость);

  • • «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ» на іншу роботу (вказуються нова посада і підрозділ, вид перекладу, а для тимчасових перекладів - тривалість, причина перекладу - в повній відповідності з вимогами ТК РФ, при необхідності - зміна оплати праці);
  • • «НАДАТИ ВІДПУСТКУ» (вказуються його вид, тривалість, дата початку та закінчення);
  • • «КОМАНДИРОВАТЬ» (зазначаються дата і тривалість відрядження, місце направлення і найменування підприємства);
  • • «ЗВІЛЬНИТИ» (точна вказівка причини звільнення).

Уніфіковані форми наказів про прийом працівників

на роботу, переведення на іншу роботу, припинення (розірвання) трудового договору (службового контракту), про заохочення працівників, надання відпустки або направлення у відрядження [6] затверджені Постановою про затвердження уніфікованих форм з обліку праці та її оплати.

Накази (розпорядження) про прийом на роботу. Прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) керівника. До складання та оформлення наказів про прийом працівника на роботу ставляться такі вимоги:

  • • особа, відповідальна за прийом, складає наказ (розпорядження) за формою № Т-1 (на одного працівника) і № Т-la (на групу працівників) на всіх осіб, прийнятих на роботу в організацію на підставі укладеного трудового договору (службового контракту ) [3] ;
  • • при оформленні наказу (розпорядження) про прийом працівника на роботу зазначаються найменування структурного підрозділу, посада (спеціальність, професія), по якій будуть виконуватися трудові обов'язки, термін випробування, якщо працівнику встановлюється випробування при прийомі на роботу, а також умови прийому на роботу і характер майбутньої роботи (за сумісництвом, в порядку переведення з іншої організації, для заміщення тимчасово відсутнього працівника, для виконання певної роботи та ін.);
  • • при укладанні з працівником трудового договору на невизначений термін в реквізитах «Дата» (форма № Т-1) або «Період роботи» (форма № Т-la) рядок (графа) «по» не заповнюється;
  • • підписаний керівником організації або уповноваженим на це особою наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.

На підставі наказу (розпорядження) працівником кадрової служби вноситься запис до трудової книжки про прийняття працівника на роботу і заповнюються відповідні відомості в особистій картці (форма № Т-2 або № Т-2ГС (МС) [8] , а в бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника (форма № Т-54 або № Т-54а).

Накази про переведення на іншу роботу. Для оформлення та обліку переведення працівника на іншу роботу в тій же організації або в іншу місцевість разом з організацією використовуються форми № Т-5 і № Т-5а [9] . При їх складанні враховуються такі вимоги:

  • • форми № Т-5 і № Т-5а заповнюються працівником кадрової служби з урахуванням письмової згоди працівника, підписуються керівником організації або уповноваженим ним на це особою, оголошуються працівнику під розписку;
  • • в разі, якщо трудовий договір з працівником не укладався (працівника прийнято на роботу до 6 жовтня 1992 г.) і його прийом на роботу оформлений наказом, при заповненні уніфікованої форми № Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу »по рядку« Підстава »вказуються конкретні документи, на підставі яких працівник буде переведений на іншу роботу (заяву, медичний висновок, службова записка та ін.), а реквізит« Зміна до трудового договору »не заповнюється;
  • • на підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу робляться відмітки в особовій картці працівника (форма № Т-2 або № Т-2ГС (МС)), особовий рахунок (форма № Т-54 або № Т-54а), а також вноситься відповідний запис до трудової книжки.

Накази про припинення (розірвання) трудового дого- злодія / службового контракту. Припинення трудових відносин оформляється рішенням у вигляді наказу або розпорядження відповідно до форм № Т-8 і № Т-8а * і з урахуванням вимог, викладених в коментарі до нормативного акту «Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати», а саме:

  • • форми № Т-8 і № Т-8а складаються працівником кадрової служби, підписуються керівником організації або уповноваженим ним на це особою і оголошуються працівнику під розписку в порядку, встановленому законодавством РФ;
  • • в рядку (графі) «Підстава припинення (розірвання) трудового договору (звільнення)» робиться запис в точній відповідності з формулюванням чинного законодавства РФ з посиланням на відповідну статтю;
  • • в рядку (графі) «Документ, номер і дата» робиться посилання на документ, на підставі якого готується наказ і припиняється дія трудового договору (службового контракту) із зазначенням його дати і номера (заява працівника, медичний висновок, службова записка, повістка в військкомат і інші документи);
  • • при звільненні матеріально відповідальної особи до наказу (розпорядження) додається документ про відсутність матеріальних претензій до працівника;
  • • при розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця у випадках, визначених чинним законодавством РФ, до наказу (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) додається в письмовій формі мотивоване думку виборного профспілкового органу (при наявності останнього) даної організації;
  • • на підставі наказу (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) робиться запис в особистій картці (форма № Т-2 або № Т-2ГС (МС)), особовий рахунок (форма № Т-54 або № Т-54а), трудовій книжці, і проводиться розрахунок з працівником.

Накази про надання працівникові відпустки. Для оформлення та обліку відпусток, що надаються працівникові відповідно до законодавства, колективним договором, локальними нормативними актами організації, трудовим договором або службовим контрактом, застосовуються форми № Т-6 і № Т-6а [10] [11] .

Накази про надання працівнику (працівникам) відпустки складаються працівником кадрової служби або уповноваженою ним на це особою, підписуються керівником організації або уповноваженим ним на це особою, оголошуються працівнику під розписку.

На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки робляться відмітки в особовій картці (форма № Т-2 або № Т-2ГС (МС)), особовий рахунок (форма № Т-54 або № Т-54а) і проводиться розрахунок заробітної плати, належної за відпустку, за формою № Т-60 «Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику».

Наказ по особовому складу містить запис «З наказом ознайомлений», «підпис», «розшифровка підпису», «дата», візується відповідальним за кадри особою і керівниками тих структурних підрозділів, чиїх співробітників стосується цей наказ, підписується керівником організації.

Реєстраційний номер наказу по особовому складу присвоюється йому в межах календарного року з додаванням літерного позначення «л / с» (особовий склад) або «до» (кадри).

Накази по особовому складу реєструються, розсилаються і формуються в справи в службі кадрів. Підстави до наказів підшиваються в особисті справи працівників або в окрему справу додатків до наказів по особовому} 'складу.

Накази про надання відпусток, відрядження, стягнення формуються окремо від інших наказів по особовому складу, так як мають тимчасові терміни зберігання [1] .

Графік відпусток. У великих організаціях графіки відпусток спочатку складаються в кожному структурному підрозділі, а потім кадрова служба готує зведений графік, який підписує начальник відділу кадрів і стверджує керівник управління (відділу) органу влади, підприємства, установи.

Графік відпусток - документ, який реалізує конституційне право громадянина на відпочинок, офіційно закріплює розподіл і черговість відпусток працівників органів влади, підприємств, організацій, фірм на майбутній календарний рік. Він застосовується для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік по місяцях.

При підготовці графіка відпусток враховуються: чинне законодавство, особливості роботи державних установ, підприємств, особисті побажання співробітників, а також графіки відпусток минулих років і т.д. Графік відпусток узгоджується з профспілковим комітетом.

Важливо запам'ятати!

Відповідно до ТК РФ графік відпусток є обов'язковим документом для всіх організацій. [13] [14]

неніям піддалися і Правила ведення і зберігання трудових книжок [15] . При цьому Міністерству охорони здоров'я і соціального розвитку РФ було дано доручення привести Інструкцію щодо заповнення трудових книжок у відповідність з діючими Правилами ведення і зберігання трудових книжок. Але оскільки це доручення досі не виконано, практикам доводиться керуватися такими, що суперечать один одному нормативними актами, що призводить до серйозних помилок при заповненні трудових книжок.

Роботодавець - фізична особа, що є індивідуальним підприємцем, зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника в порядку, встановленому ТК РФ і іншими нормативними правовими актами РФ. Роботодавець - фізична особа, яка не є індивідуальним підприємцем, не має права робити записи в трудових книжках працівників і оформляти трудові книжки працівникам, що приймаються на роботу вперше. Відповідно до ст. 309 ТК РФ документом, що підтверджує період роботи у такого роботодавця, є трудовий договір, укладений у письмовій формі.

Оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому на роботу вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

У трудову книжку вносяться відомості про працівника, яку вони виконують, переведення на іншу постійну роботу і про звільнення працівника, а також підстави припинення трудового договору та відомості про нагородження за успіхи в роботі. Відомості про стягнення в трудову книжку вносяться лише в тому випадку, якщо дисциплінарним стягненням є звільнення. За бажанням працівника відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом.

За письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня його подачі видати працівникові копію трудової книжки або завірену в установленому порядку витяг з трудової книжки.

Трудові книжки ведуться державною мовою Російської Федерації. На території республіки в складі Російської Федерації, що встановила також свою державну мову, оформлення трудових книжок може поряд з державною мовою Російської Федерації вестися державною мовою цієї республіки.

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів, у неї вшивається вкладиш, який оформляється і ведеться роботодавцем в тому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. При видачі кожного вкладиша в трудовій книжці ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш» і вказується серія і номер вкладиша [16] .

У разі втрати працівником трудової книжки роботодавець видає йому дублікат трудової книжки не пізніше 15 днів з дня подачі працівником заяви. При оформленні дубліката трудової книжки в нього вносяться відомості про загальний і (або) безперервний стаж роботи працівника до надходження в дану організацію, підтвердженому відповідними документами, а також про роботу і нагородження (заохочення), які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.

При звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою роботодавця і підписом самого працівника. Якщо трудова книжка заповнювалася державною мовою Російської Федерації та на державну мову республіки в складі Російської Федерації, завіряються обидва тексти.

Що залишилися в організації в разі смерті працівника трудові книжки і їх дублікати зберігаються в кадровій службі організації протягом двох років окремо від інших трудових книжок, після чого передаються на зберігання в архів організації, де вони зберігаються 50 років. Після закінчення цього терміну трудові книжки і дублікати трудових книжок знищуються в установленому порядку.

Особова картка. Особиста картка є основним документом з обліку персоналу. Особисті картки заводяться на всіх працівників організації, незалежно від характеру їх роботи - постійного чи тимчасового. Ведення особової картки здійснюється відповідно до Вказівок але застосування і заповнення форм первинної облікової документації, затвердженої Постановою про затвердження уніфікованих форм з обліку праці та її оплати.

Особова картка заповнюється після підписання керівником організації наказу про прийом громадянина на роботу. Вона являє собою типову міжвідомчу форму № Т-2, затверджену органами статистики.

В умовах функціонування автоматизованих систем управління в якості вхідної форми використовується машіннооріентірованний варіант цієї картки № Т-2а.

Особиста картка співробітника заповнюється працівником кадрової служби на осіб, прийнятих на роботу, на підставі документів, зазначених у сг. 65 ТК РФ, а саме:

  • • паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;
  • • наказу (розпорядження) про прийом на роботу;
  • • військового квитка (приписного свідоцтва);
  • • страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;
  • • трудової книжки або документа, що підтверджує трудовий стаж;
  • • документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки.

З урахуванням специфіки роботи необхідність пред'явлення додаткових документів в окремих випадках може передбачатися відповідно до чинного законодавства.

Особова картка заповнюється працівником кадрової служби в одному екземплярі, від руки (розбірливо) або на друкарській машинці. Всі записи в особовій картці формулюються повністю, без скорочень. Підставою для записів є відповідні документи (паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту та ін.). В особових картках повинні своєчасно відображатися всі наступні зміни в анкетнобіографіческіх і облікових даних працівника.

На лицьовій стороні особистої картки вказуються: повне найменування організації, код організації, підлогу (м / ж), табельний номер (він повинен відповідати номеру, але якою зареєстрована трудова книжка в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них), початкова буква прізвища працівника (в рядку «Алфавіт»). В першу чергу заповненню підлягають два розділи (по два стовпці) лицьового боку особової картки:

I. Загальні відомості і II. Відомості про військовий облік.

В розділ I «Загальні відомості» заносяться прізвище, ім'я, по батькові, дата (рік, місяць, число) і місце народження (село, район, місто, республіка), громадянство, знання іноземної мови (вказується ступінь знання мови: «володію вільно» , «читаю і можу порозумітися», «читаю і перекладаю зі словником»), освіту.

Коди в зонах кодування проставляються відповідно до загальноросійськими класифікаторами: інформації про населення (ОКИН), професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР), спеціальностей за освітою (оксо).

У рядках «Кваліфікація за дипломом» відомості вказуються повністю на підставі отриманого документа. Професії працівників записуються в точній відповідності з їх назвою в Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій, а посади ІТП [17] - відповідно їх назвам за штатним розкладом.

Загальний стаж роботи обчислюється з дати початку трудової діяльності працівника, включаючи службу в Збройних Силах. Стаж вказується на день заповнення особової картки на підставі трудової книжки.

У рядку «Безперервний стаж» ставиться дата, з якої обчислюється безперервний стаж роботи при виплаті допомоги по державному соціальному страхуванню.

У рядках «Стан у шлюбі» робляться відмітки про склад сім'ї із зазначенням року народження кожного її члена, а в рядку «Паспорт» вказуються серія, номер паспорта, орган, що видав документ і дата видачі, далі - домашня адреса, телефон.

Після заповнення особової картки працівником кадрової служби прийнятий на роботу ставить свій підпис і дату заповнення особової картки в кінці розділу I.

Розділ II «Відомості про військовий облік» заповнюється на військовозобов'язаних і призовників відповідно до інструкції про порядок обліку військовозобов'язаних і призовників (група обліку, категорія обліку, склад, військове звання, військово-облікова спеціальність, придатність до військової служби, назва райвійськкомату за місцем проживання ).

У розділі III «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу» з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу або переведенні на іншу роботу, адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку.

Особиста картка включає також розділи. IV. атестація; V. Підвищення кваліфікації; VI. Професійна перепідготовка; VII. Нагороди (заохочення), почесні звання; VIII. відпустка; IX. Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства; X. Додаткові відомості; XI. Підстава припинення трудового договору (звільнення).

У розділі «Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівникові в період роботи в організації.

Розділ «Додаткові відомості» заповнюється для повноти обліку відомостей про працівників, які навчаються в навчальних закладах, обліку працюючих інвалідів та ін.

Особисті картки звільнених працівників зберігаються протягом року в окремій картотеці в алфавітному порядку, потім підшиваються в справу і здаються в архів. Особисті картки № Т-2а забороняється приєднувати до особових справ, вони повинні зберігатися в архіві строго окремо.

Для громадян, що надходять на державну (муніципальну) службу, заповнюється особиста картка за формою № Т-2ГС (МС). У неї, на відміну від форми № Т-2, включені також відомості про наявність наукового ступеня, стаж державної (муніципальної) служби для надбавки за вислугу років для доплати до пенсії і розділ IV «Присвоєння кваліфікаційного розряду, класного чину, дипломатичного рангу, військового звання ».

Особиста справа. Особиста справа заводиться на підставі наказу про прийом на роботу. Особисті дані необхідні роботодавцю з метою просування працівника по службі, при встановленні розміру заробітної плати.

Особиста справа - основний документ персонального обліку працівника, який представляє собою сукупність його особистих документів, що містять найбільш повні відомості про нього і його трудової діяльності.

Порядок роботи з особовими справами не закріплений загальнодержавними стандартами, тому організації по-різному вирішують питання їх формування і ведення. В щодо державних службовців особиста справа - встановлена Законом про цивільну службу і здійснювана в порядку, врегульованому Президентом РФ, правова форма документування персональних даних громадянського службовця, що містить відомості, пов'язані з надходженням, проходженням ним громадянській служби, а також звільненням з неї і необхідні для забезпечення діяльності державного органу. Порядок його ведення визначено Положенням про персональні дані державного службовця.

Відповідно до Положення про персональні дані державного службовця до особової справи громадянського службовця долучаються:

  • письмову заяву з проханням про надходження на цивільну службу та заміщення посади державної цивільної служби РФ;
  • • власноруч заповнена і підписана громадянином Російської Федерації анкета встановленої форми з додатком фотографії;
  • документи про проходження конкурсу на заміщення вакантної посади цивільної служби (якщо громадянин призначений на посаду але результатами конкурсу);
  • копія паспорта та копії свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану ",
  • копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;
  • копії документів про професійну освіту , професійну перепідготовку, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння наукового ступеня, вченого звання (якщо такі є);
  • копії рішень про відзначення державними нагородами Російської Федерації, Почесною грамотою Президента РФ, про оголошення подяки Президента РФ, присвоєння почесних, військових та спеціальних звань, присудження державних премій (якщо такі є);
  • копія акта державного органу про призначення на посаду цивільної служби;
  • примірник службового контракту, а також екземпляри письмових додаткових угод, якими оформляються зміни і доповнення, внесені в службовий контракт;
  • копії актів державного органу про переведення цивільного службовця па іншу посаду цивільної служби, про тимчасове заміщення їм іншій посаді цивільної служби;
  • копії документів військового обліку (для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу);
  • копія акта державного органу про звільнення цивільного службовця від замещаемой посади цивільної служби, про припинення службового контракту або його призупинення;
  • атестаційний лист цивільного службовця, який пройшов атестацію, і відгук про виконання ним посадових обов'язків за атестаційний період;
  • екзаменаційний лист цивільного службовця і відгук про рівень його знань, навичок і умінь (професійному рівні) і про можливість присвоєння йому класного чину державної цивільної служби РФ;
  • копії документів про присвоєння цивільному службовцю класного чину державної цивільної служби РФ (іншого класного чину, кваліфікаційного розряду, дипломатичного рангу);
  • копії документів про включення цивільного службовця до кадрового резерву , а також про виключення його з кадрового резерву;
  • копії рішень про заохочення цивільного службовця, а також про накладення на нього дисциплінарного стягнення до його зняття або скасування;
  • копії документів про початок службової перевірки , її результати , про відсторонення цивільного службовця від замещаемой посади цивільної служби;
  • документи , пов'язані з оформленням допуску до відомостей , що становлять державну або іншу охоронювану законом таємницю , якщо виконання обов'язків по замещаемой посади цивільної служби пов'язане з використанням таких відомостей;
  • відомості про доходи , майно і зобов'язання майнового характеру цивільного службовця;
  • копія страхового свідоцтва обов'язкового пенсійного страхування ;
  • копія свідоцтва про постановку на облік в податковому органі фізичної особи за місцем проживання на території РФ;
  • копія страхового медичного полісу обов'язкового медичного страхування громадян;
  • медичний висновок встановленої форми про відсутність у громадянина захворювання, що перешкоджає надходженню на цивільну службу або її проходженню;
  • довідка про результати перевірки достовірності і повноти представлених цивільним службовцям відомостей про доходи , майно і зобов'язання майнового характеру , а також відомостей про дотримання цивільним службовцям обмежень, встановлених федеральними законами.

В особисті справи осіб, уповноважених на виконання державних функцій, і осіб, прирівняних до них, а також інших працівників у випадках, передбачених законодавством, включається декларація про доходи. В особисті справи науковців і викладачів вищих навчальних закладів, які пройшли конкурсний відбір на заміщення вакантних посад, включається копія (виписка) протоколу засідання вченої ради. До особової справи керівника організації включається копія (виписка) рішення засновників про призначення його на посаду. До особової справи матеріально відповідальних осіб включається договір про матеріальну відповідальність.

При веденні особистого справи в нього включаються також документи, що характеризують ділові, суспільно-політичні, наукові та особисті якості працівника. До таких документів належать:

  • • характеристики та атестаційні листи;
  • • списки наукових праць і винаходів;
  • • копії (виписки) наказів (розпоряджень, рішень, постанов) про присвоєння класів, кваліфікаційних категорій, розрядів, звань, зміні прізвища та т.п .;
  • • інші документи.

Включення трудових договорів з працівниками до складу особистих справ визначається кадровою службою або спеціаліста з кадрів організації.

До особової справи не включаються:

  • • копії документів про надання відпусток, накладення дисциплінарних стягнень (за винятком випадків звільнення працівника як дисциплінарного стягнення);
  • • довідки про місце проживання, склад сім'ї, розмір заробітної плати;
  • • обхідні листи, довідки про стан здоров'я та ін. Ці документи формуються окремо і зберігаються протягом трьох ліг.

Особиста справа цивільного службовця ведеться кадровою службою відповідного державного органу та при перекладі державного службовця на нове місце державної служби передається але вказаного місця державної служби. При цьому не допускається ведення декількох особистих справ на одного службовця.

До особової справи громадянського службовця вносяться його персональні дані та інші відомості, пов'язані з надходженням на цивільну службу, її проходженням і звільненням і необхідні для забезпечення діяльності державного органу. Забороняється збирати і вносити в особисті справи і реєстри державних службовців відомості про їх політичної та релігійної приналежності, а також приватного життя, про членство в громадських об'єднаннях і професійні спілки.

Долучені до особової справи документи брошуруються, сторінки нумеруються, до особової справи додається опис. Особові справи звільнених з цивільної служби зберігаються кадровою службою протягом 10 років, після чого передаються в архів.

Відомості про державних службовців, в тому числі про включених в резерв на висунення на вищі державні посади державної служби, вносяться до федерального реєстру державних службовців і реєстри державних службовців суб'єктів РФ. Особові справи і реєстри державних службовців ведуться відповідно до федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, а також законами та іншими нормативно-правовими актами суб'єктів РФ.

Найбільш важливими документами особової справи працівника є особистий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка. У деяких організаціях їх замінюють оформляються за стандартним варіантом анкети.

Коли особиста справа сформовано, документи включаються в нього в хронологічній послідовності.

Внутрішній опис складається на документи особової справи, яке вже оформлено. У ній зазначаються відомості про назви документів, які включені в справу, їх датах і індексах. Нумерація аркушів внутрішнього опису проводиться окремо від листів особової справи.

Якщо до особової справи включаються нові документи, це повинно бути відображено у внутрішній опису. Вилучення документів з особових справ проводиться з дозволу керівника служби кадрів. Відмітка про це робиться в опису документів в особовій справі, а оригінал документа замінюється його копією. Факти вилучення документів з особової справи, заміни оригіналів копіями повинні бути відображені в графі «Примітка».

Якщо працівник змінив прізвище після оформлення особової справи, то його стара прізвище поміщається в дужки, а над нею пишеться нова прізвище.

Особові справи зберігаються у вогнетривких шафах в порядку номерів, проставлених на корінцях і лицьовій стороні особової справи. Для швидкого пошуку особової справи ведеться алфавітна картотека, а в невеликих організаціях - алфавітна книга обліку особистих справ.

  • [1] Сазикін А. В. Указ. соч.
  • [2] Стаття 56 ТК РФ.
  • [3] Додаток 1. Типова форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу».
  • [4] Коментарі до Федерального закону «Про державну гражданскойслужбе Російської Федерації» і законодавству про цивільну службу зарубіжних держав. М, 2005. С. 313.
  • [5] Постанова про затвердження правил діловодства.
  • [6] Додаток 5. Типова форма № П-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження».
  • [7] Додаток 1. Типова форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу».
  • [8] Форма № Т-2ГС (МС) - особиста картка державного (муніципального) службовця.
  • [9] Додаток 2. Типова форма № П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу».
  • [10] Додаток 4. Типова форма № П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)».
  • [11] Додаток 3. Типова форма № П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику».
  • [12] Сазикін А. В. Указ. соч.
  • [13] Графік відпусток складається у вигляді таблиці але формою № Т-71.Столбци таблиці включають найменування структурного підрозділу, посади (спеціальності, професії) за штатним розкладом, прізвище, ім'я, по батькові працівника, якому надається відпустка, його табельний номер, кількість календарних днейотпуска, дату початку відпустки (фактичну і заплановану), підстава перенесення відпустки із зазначенням соответствующегодокумента, дату передбачуваного відпустки і примітка. Якщо на прохання співробітника за згодою соответствующегоруководітеля відпустку переноситься на інший час, відділ кадроввносіт зміни в графік відпусток з дозволу особи, яка затвердила графік, або особи, уповноваженої ним на це. Времяотпуска уточнюється без складання заяви. Терміни використання відпусток контролюються, як правило, працівником кадровойслужби, який фіксує терміни перебування кожного работнікав черговій відпустці і причини, за якими були змінені ранееустановленние терміни відпусток. Він же готує накази
  • [14] відпустках співробітників. Запис про надання відпустки робиться в спеціальному журналі про облік відпусток. Трудова книжка. Згідно ст. 66 ТК РФ трудова кніжкаустановленного зразка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника. Правила веденіяі зберігання трудових книжок були затверджені Постановленіемо трудових книжках. Відповідно до змін, внесенниміФедеральним законом від 30.06.2006 № 90-ФЗ «Про внесення змін до Трудового кодексу Російської Федерації, прізнанііне діючими на території Російської Федерації деяких нормативних правових актів СРСР і такими, що втратили сілунекоторих законодавчих актів (положень законодательнихактов) Російської Федерації» в ТК РФ, відповідним вимірюв-
  • [15] Постанова Уряду РФ від 01.03.2008 № 132 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 16 апреля2003 року № 225».
  • [16] Форма книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 «Про утвержденііІнструкціі щодо заповнення трудових книжок».
  • [17] Інженерно-технічні працівники.
 
<<   ЗМІСТ   >>