ОРГАНІЗАЦІЙНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

До організаційних (організаційно-правовим) документів належать статут організації, положення про організацію, регламент, положення про структурні підрозділи, колегіальних і дорадчих органах установи, порядок роботи колегіальних і дорадчих органів управління або керівництва, штатний розклад, інструкція, правила, пам'ятка і ін.

Організаційні документи служать правовою основою діяльності організації. Вони забезпечують реалізацію функцій організації системи і процесів управління, встановлюють статус і компетенцію установи, його структуру, штатну чисельність і посадовий склад, визначають функціональний зміст діяльності структурних підрозділів та посадових осіб і т.д. Організаційні документи вважаються дійсними до їх скасування або до затвердження нових, тому вони відносяться до безстрокових.

Організаційні документи оформляються на стандартному аркуші паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів. У процесі підготовки вони в обов'язковому порядку проходять процедуру узгодження (візування) з усіма зацікавленими підрозділами та особами і затвердження.

• Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і права організації (установи, підприємства), реєструючий її діяльність.

Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади і управління, статути громадських організацій приймаються і затверджуються їх з'їздами або загальними зборами. Статути державних організацій, установ і підприємств затверджуються їх вищестоящими органами (міністерствами, відомствами).

Текст статуту зазвичай містить сім розділів.

I. Загальні положення.

II. Акціонерний капітал (статутний капітал).

III. Порядок діяльності.

IV. Управління.

V. Облік і звітність; розподіл прибутку.

VI. Інші накопичення.

VII. Припинення діяльності.

Статут оформляється на стандартному аркуші паперу і повинен мати такі реквізити:

• • найменування організації;
• • назва структурного підрозділу;
• • дата, номер документа;
• • місце видання;
• • заголовок до тексту;
• • підпис керівника;
• • гриф затвердження;
• • відмітка про реєстрацію статуту;
• • друк реєструючого органу.
• • Положення - нормативний акт, що встановлює статус, завдання та функції, права, порядок діяльності одного органу або його структурного підрозділу.

Положення про організацію є правовим актом, на підставі якого діють державні організації (вищі органи державної влади, федеральні органи виконавчої влади і ін.). Його текст може складатися з семи розділів.

I. Загальні положення.

І. Мета та завдання.

III. Структура.

IV. Функції.

V. Права.

VI. Взаємовідносини і зв'язку.

VII. Відповідальність.

Розділ «Загальні положення» включає офіційне повне та скорочене найменування організації, цілі і підстави її створення із зазначенням найменування, дати і номера відповідного правового акта. У цьому розділі міститься також вказівка про те, чим керується організація у своїй діяльності, ким очолюється, кому підпорядковується, які має печатки.

У розділі «Цілі і завдання» встановлюється коло питань, що входять в компетенцію організації.

У розділі «Функції» перераховуються дії і види робіт, які покликана виконувати організація.

Розділ «Права» містить перерахування прав, якими наділяється організація, в тому числі право на видання конкретних видів розпорядчих та нормативних документів, які видаються в рамках її компетенції.

Положення друкується на папері формату А4. Його обов'язковими реквізитами є:

• • найменування вищого органу;
• • найменування організації;
• • назва структурного підрозділу;
• • дата, номер документа;
• • місце складання;
• • заголовок до тексту;
• • підпис;
• • гриф затвердження;
• • печатка.

Текст викладається від третьої особи однини чи множини з використанням слів «повинен», «слід», «необхідно», «забороняється», «не допускається». Глави нумеруються римськими цифрами, пункти і підпункти - арабськими.

Вимоги до оформлення положення про структурний підрозділ нормативно не закріплені, проте в процесі практики вироблена структура тексту документа, що включає шість розділів.

I. Загальні положення.

II. Основні завдання.

III. Функції.

IV. Права та обов'язки.

V. Відповідальність.

VI. Взаємовідносини.

Положення можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій або структурних підрозділів (наприклад, положення про міністерство, положення про структурні підрозділи кадрових служб федеральних органів влади з профілактики корупційних та інших правопорушень).

Вимоги до оформлення положення про структурний підрозділ поширюються на положення про колегіальних та дорадчих органах (рада директорів, правління, вчена рада, колегія), а також на положення про тимчасові органах (нарада, комісія, рада). Склад реквізитів цих документів аналогічний складу реквізитів положення про організацію.

Положення про структурний підрозділ підписується його керівником, затверджується керівником організації, в яку входить даний підрозділ.

• Інструкція - правовий акт, що видається органом державного управління або затверджується його керівником.

В інструкції встановлюються правила, що регулюють організаційні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності організації, її структурних підрозділів і служб, посадових осіб, містяться роз'яснення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів. До документів інструктивного порядку відносяться також правила.

Тема інструкції повинен чітко визначати об'єкт або коло питань, на які поширюються її вимоги. наприклад:

Інструкція з діловодства

в Центральній виборчій комісії Російської Федерації

Інструкція з діловодства може містити положення, що визначають:

• 1) призначення правил, положень, інструкцій;
• 2) порядок підготовки правил, положень, інструкцій і порядок їх оформлення;
• 3) узгодження правил, положень, інструкцій з зацікавленими посадовими особами федерального органу виконавчої влади, іншими державними органами і організаціями;
• 4) порядок затвердження правил, положень, інструкцій (наказом федерального органу виконавчої влади або безпосередньо керівником федерального органу виконавчої влади);
• 5) доведення правил, положень, інструкцій до виконавців;
• 6) внесення змін до затверджених правил, положення, інструкції.

Інструкція (правила) оформляється на загальному бланку організації, затверджується спеціальним розпорядчим актом (наказом) або безпосередньо керівником. наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО постановою Кабінету Міністрів України від 15.04.2005 № 221

Правила надання послуг поштового зв'язку

Реквізити адреси на поштових відправленнях і бланках поштових переказів грошових коштів пишуться в наступному порядку:

• • для юридичної особи - повне або коротке найменування, для громадянина - прізвище, ім'я, по батькові;
• • банківські реквізити (для поштових переказів, що направляються юридичній особі або прийнятих від юридичної особи);
• • назва вулиці, номер будинку, номер квартири;
• • назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);
• • назва району;
• • назва республіки, краю, області, автономного округу (області);
• • назва країни (для міжнародних поштових відправлень);
• • поштовий індекс.

При затвердженні інструкції (правил) наказом або розпорядженням в ньому встановлюється термін введення документа і вказуються відповідальні виконавці. При цьому на першому аркуші інструкції робиться позначка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа.