ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ: ПІДГОТОВКА І ОФОРМЛЕННЯ

В результаті освоєння даного розділу студент повинен:

знати

• • призначення, структуру і зміст системи організаційно-розпорядчої документації;
• • уніфіковані форми входять до неї видів документів;

вміти

• оформляти організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні види документів, документи з особового складу;

володіти

• навичками складання, редагування та редагування видів документів, включених в систему організаційно-розпорядчої документації.

Будь-який наказ, який може бути неправильно зрозумілий, розуміється неправильно.

Армійська аксіома

Найважливішою складовою частиною діловодства є документування, в процесі якого на різних матеріальних носіях фіксується інформація за встановленими правилами, що надає їй юридичну силу, інакше кажучи, створюється документ. Створення документа включає три етапи: «виникнення задуму документа з метою реалізації будь-якої покладеної на нього функції, реалізація цього задуму, супроводжувана виникненням варіантів тексту документа, і оформлення одного з варіантів - на основі юридично зафіксованих норм (бланк, підпис, печатка, реєстраційний номер та ін.) » ^[1] .

У свою чергу, створення документа є першим етапом «життєвого циклу документа», який він повинен пройти, щоб виконати всі призначені йому функції. За етапом створення документа настає етап його побутування, що включає дві фази: фазу оперативного побутування і архівну фазу.

В процес побутування документа відбувається рух документа в системі документообігу організації, за яким настає архівна фаза, або «фаза спокою», тобто «Незатребуваність документа для вирішення тих оперативних завдань, для яких він створювався» ^[2] .

Ці етапи існування і функціонування документа складають «життєвий цикл документа».

• Життєвий цикл документа - передбачувані зміни його стану, закономірності існування, а також період, протягом якого документ проходить стадії свого життєвого шляху до моменту виконання.

зарубіжний досвід

Поняття «життєвий цикл документа» (англ. - «document lifecycle»), як і поняття «управління життєвим циклом документа» (англ. - «document lifecycle management»), широко використовується в зарубіжному документознавства, позначаючи чотири основні стадії життя документа: створення , звернення, зберігання і знищення. На цій концепції заснована і розробка нових інформаційних технологій в діловодстві.

Документи, які функціонують у сфері управління, називають організаційно-розпорядчими (ОРД). У цю групу входять організаційна, розпорядча, інформаційно-довідкова та довідково-аналітична документація, документація з особового складу, за пропозиціями і зверненнями громадян.

• Організаційно-розпорядчий документ (ОРД) - вид письмового документа, в якому фіксується рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб.

В інтересах скорочення кількості видів документів, що застосовуються в діяльності організацій, установ і підприємств, досягнення інформаційної сумісності автоматизованих баз даних в 1980-х рр. в країні почалася робота по уніфікації документів і формування уніфікованих систем документації. Метою цієї роботи було встановлення однаковості складу і форм управлінських документів.

• • Уніфікована форма документа - сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих в певному порядку на носії інформації.
• • Уніфікована система документації - сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване уявлення даних в певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних матеріалів по їх розробці та застосуванню.

Уніфіковані форми організаційно-розпорядчих документів і вимоги до їх оформлення містяться в ГОСТ Р

6.30-2003.

• [1] Козлов В. П. Документ в стані спокою. М.: Діловодство, 2002.С. 3-4.
• [2] Козлов В. П. Указ. соч. С. 4.