Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ОСНОВНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

Слід зазначити, що до впровадження автоматизованих систем документаційного забезпечення управління кожну окрему організацію спонукають різні причини, але спільною метою є, як правило, підвищення рівня ефективності управління. При аналізі тих чи інших АСДО потрібно оцінювати наступне:

  • - чи враховує система технології ведення діловодства та документообігу, прийняті на підприємстві;
  • - чи підтримує оборот документів, представлених як в паперовій, так і в електронній формі;
  • - володіє достатньою функціональною повнотою;
  • - чи має прийнятні експлуатаційні характеристики.

Звичайно, необхідно враховувати витрати на придбання та експлуатацію АСДО, а також оцінювати очікуваний економічний ефект від автоматизації документаційного забезпечення управління.

Не слід забувати про подальше супроводі системи і перспективи її розвитку. Тут треба звернути найпильнішу увагу на фірму-розробника системи:

  • - чи давно і достатньо глибоко вона спеціалізується в даній галузі;
  • - скільки її систем успішно експлуатується і які відгуки клієнтів;
  • - чи достатньо розвинені канали супроводу системи ( «гаряча лінія», консультації як в офісі фірми, так і виїзні, наявність служб впровадження і т.д.);
  • - чи є у фірми навчальні центри;
  • - Які перспективи розвитку програмного продукту.

Незалежно від форми подання документів їх обробка визначається в основному технологічним процесом діловодства та документообігу, прийнятим в організації. Недооцінка цього положення, що здійснюються, як правило, фахівцями з інформаційних технологій організації, яка обирає ЛСДОУ, часто призводить до плачевних наслідків.

Бували випадки, коли обрана і придбана АСДО, здавалося б, мала повним набором необхідних функціональних можливостей, однак процес впровадження вкрай ускладнювався або взагалі не доводився до кінця через виникнення значної кількості дрібних невідповідностей і проблем, які чинять спротив усунення за допомогою налаштувань системи. А вся справа в тому, що закуплене рішення було спочатку спроектовано для іншої системи управління підприємством, ніж та, яка застосовується в даній організації, і для його успішного впровадження треба було змінити не тільки технологію документообігу, що можливо, хоча і не завжди, але і систему управління.

До цього готова далеко не кожна вітчизняна організація, оскільки вона змушена підкорятися загальним правилам управління, прийнятим в Росії. Причина багатьох невдач при впровадженні зарубіжних АСДО в тому, що історично склалася і підкріплена законодавчими і нормативними правилами, наша система управління просто не відповідає закордонним нормам і методам управління.

Традиційна для Росії організація роботи з документами передбачає три рівня ієрархії: керівництво, служба документаційного забезпечення, виконавці.

Керівники вищого рангу приймають рішення про подальший рух документів, підписують їх або візують, проводять аналіз зведень станом виконання документів, вживають заходів але поліпшення виконавської дисципліни. Вони призначають виконавців, встановлюють терміни виконання, дають доручення.

Виконавці (структурні підрозділи) отримують документи для відпрацювання; готують вихідні документи, взаємодіючи при необхідності з іншими виконавцями; підписують документи у керівництва і передають в службу документаційного забезпечення для подальшого просування. Вони отримують нагадування про наближення або закінчення терміну виконання, повідомляють в службу документаційного забезпечення про стан виконання документа.

Служба документаційного забезпечення здійснює прийом і реєстрацію документів, початковий введення даних в систему, просування документів по організації з фіксацією доручень і звітів, розсилку документів зовні, контроль виконання документів (доручень), видачу різних зведень станом виконання документів, випуск документів і передачу їх в архів. Служба безпосередньо відповідає за організацію документаційного забезпечення управління, тобто за реалізацію прийнятих правил роботи з документами в організаціях, які закріплені в державних стандартах, інструкціях і настановах з діловодства. У веденні цієї служби зазвичай знаходиться і діловодний персонал інших структурних підрозділів організації.

Будь-який документ в організації після прийому і реєстрації повинен бути повідомлений керівнику найвищого рангу. Доповідь необхідний для прискорення процесу прийняття рішення щодо цього документа. Працівник секретаріату повідомляє дані про документ і готує доручення щодо нього. Доручення - письмове розпорядження керівника на документі, що містить вказівки до дії. Воно визначає подальшу схему проходження і обробки документа. При нейтральному дорученні документ направляється на ознайомлення. При позитивному або негативному дорученні документ направляється на виконання. Доручення керівника становить основу нового документа - резолюції, для якої діють всі описані раніше процедури оформлення. Обростаючи дорученнями, документ спускається вниз до адресата (виконавцю або виконавцям), який приймає рішення по даній резолюції. Він формує відповідь у вигляді документа або повідомлення / снравкі. Повідомлення визначає дію адресата в процесі виконання резолюції, наприклад, прохання про перенесення терміну. Після виконання група пов'язаних документів та повідомлень / довідок проробляє той же шлях у зворотному напрямку.

Для управління рухом і виконанням документів персонал служби документаційного забезпечення веде спеціальні журнали і (або) картотеки, в яких фіксуються переміщення документів, а також пов'язані з ними резолюції і звіти виконавців. Наріжним каменем цього процесу є реєстраційна картка документа, де ведеться його досьє, завдяки якому можна безпомилково визначити, у кого і на якій стадії виконання знаходиться документ. Реквізити цієї картки регламентуються внутрішніми стандартами установи, а організацію роботи з документами визначає ряд ГОСТів.

Традиційно в Росії передбачається, що одні (керівники та виконавці) працюють з паперовими документами, а інші (служба документаційного забезпечення) відстежують їх дії за допомогою системи журналів і картотек.

Виходячи з цього, російська організація документаційного забезпечення має такі особливості:

  • - наявність спеціалізованих служб документаційного забезпечення для ведення реєстраційно-контрольних і звітних форм і журналів;
  • - здійснення централізованого контролю за всім комплексом роботи з документами в межах організації;
  • - вертикальний характер руху документів (керівник, виконавець, керівник) всередині організації;
  • - переважна орієнтація на роботу з документами на паперових носіях; в журналах і (або) картотеках реєструються відомості про їх переміщення, дорученнях керівників, контрольні терміни виконання, звітах і т.д .;
  • - єдині і детально регламентовані правила роботи з управлінськими документами в організаціях незалежно від їх сфери діяльності, аж до правил заповнення реєстраційних журналів і картотек.

Зазначена «традиційна» система документаційного забезпечення управління має наступні основні недоліки:

  • - отримання інформації про роботу з документами в організації вимагає пошуку і обробки даних з різнорідних і децентралізованих картотек, так як реєстрація ходу виконання документів розподілена по системі картотек організації та її структурних підрозділів;
  • - картотеки містять неповну і Неоперативне інформацію про стан документів в зв'язку з тим, що вони відокремлені від виконавців;
  • - розмноження і переміщення великої кількості паперових документів, ведення численних і дублюючих один одного журналів і картотек призводить до значних обсягів трудовитрат.

Перераховані проблеми зростають в корпоративній системі управління, коли необхідно координувати діяльність організаційно самостійних структур, територіально віддалених один від одного.

Автоматизовані системи, що реалізують російські принципи організації документаційного забезпечення, орієнтовані на забезпечення супроводу паперового документообігу, зменшення трудомісткості рутинних операцій по здійсненню контролю і обробки документів службами ДОУ. Основу сучасних АСДО в нашій країні склали автоматизовані системи контролю виконання документів (АСКИД), які до початку 1980-х рр. були впроваджені практично в усіх вищих органах виконавчої влади.

У розвинених країнах Європи і Америки, в зв'язку з відсутністю служб ДОУ, централізованих засобів контролю виконання документів, технології документаційного забезпечення, орієнтовані на роботу з електронними документами, істотно відрізняються від російських.

Кожен поручитель і виконавець ведуть свої журнали реєстрації. Система ґрунтується на розробці та вдосконаленні спеціального законодавства, що діють посадових інструкцій і високою виконавську дисципліну працівників. Виконавці, відповідно до прерогативами, вирішують багато питань переважно на горизонтальному рівні, без участі керівництва.

Автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, орієнтовані на такий порядок роботи з документами, максимально повно забезпечують процес створення і використання електронних документів в колективній роботі виконавців. Облік руху паперових носіїв інформації в даних системах, як правило, мінімальний або відсутній взагалі.

Документи, які циркулюють в сучасній організації, зазвичай мають дві форми - традиційну паперову та електронну. Перехід до безпаперових технологій стримується як існуючої законодавчої та нормативної бази, так і усталеними правилами і звичками. Причому ці правила і звички якраз найбільш консервативні і змінюються значно повільніше, ніж можливості сучасних інформаційних технологій.

Мабуть, ще досить довго в технологіях обробки електронних документів збережеться необхідність їх перекладу в паперову форму, оскільки багато працівників і, перш за все, керівники організацій часто вважають за краще працювати з документами у паперовому вигляді. Обмін документами між організаціями та передача їх в державні архіви також відбуваються в паперовій формі. Це пояснюється наступними перевагами документів на паперових носіях:

  • - простота сприйняття, зручність перегляду та затвердження, що пояснюється особливостями органів зору людини, біологічно не пристосованих до ефективного сприйняття зображення на екрані відеомонітора;
  • - тривале збереження інформації (визначається періодом старіння і руйнування паперу і якістю засобів нанесення даних);
  • - можливість забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу лише організаційними заходами;
  • - нижчий рівень стомлюваності при роботі з документами.

Крім того, для документів на паперовому носії встановлений перелік

реквізитів, що визначають їх юридичну силу. Вимоги до оформлення паперових документів визначені стандартами і уніфікованими формами.

Технології документаційного забезпечення, що використовують електронні документи, мають кілька явних переваг:

  • - питома вартість їх поширення та зберігання значно менше, ніж у документів на паперових носіях;
  • - час поширення і відтворення електронного документа в іншому місці вимірюється істотно меншим значенням (на кілька порядків) в порівнянні з паперовим документом;
  • - принципово новою якістю є здатність виробляти змістовний (контекстний) пошук документа;
  • - взаємодія як між співробітниками однієї організації, так і між різними організаціями здійснюється на якісно новому рівні, обумовленому можливостями сучасних телекомунікаційних технологій.

У той же час робота з електронними документами потребує врахування того, що час активного використання конкретних програмно-технічних засобів і час корисного використання носіїв інформації може бути менше, ніж необхідний термін зберігання документа. Необхідно своєчасно здійснювати перезапис даних на інший носій і оновлювати засоби її аутентифікації. Крім того, для зберігання електронних документів, можливо, треба зберігати також відповідні (найчастіше морально застарілі) технічні та програмні засоби для відтворення інформації або роздруковувати електронні документи на папері і завіряти зроблені копії.

Таким чином, паперові та електронні документи мають свої переваги і недоліки. Тому при виборі автоматизованої системи документаційного забезпечення управління обов'язково треба звернути увагу на те, які «традиційні» технології обробки документів можна буде перевести цілком в електронно-цифрову форму, а які ні.

Звичайно, було б ідеальним, якби пропоновані на ринку системи однаково ховаю і повно підтримували і паперовий, і електронний документообіг. На жаль, таких систем немає, а отже, вибираючи автоматизовану систему, потрібно дуже ретельно перевірити наявність у неї властивостей, які повинні забезпечити роботу з паперовими документами, коли це необхідно.

АСДО повинна забезпечувати виконання таких основних функцій документаційного забезпечення:

  • - реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
  • - передача документів разом з дорученнями по ним виконавцям;
  • - контроль за ходом виконання доручень;
  • - підготовка проектів документів та доручень і виконання процедур їх узгодження і затвердження;
  • - приміщення документів у справу;
  • - формування і передача справ в архів підприємства і ведення архіву;
  • - розсилка вихідних документів;
  • - пошук документів але будь-якому поєднанню параметрів запиту та видача різноманітних зведень і звітів.

Склад функцій і їх реалізація в кожній конкретній АСДО можуть істотно відрізнятися, тому при виборі системи слід детально і ретельно розглядати можливості кожної з них. Головним фактором все-таки є функціональна повнота - основний критерій вибору системи. З цього випливає, що якщо автоматизована система документаційного забезпечення управління може реалізувати всі перераховані функції, то з великим ступенем ймовірності можна стверджувати, що вона зможе вирішити всі основні завдання роботи з документами організації або підприємства. Звичайно, це означає тільки те, що функціональна повнота необхідна, але зовсім не обов'язково, що цього достатньо для кожної конкретної організації.

Сучасні автоматизовані системи документаційного забезпечення управління проектуються в архітектурі «клієнт-сервер» на базі промислових систем управління базами даних (СКБД) або з використанням технологій Lotus Notes , що підтримують протоколи Internet / Intranet.

Реалізація системи повинна забезпечувати широкі функціональні можливості на базі концептуально єдиної системної архітектури програмно-технічних засобів. При розширенні функціональних можливостей інформаційної системи за рахунок додатків, придбаних у різних постачальників, необхідно забезпечити технологічну та інформаційну сумісність на базі російських і міжнародних стандартів і рекомендацій.

У 1997 р міжнародною організацією зі стандартизації ( ISO International Organization for Standardization) створюється підкомітет з розробки стандартів у галузі інформаційних систем для вирішення наступних завдань:

  • - уніфікація опису окремої системи;
  • - визначення інтерфейсу для обміну інформацією між системами;
  • - уніфікація обміну даними між різними інформаційними системами;
  • - усунення технічних перешкод для зв'язку систем.

В результаті була розроблена еталонна модель взаємозв'язку відкритих систем ( Open System Interconnection - OSI). Рішенням сукупності питань, пов'язаних з інтеграцією і переносимість, стало розвиток методології та принципів відкритих систем.

Відкрита система - це система, яка реалізує відкриті специфікації на інтерфейси, служби і формати даних, достатні для того, щоб забезпечити:

  • - функціональну розширюваність;
  • - інтероперабельність;
  • - мобільність.

Функціональна розширюваність - можливість забезпечення еволюційного розвитку конкретної інформаційної системи при зміні вимог до цієї системи і при збереженні в максимально можливій мірі зроблених раніше вкладень.

Інтероперабельність прикладних систем - забезпечення спільної роботи з іншими прикладними системами на локальних і віддалених платформах при одночасній інтеграції інформаційних ресурсів.

Мобільність програмного забезпечення - можливість модернізації апаратної бази системи, що знаходиться в експлуатації, при збереженні можливості перенесення необхідного програмного забезпечення на нові апаратні платформи.

Відкрита специфікація - специфікація, яка підтримується відкритим, гласним погоджувальною процесом, спрямованим на постійну адаптацію нової технології, і відповідає узгодженим стандартам. Згідно з цим визначенням, відкрита специфікація не залежить від конкретної технології, тобто від конкретних технічних або програмних засобів або продуктів окремих виробників.

В основі концепції відкритих систем лежить поняття середовища відкритих систем. Серед відкритих систем - це описана сукупність стандартів, за допомогою яких уніфікується взаємодія апаратури і всіх компонентів програмної та інформаційного середовища будь-якої інформаційної системи: мов програмування, засобів введення / виведення, графічних інтерфейсів, систем управління базами даних, протоколів передачі даних в мережах, форматів даних в банках даних.

Відкрита інформаційна система управління документами підтримує такі основні промислові стандарти:

  • - комунікаційні стандарти (OSI);
  • - стандарти управління документами (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc);
  • - стандарти для СУБД (ODBC, SQL).

Відповідно до принципів стандартизації в Російській Федерації, закріпленими в Законі «Про технічне регулювання», міжнародні стандарти застосовуються як основа розробки національних стандартів. У ряді країн світу вже проведені роботи по створенню на основі ISO 15489 національних стандартів з управління діловою документацією. У Росії цей стандарт діє в якості національного з 01.07.2007.

З метою створення стандартів і протоколів взаємодії автоматизованих систем документаційного забезпечення управління в серпні 2002 р «Гільдією Керуючих Документації», Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), ДНВП «Граніт-Центр», компаніями «Айті», «Інтер - Траст », НТЦ ІРМ,« Електронні Офісні системи »і« Інформаційні бізнес-системи »сформована, відповідно до угоди, робоча група. Результатом діяльності робочої групи стало видання «Стандарту взаємодії систем автоматизації документаційного забезпечення управління». Стандарт встановлює формат, склад і зміст електронних повідомлень, що забезпечують взаємодію автоматизованих систем документаційного забезпечення управління.

В рамках федеральної цільової програми «Електронна Росія (2002-2010)» Міністерством з інформаційних технологій і зв'язку проводилася робота з вироблення стандартів обміну інформацією для систем електронного документообігу між органами державної влади. Результати проведених досліджень в даний час офіційно не опубліковані.

Необхідно відзначити, що існує ряд усталених технологічних характеристик систем, які уособлюють самі передові досягнення інформаційних технологій. Е го, перш за все, інтуїтивно зрозумілий і доброзичливий інтерфейс, об'єктно-орієнтований підхід і модульність.

Основні ідеї графічного інтерфейсу користувача включають наступні елементи:

  • - управління вікнами;
  • - використання графічних символів (піктограм) для представлення об'єктів;
  • - стиль взаємодії, званий безпосереднім маніпулюванням;
  • - об'єктно-орієнтована стиль програмування.

Модульний принцип побудови програм забезпечує поетапну

реалізацію автоматизованої системи. Кожен з модулів вирішує свою конкретну задачу або виконує конкретну функцію. Склад цих модулів повинен змінюватися без шкоди для працюючої системи. Модулі, по можливості, повинні бути незалежні один від одного при забезпеченні глибокої інформаційної інтеграції між ними.

Система повинна забезпечувати мінімальні зусилля і витрати для адаптації в процесі установки і конфігурації. Для забезпечення більшої гнучкості системи на етапі проектування необхідно передбачити якомога більше можливостей для подальшого її розвитку з тим, щоб уникнути значних часових та інших витрат.

Експлуатаційні характеристики автоматизованої системи документаційного забезпечення управління є одним з найважливіших критеріїв її вибору, і, оцінюючи їх, доцільно звернути увагу на такі якості системи:

  • - простота введення в дію;
  • - масштабованість;
  • - розмежування доступу користувачів і захист від несанкціонованого доступу до документів і функцій системи;
  • - важливість протоколювання роботи;
  • - наявність механізмів адміністрування і забезпечення надійності.

Введення системи в дію. При виборі системи необхідно врахувати дані за термінами її введення в експлуатацію у інших споживачів і визначити склад необхідних заходів щодо її впровадження. Одним з таких заходів є навчання працівників - користувачів системи, яке зазвичай поєднується ними з виконанням поточних службових обов'язків. Тому необхідно, щоб АСДО крім роботи зі справжньою базою документів організації допускала б і роботу з їх навчальною базою, що використовується для навчання і тренування всіх зацікавлених співробітників.

Зрозуміло, сучасна автоматизована система документаційного забезпечення управління повинна мати доброзичливий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, максимально наближений до інтерфейсів найбільш поширених офісних додатків.

Слід звернути увагу на принципи нумерації різних груп документів при їх реєстрації. Оскільки в період введення системи в дію окремі етапи процесу обробки документів можуть бути не охоплені автоматизацією, необхідно, щоб система, хоча б спочатку, зберігала поряд з новим і колишній порядок нумерації документів.

Масштабованість - забезпечення функціонування системи при зміні (як правило, у бік збільшення) кількісних вимог без істотних витрат на зміну принципів побудови і конфігурації. Згодом, у міру розширення сфери автоматизації обробки документів, кількість робочих місць в системі поступово збільшується. Зазвичай вони встановлюються спочатку в місцях реєстрації документів, а потім поетапно здійснюється автоматизація різних підрозділів. Тому обрана АСДО повинна забезпечувати можливість безболісного нарощування необхідної кількості робочих місць.

Розмежування доступу користувачів і захист від несанкціонованого доступу до документів і функцій системи. АСДО повинна забезпечувати розмежування доступу працівників окремих підрозділів як безпосередньо до текстів документів або їх реєстраційних карток, так і до всіх етапів процесу обробки і використання документів, включаючи формування і фіксування доручень керівниками і підготовку звітів виконавцями. Крім аутентифікації користувачів потрібна підтримка декількох рівнів доступу (які дозволяють, наприклад, перегляд, редагування, створення, видалення, друк та ін.), Які визначаються щодо кожного документа (і навіть полів в реєстраційній картці), а також груп користувачів з різними повноваженнями (припустимо , групи начальників відділів).

У разі якщо автоматизована система документаційного забезпечення управління є територіально розподіленою системою, бажано, щоб для обміну документами через відкриті канали зв'язку вона мала вбудовані і сертифіковані ФСО Росії кошти цифрового підпису та шифрування.

Протоколювання роботи користувачів. Протоколювання дозволяє зафіксувати всю історію документа (хто і коли його створив, редагував, переглядав, друкував і т.д.) і дає можливість вирішувати конфліктні ситуації при спільній роботі над ним декількох користувачів.

Адаптованість. В силу різних причин в організації можуть змінюватися номенклатура справ, структура і склад підрозділів. Автоматизована система повинна бути здатна підтримувати ці зміни, зберігаючи в недоторканності інформацію про документах, оброблених раніше.

Адміністрування та забезпечення надійної роботи. Засоби адміністрування АСДО, що дозволяють призначати і модифікувати повноваження користувачів по відношенню до документів і функцій системи, повинні забезпечувати її настройку відповідно до можливих змін організаційної структури. Необхідно, щоб дія таких налаштувань поширювалася не тільки на окремі документи, а й на їх групи, що мають іноді складну ієрархічну структуру. Для аналітичної роботи з документами не обійтися без коштів, що дозволяють відносити документи до різних тем і класифікувати за тими або іншими ознаками.

Найважливішими характеристиками стійкості АСДО до неминучих збоїв та відмов є:

  • - незалежність функціонування робочих місць один від одного;
  • - час відновлення сеансу роботи після його аварійного завершення;
  • - наявність засобів забезпечення цілісності даних і їх резервного копіювання.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

  • 1. Які завдання, які вирішуються автоматизованою системою документаційного забезпечення управління (АСДО)?
  • 2. Які основні способи створення АСДО і в чому їх відмінні риси?
  • 3. Що таке MoReq ?
  • 4. З яких етапів складається процес проектування і впровадження системи управління документами?
  • 5. Які вимоги пред'являються до організації, що здійснює розробку АСДО?
  • 6. У чому полягає сутність концепції відкритої системи?
 
<<   ЗМІСТ   >>