Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ

На сьомому етапі реалізується план впровадження системи, розроблений на попередньому етапі і визначає, як повинні узгоджуватися різні компоненти системи управління документами (технології, процеси, процедури і персонал).

Після завершення цього етапу повинна бути отримана вдосконалена організація управління документами при мінімальних змінах в діловій активності, що відповідає вимогам в галузі управління якістю, що приносить вигоду від довгострокових інвестицій, зроблених на попередніх шести етапах.

Документація, що створюється за завершенні цього етапу, повинна включати в себе:

  • - детальний план проекту, що описує обрану стратегію управління документами;
  • - документально зафіксовані основні організаційні положення, процедури і стандарти управління документами;
  • - навчальні матеріали, необхідні для підготовки чи перепідготовки персоналу для роботи в умовах функціонування системи управління документами;
  • - звіти по техніко-економічним і експлуатаційним характеристиками системи;
  • - звіти керівництва.

ОБСТЕЖЕННЯ СИСТЕМИ ПІСЛЯ ВПРОВАДЖЕННЯ

Восьмий етап - процес збору інформації про роботу системи управління документами. Перевірка системи після впровадження проводиться з метою оцінки ефективності її функціонування, своєчасного усунення виявлених недоліків і встановлення режиму безперервного відстеження та регулярної оцінки роботи системи.

В рамках цього етапу:

  • - виконується аналіз відповідності створюваних і використовуваних документів потребам управлінської діяльності;
  • - проводяться опитування керівництва, персоналу та інших зацікавлених сторін, спостереження і вибіркова перевірка проводяться з документами процедур і операцій;
  • - здійснюється перевірка документації, розробленої в процесі проектування системи.

В результаті організація буде мати:

  • - методологію об'єктивної оцінки системи управління документами;
  • - документально зафіксовані техніко-економічні та експлуатаційні характеристики системи управління документами;
  • - представлений керівництву звіт з документально зафіксованими результатами і рекомендаціями.
 
<<   ЗМІСТ   >>