Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ФОРМУВАННЯ, ОФОРМЛЕННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ, ЩО МІСТЯТЬ КОНФІДЕНЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Систематизації конфіденційних документів в справи і ведення справ в цілому відповідає тим вимогам, які пред'являються до аналогічної роботи з документами відкритого доступу.

Разом з тим завдання, які вирішуються при виконанні процедур і операцій формування і ведення справ з конфіденційними документами (конфіденційних справ), охоплюють не тільки сферу ефективного використання цих документів в управлінській та виробничої діяльності фірми, але і в значній мірі сферу забезпечення схоронності документів, справ, масивів інформації і їх носіїв, а також інших конфіденційних матеріалів в процесі зберігання і використання.

Загрози цінних і конфіденційних матеріалів фірми в період їх поточного (оперативного) архівного зберігання анітрохи не менше, ніж під час розгляду, виконання, обробки і руху. У практичній діяльності фірм цей момент часто не враховується, виконані конфіденційні документи випадають з-під контролю служби КД, що створює сприятливі можливості для зловмисника здійснити несанкціоноване ознайомлення з цими документами або виконати з ними інші протиправні дії.

Крім відомих задач номенклатура конфіденційних справ використовується в наступних цілях:

  • - обліку формуються справ (номенклатурного обліку справ) і забезпечення перевірки наявності документів та справ;
  • - закріплення схеми дозвільної системи доступу керівників і співробітників фірми до справ;
  • - обліку справ архівного фонду;
  • - обліку руху, використання і знищення архівних документів, справ та інших конфіденційних матеріалів до передачі в відомчий архів або архів фірми.

Таблична частина номенклатури має наступні додаткові графи, призначені для практичної реалізації зазначених вище завдань: гриф конфіденційності справи, прізвища співробітників, яким надано право користуватися справою, дати заведення і закриття справи (томи), кількість аркушів у справі (томі), позначки про рух справи (архівний номер, номер і дата акта про знищення, запис про відправлення, номер і дата супровідного листа), відмітка про перевірку наявності (підписи і дата). Комплекси документів на магнітних носіях (дискетах тощо.), А також архівні масиви (подмассіви) електронних документів, що знаходяться в комп'ютері, вносяться в номенклатуру справ на загальних підставах. Закріплення справ за конкретними виконавцями робить номенклатуру правовою основою для вирішення виконавцям працювати з конкретними справами.

У номенклатуру не включаються конфіденційні справи і документи, які мають інвентарну форму обліку, наприклад, технічна і технологічна документація, друковані видання, аудіо-, відеодокументи, особливо цінні документи виділеного зберігання і т.п.

Перелік заголовків справ складається таким чином, щоб склад, зміст і рівень конфіденційності документів кожної справи відповідали функціональними обов'язками тих співробітників фірми, які допущені до справи і будуть з ним працювати. Конфіденційні документи комплектуються в справи з урахуванням того, що відомості, що становлять комерційну таємницю, не повинні потрапляти в державний архів до закінчення терміну їх конфіденційності. Кожна справа повинна містити документи, що мають приблизно однаковий період конфіденційності.

Під одним заголовком зазвичай зводиться конфіденційне і не конфіденційне (відкрите) справа або встановлюється предметна зв'язок конфіденційних і відкритих справ. В цьому випадку конфіденційні справи включають в себе тільки ті документи, які в даний момент повинні мати обмеження щодо доступу до них персоналу. В результаті захист документів, справ і носіїв інформації стає більш ефективною. Не слід ототожнювати два різних поняття - термін зберігання справи і період конфіденційності документів, що включаються в справу (хоча конфіденційні документи характеризуються і тим і іншим поняттям). Період конфіденційності може бути довший або коротший терміну зберігання справи.

На відміну від номенклатури справ відкритих документів при роботі з номенклатурою конфіденційних справ виділяється як самостійна процедура закриття номенклатури справ, в яку входять наступні операції:

  • - перевірка закриття всіх заведених справ і томів;
  • - проведення річної перевірки наявності справ і документів;
  • - заповнення підсумкової записи про категорії та кількість заведених справ;
  • - перевірка повної відповідності електронного та паперового примірників номенклатури справ, додруківка відміток про закриття номенклатури, завірення всіх відміток підписом працівника ділянки служби КД;
  • - включення паперового примірника номенклатури в справу номенклатур;
  • - переробка електронного примірника номенклатури справ для використання в майбутньому календарному році;
  • - роздруківка номенклатури справ наступного року для видання.

Після закінчення діловодного року і проведення річної перевірки наявності справ і документів номенклатура закривається і підшивається в справу, що містить номенклатури за минулі роки. При цьому номенклатура зберігає облікову функцію архівних справ відповідного року.

Для зручності перевірки збереження конфіденційних справ, особливо при значній кількості справ довготривалого періоду конфіденційності, можна ввести інвентарну форму обліку справ. Кожне закінчене і закрите конфіденційне справа (том), картотека, журнал вносяться в традиційну і (або) електронну інвентарну облікову опис закінчених виробництвом справ, картотек і журналів. Облікові інвентарні номери справ вносяться в номенклатуру і вказуються на обкладинках справ.

У процесі формування і зберігання виникають серйозні загрози конфіденційних справ і документів, які можуть отримати реальний характер в результаті наступних обставин:

  • - отримання співробітником, працюючим зі справою, більшого обсягу конфіденційної інформації, ніж це необхідно (за рахунок неправильного формулювання заголовків справ в номенклатурі або помилкового розподілу, систематизації документів у справах);
  • - втрати працівником служби КД контролю використання справ співробітниками фірми (за рахунок погано організованого щоденного обліку видачі і повернення справ);
  • - втрати (крадіжки, втрати) справи або утримується в ньому документа, частин документа, підміни документів, окремих листів;
  • - помилкової видачі справи співробітникові, який не має права доступу до даної справи;
  • - доступу до справ сторонніх осіб як слідства помилкових дій персоналу або невиконання персоналом порядку забезпечення схоронності справ (наприклад, невиконання вимог інструкції про евакуацію справ і документів в умовах екстремальної ситуації).

При формуванні конфіденційних документів в справи повинна жорстко дотримуватися дозвільна система доступу співробітників до справ, документів і електронних відомостями, забезпечуватися інформаційна взаємозв'язок місцезнаходження документа в справі з його попередніми обліковими формами і номерами, строго виконуватися інструктивні вимоги, які вирішують задачу збереження справ і документів.

Технологічна схема процесу формування і оформлення конфіденційних справ включає наступні процедури:

  • - оформлення справи при його закладі;
  • - оформлення справи при його формуванні;
  • - оформлення справи (томи) при його закритті;
  • - видачу закінчених справ співробітникам фірми і прийом їх від співробітників.

Особливості процедури оформлення справи при його закладі наступні:

  • - оформлення обкладинки справи із зазначенням грифу конфіденційності справи;
  • - оформлення списку співробітників, допущених до справи (на внутрішній стороні обкладинки справи);
  • - оформлення картки обліку дозволів і видачі справи (поміщається в конверт на внутрішній стороні обкладинки);
  • - підшивка в справу чистих аркушів (бланків) внутрішнього опису документів;
  • - внесення до номенклатури відмітки про заведення справи.

Особливості процедури оформлення справи при його формуванні наступні:

  • - проставлення в кожному документі під грифом обмеження доступу позначки про період його конфіденційності або дати розгляду питання про зняття грифа (якщо така відмітка або дата раніше були відсутні);
  • - внесення даних про підшиваються документах у внутрішню опис справи;
  • - нумерація аркушів документа в справі;
  • - при необхідності внесення змін до реквізитів обкладинки справи;
  • - підшивка документа в справу (прошнурування листів документа), перевірка правильності нумерації аркушів;
  • - внесення відмітки про підшивці в облікову картку документа;
  • - перевірка правильності підшивки документа;
  • - повернення облікової картки документа на відповідну ділянку служби КД, в картотеку за належністю.

Особливості процедури оформлення справи (томи) при його закритті

наступні:

  • - підшивка і оформлення засвідчувального листа - листа-завірителя (тільки для справ, що містять документи довготривалого періоду конфіденційності);
  • - оформлення підсумкового запису у внутрішній опису справи;
  • - опечатування решт шнурка на засвідчувальний аркуші (тільки для справ, що містять документи довготривалого періоду конфіденційності);
  • - внесення підсумкових відомостей до реквізитів на обкладинці справи;
  • - проставлення відмітки про закриття справи (томи) в номенклатурі справ;
  • - при необхідності внесення справи в інвентарний опис закінчених виробництвом справ, картотек і журналів;
  • - після закінчення року закриття номенклатури справ, всіх картотек на виконані документи і контрольних журналів обліку карток;
  • - внесення відповідних відміток в номенклатуру справ;
  • - при необхідності внесення закритих картотек і журналів в інвентарний опис закінчених виробництвом справ, картотек і журналів.

Закінчені виробництвом (закриті) конфіденційні справи протягом певного і іноді досить тривалого часу активно використовуються в поточній роботі співробітників фірми, видаються їм для вирішення тих чи інших питань.

Особливостями процедури видачі закінчених справ співробітникам фірми і прийому їх від співробітників можна назвати наступні:

  • - перевірка працівником служби КД повноважень виконавця: наявності на обкладинці справи або в картці обліку дозволів і видачі справи його прізвища в списку співробітників, допущених до справи (папці, альбому, дискеті);
  • - видача справи співробітникові під підпис у картці обліку дозволів і видачі;
  • - приміщення картки обліку дозволів і видачі справи в картотеку «За виконавцями»;
  • - при поверненні справи співробітником - перевірка відповідності документів справи відомостями, зафіксованим у внутрішній опису, контроль комплектності справи і документів, збереження всіх їх елементів;
  • - підпис працівника служби КД, що засвідчує повернення справи в картці обліку дозволів і видачі, а також внутрішнього опису документів, що знаходяться у виконавця;
  • - приміщення справи і картки в місця зберігання.

Видані виконавцям для роботи справи повинні бути повернуті ними в службу КД в той же день.

Всі зазначені процедури можуть виконуватися в автоматизованому режимі, який супроводжує специфічний набір внемашинной операцій. Видача і повернення виконавцями архівних електронних комплексів документів мають більш складну технологію, що пов'язано з необхідністю виконання ряду додаткових операцій з проставлення електронного підпису в облікових формах.

Як ми бачимо, наведена технологічна схема формування і оформлення конфіденційних справ з достатнім ступенем гарантії вирішує завдання забезпечення безпеки як традиційних справ і документів, так і архівних електронних масивів конфіденційних документів.

При знятті в установленому порядку з документа грифу конфіденційності та вилучення його зі справи (для переміщення у відкрите справа) нумерація аркушів справи зберігається, але відсутні листи обумовлюються у внутрішній опису справи із зазначенням причини вилучення документа і його нового місцезнаходження. Одночасно така ж відмітка вноситься до облікової форму документа.

Облікова форма залишається в картотеці виконаних конфіденційних документів за відповідний рік і не підлягає переміщенню в картотеку відкритих документів. Аналогічним чином здійснюється процес вилучення електронного документа з архівного масиву комп'ютера служби КД або з дискети.

Після вилучення зі справи останнього документа, з якого знято гриф конфіденційності, обкладинка справи або футляр магнітного носія разом з внутрішнім описом продовжують зберігатися в службі КД протягом зазначеного в номенклатурі терміну і потім знищуються. Відмітка про знищення вноситься в номенклатуру справ відповідного року і (або) інвентарний опис закінчених виробництвом справ, картотек і журналів (якщо такий опис ведеться).

Підготовка конфіденційних справ до передачі в відомчий архів (архів фірми) технологічно не відрізняється від аналогічної роботи зі справами відкритого доступу.

Отже, технологія поточного та архівного зберігання конфіденційних справ на відміну від технології зберігання справ відкритого доступу вирішує, перш за все, завдання забезпечення збереження включених в справи документів і контролю за своєчасним зняттям з документів грифу конфіденційності. Важливою складовою частиною цієї технології є регламентація системи доступу до справ і порядку роботи зі справами керівників і співробітників фірми.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

  • 1. Як здійснюється оперативне зберігання документів у виконавців?
  • 2. Як здійснюється підготовка справ до тривалого зберігання?
  • 3. Як здійснюється підготовка справ до постійного зберігання?
  • 4. Для чого необхідні внутрішній опис і засвідчувальний запис справи?
  • 5. Як оформляється обкладинка справи?
  • 6. Який порядок підготовки і передачі звернень громадян на зберігання?
  • 7. Який порядок формування, оформлення і зберігання справ, що містять конфіденційні документи?
 
<<   ЗМІСТ   >>