Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СПРАВ

Оперативне зберігання документів у виконавців

Під час створення, узгодження, використання документів вони зберігаються в папках виконавців в непідшиті вигляді. Для їх систематизації зручно застосовувати прозорі пластикові пакети з системою кріплення в папки - «файли». Електронні документи (документи в цифровій формі) в цей період зберігаються в довгостроковій пам'яті обчислювальної системи офісу або на знімних носіях (дискетах, флеш-картах і ін.). Структура папок і файлів, незалежно від використовуваного носія, для запобігання плутанини повинна відповідати структурі заголовків в номенклатурі справ. Допустимо не використовувати довгі заголовки, а обмежитися індексами номенклатури справ. Оскільки документи зберігаються не один рік, доцільно до індексу електронної папки додавати позначення року, наприклад: 32-08 / 2012.

Величне вже виконаних і копій відправлених документів здійснюється в більшості випадків в підшитому вигляді в папках скоросшивателях різних конструкцій, регламентація стосується тільки правил оформлення обкладинок цих папок. Зберігання креслень, інших документів, підшивка яких може знищити частину тексту або зіпсувати сам носій, наприклад, почесні дипломи, доцільно здійснювати в непідшиті вигляді в спеціальних (з клапанами і зав'язками) папках, що забезпечують їх збереження і коробках.

Зберігання документів в цифровій формі (електронних версій) доцільно здійснювати на знімних носіях в спеціально для них призначених упаковках, наприклад коробках для CD-дисків, оскільки в даний час цей носій найбільш технологічний для запису і зберігання документів.

При закладі справи оформляється обкладинка папки або спеціальний бланк, який наклеюється на обкладинку справи. Оформлення особових вкладишів до коробок, в які поміщають CD-диски, аналогічно обкладинках папок для паперових документів.

На обкладинці (рис. 18.1) вказується повністю в називному відмінку найменування організації і структурного підрозділу, в якому заводиться справа (одиниця зберігання); індекс справи за номенклатурою справ; при закладі наступного томи справи на першому і наступних томах вказується його номер; заголовок справи, який повністю переноситься з номенклатури справ; так само, як і відомості про термін зберігання справи.

Зразок обкладинки футляра магнітного носія (розмір 125 х 120 мм)

Мал. 18.1. Зразок обкладинки футляра магнітного носія (розмір 125 х 120 мм)

Допускається пізніше вносити відомості про дату заведення справи, так як ця дата повинна збігатися з хронологічно першою датою документів, з яких сформовано справу.

Для додаткового обліку одиниць храпения з технічними носіями (фото-, кіно-, магнітними плівками, різними касетами, комп'ютерними CD- і DVD-дисками) слід ввести облік самих носіїв інформації.

За основу може бути взята картка з раніше діяли методичних вказівок але зберігання документів на машинних носіях (РД 50-524-84 «Методичні вказівки. Порядок зберігання документів на машинних носіях») або розроблена і затверджена керівництвом організації власна облікова форма (рис. 18.2) .

Орієнтовна форма картки обліку носіїв

Мал. 18.2. Орієнтовна форма картки обліку носіїв

Для оперативного (поточного) зберігання справ використовують різноманітні засоби зберігання, від традиційних канцелярських дерев'яних і металевих полиць, шаф, сейфів до спеціальних елеваторних картотек. Справи (і одиниці зберігання) розташовуються в них відповідно до номенклатури справ. Там же, наприклад, на внутрішніх поверхнях дверей для швидкого пошуку закріплюють і відповідний розділ номенклатури справ.

Окремі документи, вже підшиті в справи, як правило, з них не вилучаються, за винятком обумовлених законодавчо випадків; краще виготовлення копій і їх завірення (при необхідності). У той же час справи, що знаходяться на оперативному зберіганні, часто видаються у тимчасове користування співробітникам і структурним підрозділам для поточної роботи. В цьому випадку служба ДОУ повинна вести облік справ, виданих у тимчасове користування як зовні, так і всередині організації, і стежити за їх своєчасним і повним поверненням. Для контролю за видачею справ співробітникам використовуються картки, в яких за кожну справу окремо розписується в тому, що справи повернуті і претензій до користувача немає, спочатку співробітник структурного підрозділу, а при їх поверненні - фахівець служби ДОУ (рис. 18.3).

Зразок картки обліку видачі справ

Мал. 18.3. Зразок картки обліку видачі справ

При більшому обсязі видачі окремі картки можуть заводитися в цілому на структурний підрозділ або на окремі, часто використовувані справи. У картку в такому випадку необхідно додати інформацію:

«Найменування структурного підрозділу _» і «Заголовок справи _».

Однакові картки використовуються і для обліку видачі справ на руки в структурних підрозділах. Традиційно термін роботи співробітника зі справою не перевищує 10 днів. Видача справжніх документів і цілком справи в сторонні організації здійснюється у виняткових випадках (наприклад, слідчим органам) і тільки за письмовим розпорядженням керівника організації. Видача оформлюється відповідно до архівних правилами. Після закінчення місяця документи повинні бути як правило повернуті або переоформлений акт їх видачі у тимчасове користування.

При втраті справи (справ) співробітники повинні вжити всіх заходів до пошуку зниклих документів, при невдачі керівництво організації повинно провести службове розслідування, вимагати від винних письмових пояснень, вжити заходів до відшкодування втрати. Завершення пошуку оформляється актом, що складається за єдиною з державними архівами формі.

 
<<   ЗМІСТ   >>