Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ТИПОВІ І ВІДОМЧІ ПЕРЕЛІКИ ДОКУМЕНТІВ

На допомогу організаціям при проведенні експертизи наукової, соціальної та практичної цінності їх документів Росархивом розроблений також ряд нормативно-методичних матеріалів про порядок проведення, оцінки інформаційної цінності і визначенні термінів їх зберігання різних функціональних груп документів:

  • - винаходів і відкриттів;
  • - документів з повторюється інформацією;
  • - науково-технічної документації;
  • - виробничих автоматизованих систем управління;
  • - редакційних документів і т.д.

Визначення конкретних строків зберігання справ і документів проводиться на основі спеціальних переліків найбільш типових документів і типових номенклатур справ. Встановлені в них терміни зберігання документів є обов'язковими для всіх працюючих в Росії організацій, незалежно від роду занять і форми власності. Терміни зберігання документів, встановлені архівної службою цими переліками, скорочувати забороняється, але вони можуть бути збільшені у випадках, викликаних специфікою діяльності офісу.

На основі і в розвиток робіт архівної служби міністерства і відомства нерідко розробляють власні переліки, за рахунок доповнення їх специфічними документами своєї галузі; всі вони, природно, обов'язково проходять експертизу в архівної службі. При відсутності відомчого переліку слід користуватися «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання» (2000 р, 2006), а для документів, створених раніше 1995 року, також «Переліку типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів їх зберігання »(1988 р).

Чинний Перелік (табл. 17.1) розбитий на 523 статті, що містять найменування конкретних документів і термінів їх зберігання, згруповані в підрозділи і об'єднані в 12 розділів:

  • - організація системи управління;
  • - планування діяльності;
  • - фінансування діяльності;
  • - облік і звітність;
  • - економічні, наукові, культурні зв'язки;
  • - інформаційне обслуговування;
  • - трудові відносини;
  • - кадрове забезпечення;
  • - матеріально-технічне забезпечення діяльності;
  • - адміністративно-господарські питання;
  • - соціально-побутові питання;
  • - діяльність первинних профспілкових організацій (об'єднань).

Талица 17.1

Виписка з Переліку типових управлінських документів

статті

Вид документа

термін

зберігання

Примітки

67

Документи (номенклатури, переліки, класифікатори справ і документів) з організації документів у діловодстві організації, про склад і терміни їх зберігання:

  • а) за місцем розробки і затвердження;
  • б) в інших організаціях

Пост.

До заміни новими

69

Цільові програми інформатизації; документи (технічне завдання, акти приймання, впровадження, протоколи та ін.) до них

Пост.

70

Документи (акти, висновки, довідки, листування) про вдосконалення документаційного забезпечення управління, впровадження сучасних інформаційних технологій, захисту інформації

5 л. ЕПК

71

Договори про проектування, розробки, впровадження автоматизованих систем і програмних продуктів

5 л. ЕПК

Після закінчення терміну дії договору

72

Книги, картки (бази даних), журнали реєстрації та контролю:

  • а) розпорядчих та нормативних документів організації;
  • б) надходять та відправляються документів;
  • в) звернень громадян;
  • г) телеграм, телефонограм, факсів, заявок на переговори;

Пост.

Зг.

5 л. 3 м

Зберігаються в організації. Підлягають прийому в державний, муніципальний архів, якщо можуть бути використані

Закінчення табл. 17.1

Вид документа

термін

Примітки

статті

зберігання

д) аудіовізуальних документів

3 м ЕПК

в якості

науково-справоч-

ного апарату

75

Документи (журнали, книги, листи, зведення)

обліку:

а) прийому відвідувачів;

Зг.

б) розсилки документів;

2 м

в) бланків суворої звітності;

3 м

г) машинописних, комп'ютерних робіт;

1 м

д) видачі справ у тимчасове користування

Зг.

78

Документи (заяви, дозволи, перспі-

Юл.

ска) про допуск до ознайомлення з документами

80

Копії архівних довідок, видані по занро-

5 л.

сам громадян; документи (заяви, запити,

довідки, листування) до них

81

Договори, угоди з архівними уста-

5 л. ЕПК

після закінчення

новами, іншими організаціями з питань

терміну дії

архівної справи і діловодства

договору

Деякі статті переліків можуть бути розбиті на пункти, що містять документи, що мають різні терміни зберігання, наприклад ст. 193 «Книги, журнали, картотеки обліку » містить пункти від «а» до «н»:

  • а) цінних паперів - постійно;
  • б) договорів, контрактів угод - 5 років ЕПК;
  • в) основних засобів - 5 років.

Тому в офісі з переліку слід вибирати той пункт і строк зберігання, до якого відносяться конкретні документи.

Необхідно звертати увагу і на спеціальні позначки, що відносяться до різних строків зберігання документів. Відмітка в переліку «5 л. ЕПК » означає, що після закінчення зазначеного терміну питання про подальше зберіганні документів вирішується експертною комісією організації або архівного органу.

Залежно від прийнятого рішення термін зберігання цих справ може залишатися без змін або продовжений, якщо члени комісії прийдуть до висновку, що документи знищувати рано.

Про терміни зберігання окремих категорій документів робляться такі відмітки: «До заміни новими», «До відпадання потреби», «Після закінчення терміну дії договору», «За умови завершення перевірки (ревізії )» та ін.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

  • 1. Які критерії експертизи значущості документів?
  • 2. Який порядок формування і діяльності експертних комісій?
  • 3. Для чого використовуються типові та відомчі переліки документів?
  • 4. Яка структура Переліку типових документів?
 
<<   ЗМІСТ   >>