Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ОЦІНКА ЗНАЧИМОСТІ ДОКУМЕНТІВ І ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ ЇХ ЗБЕРІГАННЯ

Критерії оцінки інформаційного змісту документів

Експертиза значущості змісту документів здійснюється на основі загальних критеріїв оцінки походження, змісту, зовнішніх особливостей документів і специфічних критеріїв, що мають на практиці різне, але від цього не менш важливе значення.

Критеріями оцінки походження є роль і місце організації, діяча науки, культури, політики в системі державного управління, економіки, політики, соціального життя суспільства, значимість її (його) діяльності, час і місце освіти документів.

Критеріями оцінки змісту можна назвати значимість події, явища, предмета і фактів, відображених в документах, значення зафіксованої в документах інформації, її повторюваність в інших документах, цільове призначення, вид і різновид конкретного документа.

До критеріїв оцінки зовнішніх особливостей документа відносяться юридична достовірність, тобто наявність необхідних підписів, дат, відбитків печаток, резолюцій, позначок про проходження та виконання, особливості передачі тексту, матеріальної основи носія інформації, його фізичного стану, способу передачі інформації.

Крім того, для кожної групи документів існують і власні, специфічні критерії їх оцінки: значимість інформації для розвитку науки, техніки, виробництва, новизна поставлених завдань і запропонованих рішень, пріоритетність авторства, економічна ефективність, соціальна значимість, комплектність і повнота викладу суті проблеми і ін .

Взагалі оцінка документів та їх змісту проводиться практично на всіх етапах створення і обробки. Починаючи від написання змісту, узгодження проекту, визначення форми і виду кінцевого варіанту документа; порядку доведення його до адресата, встановлення системи реєстрації, вибору місця і способу зберігання.

Повний цикл взаємодії людини з документарної середовищем включає не тільки створення документів, їх використання, включаючи доведення до виконавців і саме виконання, а й зберігання документів і відомостей про них з метою подальшого, можливо неодноразового, використання. Адже документ створюється для фіксації інформації та передачі її в просторі і в часі.

Але значення і цінність документів, що утворюються в процесі офісної діяльності на різних носіях, а також отриманих організацією від різних кореспондентів з використанням всіляких засобів їх доставки, різна. Деякі документи необхідні тільки для оперативної роботи з ними протягом обмеженого часу, поки в них є практична потреба. Довготривале зберігання таких документів недоцільно не тільки через обмежені площі практично в будь-якій організації, але і в зв'язку з тим, що нікому і ніколи не буде цікаво їх зміст.

Документи, що містять соціальну інформацію про громадян, випускників навчальних закладів і т.д., зберігають своє значення значно довше і повинні зберігатися на всьому протязі життя людини, але і вони, в кінцевому рахунку, втрачають свою інформаційну цінність, так як мають особистісний характер і є цінністю тільки для конкретного індивідуума. Цікаві самі по собі, в силу масовості, вони не тільки займають занадто багато місця, але і містять багато типовий, дублюючої, другорядної інформації, навряд чи цікавою для майбутніх дослідників сучасності.

Третя група документів створюється спеціально, щоб зафіксувати основні віхи в історії становлення та розвитку конкретних організацій, корпорацій, фірм і вони представляють цінність тільки для даної організації і повинні зберігатися весь час, поки існує організація.

Четверті містять нормативно-методичну базу і мають велике управлінське і довідкове значення і їх, ймовірно, слід зберігати до тих пір, поки буде існувати потреба в них заглянути, а може щось і запозичити при розробці власних документів аналогічного змісту.

П'яті, що відображають науково-технічні досягнення, роботу системи управління, громадську, господарську, політичне життя, мають важливе науково-технічне, історичне, економічне значення і включаються до складу Архівного фонду Російської Федерації, в його державну або недержавну частина, в залежності від автора і власника.

Останні, як пам'ятники історії і культури, поряд з архітектурними, матеріальними пам'ятками епохи, повинні бути збережені максимально довго, в ідеалі - безстроково, або по архівній термінології - постійно. Для постійного зберігання, звичайно, робиться вибірка і з документів інших перерахованих груп, але в такому випадку вони переходять в розряд пам'ятників історії і культури.

В силу типовості і неодноразової повторюваності завдань в системах управління з'являється можливість проведення оцінки цінності здебільшого документної інформації, що циркулює в будь-якій системі управління на основі єдиних критеріїв.

Така діяльність в системі управління отримала професійний термін «експертиза цінності документів».

В організаціях для проведення експертизи цінності документів, створених та отриманих ззовні, а також для розгляду нормативних методичних документів по роботі діловодних служб, посадових інструкцій в частині роботи з інформацією, табелів форм документів та інших питань, створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). У великих організаціях з великим обсягом документообігу створюється центральна експертна комісія, основними завданнями якої стають, крім перерахованих, розгляд і узгодження результатів роботи експертних комісій структурних підрозділів, цехів, філій.

Експертні комісії діють на підставі затверджених керівниками організації Положень про постійно діючу експертну комісію. З метою досягнення методичного єдності і для полегшення розробки власного Положення про ЕК, архівної службою Російської Федерації (Росархивом) в 1995 р розроблено і затверджено Типове положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства.

Відповідно до багатогранністю оцінки документів і формується склад експертної комісії. Експертна комісія створюється відповідно до Положення про неї з найбільш кваліфікованих співробітників. Члени комісії повинні добре знати функції, структуру свого офісу, систему документаційного забезпечення - склад і зміст всієї сово- купності документів. До складу експертної комісії слід включати:

  • - співробітника, відповідального за документаційне забезпечення організації;
  • - співробітника, відповідального за архів;
  • - фахівців з наукової, технічної, навчальної, виробничої та інших видів документації;
  • - фахівця із забезпечення захисту інформації;
  • - інших фахівців, якщо в них є необхідність.

Головою експертної комісії, як правило, призначається один

із заступників керівника організації. Секретарем експертної комісії - секретар фірми або співробітник діловодної служби або архіву. Засідання експертної комісії проводяться в міру потреби, але не рідше двох разів на рік і оформляються протоколами. Ведення всіх документів і організація проведення засідань є обов'язками секретаря експертної комісії.

Експертна комісія - це дорадчий орган, її рішення вступають в силу після затвердження керівником організації, так як відповідно до законодавства він несе відповідальність за збереження документів.

Об'єктами розгляду експертної комісії, перш за все, є:

  • - перескладалися номенклатура справ;
  • - описи справ постійного і довготривалого (понад 10 років) зберігання;
  • - акти про виділення до знищення і про анулювання документів і справ незалежно від виду носія;
  • - комплекси документів (паперові справи, проекти, одиниці зберігання на непаперових носіях) на предмет правильності їх оформлення для постійного і довготривалого зберігання;
  • - пропозиції про збільшення типових термінів зберігання документів;
  • - пропозиції про встановлення строків зберігання документів, не передбачених діючими типовим переліком архівної служби, галузевими переліками і типовими номенклатурами справ.

Протоколи засідань експертної комісії, номенклатури справ, опису і акти про виділення документів до знищення в державних установах та інших організаціях, що здають свої документи постійних термінів зберігання до державних архівів, затверджуються керівником організації тільки після їх узгодження з відповідними органами архівної служби Російської Федерації.

 
<<   ЗМІСТ   >>