Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ПОРЯДОК РОБОТИ ВИКОНАВЦІВ З КОНФІДЕНЦІЙНИМИ ДОКУМЕНТАМИ І ВІДОМОСТЯМИ

Конфіденційний документ знаходиться у відносній безпеці до тих пір, поки він зберігається в службі КД. Уразливість документа різко зростає при виході його за межі цієї служби. Документи піддаються всьому спектру можливих загроз. У зв'язку з цим правильна організація роботи персоналу фірми з конфіденційними документами і контроль за виконанням співробітниками встановлених правил представляється вкрай важливим.

Працівникам служби КД і персоналу фірми слід враховувати, що працює у фірмі зловмисник або співробітник фірми, пов'язаний зі зловмисником, викрадають, знищують або фальсифікують, як правило, не ті документи, з якими вони працюють, а документи і інформацію, довірені іншим співробітникам. Особливу цінність в цьому плані для зловмисника представляють працівники служби КД або референти керівників, як особи найбільш обізнані про конфіденційну інформацію.

Відповідальність за збереження конфіденційних документів і запобігання втрати ними конфіденційності несуть керівники підрозділів (напрямів діяльності) фірми. Співробітники фірми, в тому числі керівники будь-якого рівня, при роботі з конфіденційними документами зобов'язані:

  • - знайомитися тільки з тими конфіденційними документами, до яких вони отримали письмовий дозвіл на доступ в силу посадових обов'язків;
  • - негайно пред'являти працівнику служби КД всі значаться за ними документи (на паперових і магнітних носіях, електронні, фото-, відео-, аудіодокументи) для перевірки їх наявності і комплектності;
  • - вести спільно з працівником служби облік утримуваних них конфіденційних документів;
  • - щодня по закінченні робочого дня перевіряти наявність документів і здавати їх на зберігання в службу КД;
  • - здавати по опису працівнику служби КД всі матеріали по закінченні виконання документа або роботи над ним;
  • - здавати по опису працівнику служби КД всі значаться за ними документи і матеріали при звільненні, відхід у відпустку, від'їзді у відрядження;
  • - негайно повідомляти першому керівнику фірми і в службу КД про втрату або недостачу документів, виявленні зайвих або неврахованих документів, окремих листів.

Робота з конфіденційними документами дозволяється співробітникам фірми на робочих місцях, але тільки при наявності умов, що виключають можливість втрати документа або розкрадання інформації. При відсутності цих умов співробітники фірми працюють з конфіденційними традиційними і електронними документами, справами і базами даних в спеціально призначеному для цього приміщенні служби КД.

Для роботи з конфіденційними документами співробітник повинен бути забезпечений постійним робочим місцем, особистим сейфом (металевою шафою), кейсом для зберігання і перенесення конфіденційних документів, номерний особистої металевої печаткою. Робоче місце виконавця слід розмістити таким чином, щоб виключити можливість огляду знаходяться на столі документів особами, які не мають до них відношення. Екран комп'ютера не повинен бути видно колегам по робочому приміщенню, відвідувачам, в вікно і від вхідних дверей.

Приміщення, в якому конфіденційна інформація обробляється на комп'ютері, має мати захист від технічних засобів промислового шпигунства. На робочому столі завжди повинен знаходитися тільки той конфіденційний документ і матеріали до нього, з якими в даний момент працює співробітник. Інші документи повинні знаходитися в кейсі, який зберігається в замкненому сейфі.

Співробітникам забороняється зберігати конфіденційні документи, справи, носії інформації на робочому столі, в ящиках робочого столу, непристосованих шафах. Ключі від сейфа і кейса, металева печатка постійно зберігаються у співробітника. Дублікати всіх ключів повинні перебувати в службі КД в опечатаному виконавцем пеналі (в тому числі дублікати ключів від сейфа і кейса, якими користується перший керівник). Прочитані листи конфіденційного документа завжди повинні лежати текстом вниз. При підході до робочого столу іншого співробітника лист, з яким працює виконавець, перевертається текстом вниз. При будь-якому за тривалістю виході з приміщення виконавець повинен прибрати в сейф всі документи і матеріали, заблокувати комп'ютер і, якщо в приміщенні не залишаються інші співробітники - замкнути вхідні двері.

Керівникам і виконавцям, працівникам служби КД не слід вести будь-які допоміжні картотеки по організації роботи з конфіденційними документами і контролю за їх виконанням. Виконані (до підшивки їх в справу) і невиконані документи повинні зберігатися тільки б робочих папках, на яких вказується їх цільове призначення: «Ознайомлення», «Узгодження», «Терміново», «Завдання на таке-то число», «Підлягає поверненню» , «На підшивку в справу» і т.п. Папки повинні мати описи, що знаходяться в них документів. Зберігати документи в розсипи в ящиках столів, шафах, сейфах в одній папці не допускається. Справи, закріплені за конкретним виконавцем, позначаються індивідуальним колірним відмінністю, що дозволяє виявляти факти несанкціонованого доступу до цих справ іншого співробітника.

Працівникам служби КД рекомендується регулярно перевіряти програмне забезпечення комп'ютерів, на яких обробляється конфіденційна інформація. Мета перевірки - виявлення незатверджених або незвичайних програм. Резервні та страхові копії всіх документів фірми, що знаходяться на магнітних носіях, повинні зберігатися в службі КД. Актуалізація копій здійснюється в міру необхідності працівником служби КД з письмової санкції керівника підрозділу (напрями діяльності) фірми і в присутності відповідного виконавця. Санкція і факт актуалізації фіксуються в обліковій картці документа.

В кінці робочого дня виконавці зобов'язані перенести всю конфіденційну інформацію з комп'ютера на зовнішні носії інформації, стерти інформацію з жорстких дисків, перевірити наявність усіх конфіденційних документів (на паперових, магнітних та інших носіях), переконатися в їх комплектності. Залишати конфіденційні документи на робочому місці не дозволяється. Не допускається також зберігання на робочому місці виконавця копій конфіденційних документів.

Винятковим правом постійного зберігання документів на робочих місцях можуть користуватися перший керівник, його заступник, співробітники служби персоналу і інших служб на розсуд першого керівника, які мають у своєму розпорядженні об'ємними масивами конфіденційних паперових документів (картотеками, папками та ін.) Або великим числом машиночитаємих документів. Конфіденційні матеріали такого роду містяться в сейф (металеву шафу), який замикається, опечатується і здається під охорону. Сейф обладнується охоронною сигналізацією. Комп'ютери з великим складом конфіденційної інформації, яку неможливо переносити на зовнішні носії інформації, або складними базами даних опечатуються двома печатками - виконавця та представника служби безпеки. Зняття печаток на початку робочого дня також проводиться цими особами.

У службу КД здається, як правило, кожен конфіденційний документ окремо. При наявності у співробітника декількох документів, справ, носіїв інформації, необхідних йому для щоденної тривалої роботи, вони акуратно (в папках) укладають разом з описом в кейс, який замикається, опечатується особистою печаткою співробітника і здається в службу КД. Кейси призначені для перенесення конфіденційних документів в межах охоронної зони (всередині будівлі фірми), доставки їх в службу КД і назад на робоче місце, зберігання документів в неробочий час в цій службі. Кейси видаються виконавцям на початку робочого дня в обмін на посвідчення, пропуск, спеціальний жетон або під підпис в спеціальній обліковій формі.

Після підготовки конфіденційних документів до здачі в службу КД виконавець зобов'язаний відключити комп'ютер, блокувати його персональним ключем, перевірити наявність і комплексність в металевій шафі відкритих документів, носіїв інформації, справ, інших матеріалів, замкнути й опечатати шафа. У приміщенні відключається електроенергія, вхідні двері закриті, опечатується і приміщення здається під охорону. Подібні приміщення охороняються особливо ретельно, обладнуються комплексом технічних засобів охорони, сигналізації та оповіщення. Сейфи з особливо цінними документами фірми доцільно розміщувати в приміщенні служби КД.

Відмітки про закриття і розтині робочих кімнат співробітниками фірми, відключенні технічних засобів охорони робляться в спеціальному журналі служби охорони з підписом особи, відповідальної за приміщення, і представника охорони. Основні і резервні ключі від робочих кімнат зберігаються в сейфі в приміщенні охорони в спеціальних пеналах. Пенал закривається і опечатується особою, відповідальною за приміщення.

Помилкові дії персоналу навіть при технічно оснащеної системою захисту часто ведуть до втрати цінної інформації і занадто дорого обходяться фірмі.

Отже, виконання досить великого комплексу загальних і приватних вимог по роботі керівників і виконавців з конфіденційними документами дозволяє не тільки правильно організувати технологічні процеси цієї роботи, а й сформувати дієву систему контролю виконання персоналом зазначених вимог, що в цілому дозволить максимально протидіяти задумам злоум и ш л ен о ди.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

  • 1. Що розуміється під безпекою інформаційних ресурсів?
  • 2. При здійсненні яких видів діяльності формується цінна інформація, яка потребує захисту?
  • 3. Що заборонено відносити до інформації охраніченного доступу?
  • 4. Як здійснюються виявлення та регламентація складу конфіденційних відомостей і документів?
  • 5. Який порядок документування конфіденційних відомостей?
  • 6. Який порядок роботи виконавців з конфіденційними документами і відомостями?
 
<<   ЗМІСТ   >>