Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ФОРМУВАННЯ ОСОБОВОЇ СПРАВИ СПІВРОБІТНИКА

Склад особової справи

Особиста справа являє собою систематизований комплекс необхідних персональних і вихідних облікових документів, що характеризують трудову діяльність працівника на різних посадах в даній організації або на керівних посадах в певній галузі господарства. Процес формування особової справи включає в себе:

  • - внесення до опису (журнал) інвентарного обліку особистих справ записи про заклад нового особової справи;
  • - підготовку обкладинки особової справи: оформлення обкладинки відповідно до стандарту, вказівка облікового номера особової справи і дати його закладу; позначення номера особової справи на корінці папки;
  • - підшивку в панку чистих аркушів внутрішнього опису документів особової справи, заповнення та приміщення в конверт на зворотному боці обкладинки контрольної картки видачі особової справи;
  • - отримання співробітником кадрової служби від керівника цієї служби початкового комплекту документів для включення до особової справи;
  • - систематизацію отриманих документів, внесення у внутрішній опис документів відомостей про які розміщені в особову справу документів;
  • - валову нумерацію аркушів документів та позначення листів розташування документів у внутрішній опису;
  • - підшивку документів в папку особової справи в послідовності номерів аркушів;
  • - перевірку правильності нумерації аркушів;
  • - приміщення особової справи в закривається шафа для зберігання;
  • - доповнення, але міру отримання документів, особової справи;
  • - систематизацію документів, що підлягають включенню в кожне особиста справа, відповідно до необхідної послідовністю їх розташування у справі;
  • - внесення чергових записів у внутрішній опис документів особової справи, підшивку документів до особової справи, перевірку правильності нумерації аркушів;
  • - ведення особистого справи: внесення необхідних записів і позначок про перевірку наявності документів особової справи в доповнення до особового листка по обліку кадрів;
  • - видачу особової справи керівництву організації і кадрової служби під розпис в контрольній картці справи; при поверненні справи - перевірку наявності та цілісності документів;
  • - ознайомлення в приміщенні кадрової служби працівників організації з документами їх особистих справ відповідно до діючої системою доступу до особових справ;
  • - внесення відмітки про ознайомлення на додаток до особового листка але обліку кадрів; завірення позначки розписами співробітника, відповідального за ведення особистих справ і ознайомився з особистою справою особи;
  • - закриття особової справи: перевірку наявності всіх документів особової справи, оформлення листа-завірителя в кінці справи і внесення підсумкової записи у внутрішній опис документів справи, брошурування комплекту документів, оформлення обкладинки особової справи відповідно до вимог архівної служби;
  • - здачу особової справи в архів організації під розпис керівника архіву в здавальної опису і (або) журналі інвентарного обліку особистих справ;
  • - реєстрацію особової справи в опису особистих справ архіву; проставлення номера опису і номера одиниці зберігання на обкладинці особової справи;
  • - внесення архівного номера особової справи в журнал інвентарного обліку особистих справ кадрової служби.

Спочатку особиста справа включає в себе документи, що супроводжували процедуру прийому громадянина на цю посаду, і заводиться воно після видання наказу про зарахування на роботу.

До особової справи особи, що заміщує державну посаду Російської Федерації чи державну посаду федеральної державної служби, долучаються додатково:

  • - заяву про згоду на заміщення державної посади або про надходження на федеральну державну службу;
  • - копія трудової книжки або документа, що підтверджує проходження військової чи іншої служби;
  • - відомості про доходи особи і про майно, що належить йому на праві власності;
  • - документи і довідки про результати перевірки достовірності і повноти відомостей, наданих громадянином при призначенні на посаду, і інші документи.

Документи в особовій справі розташовуються в певній послідовності. Для зручності ведення особової справи та довідкової роботи, починаючи зверху, поміщаються:

  • - внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;
  • - трудовий договір (контракт);
  • - доповнення до особового листу (анкеті) з обліку кадрів;
  • - особистий листок (анкета) з обліку кадрів;
  • - біографічна довідка, довідка-об'єктивка;
  • - автобіографія;
  • - напрямок або подання до призначення на посаду, обґрунтування до призначення;
  • - лист вищого органу управління про згоду на призначення на посаді;
  • - рішення (або виписка з протоколу) конкурсної комісії або колегіального органу про призначення на посаду, при необхідності копія рішення профспілкового органу;
  • - заява про прийом на роботу;
  • - характеристики, рекомендаційні листи, резюме, медична довідка;
  • - копії дипломів про освіту і присудження наукових ступенів, атестатів про присвоєння вчених і почесних звань, документів про нагородження, різних свідоцтв та інших документів, що підтверджують ті чи інші персональні дані;
  • - список наукових праць і винаходів;
  • - копія наказу (або витяг з наказу) про призначення на посаду;
  • - копії інших наказів (при необхідності).

До особової справи на розсуд працівників кадрової служби можуть не включатися документи тимчасового терміну зберігання - довідки з місця проживання, довідки про стан здоров'я і т.д., а також дублетні екземпляри документів, якщо в них не містяться персонально цінні послід. Зазначені документи можуть формуватися в справи тимчасового терміну зберігання.

Так само не підшиваються в особисті справи скарги громадян на співробітників організації і матеріали по їх розгляду. В особовій справі співробітника, на якого є скарга, може робитися посилання на листи цієї справи. Підшивка в справу неперевірених або неправильно оформлених документів, вилучення або заміна документів у справі не допускаються.

 
<<   ЗМІСТ   >>