Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

КОНТРОЛЬ ЗА РОЗГЛЯДОМ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН

Персональний контроль виконання повинен вестися по кожному отриманому організацією обігу. Його здійснює структурний підрозділ або посадову особу, яка відповідає за роботу зі зверненнями громадян.

Для того щоб професійно вести цю роботу, треба знати терміни виконання отриманих звернень. Ці терміни - типові, так як встановлено законодавчими актами.

Якщо відповідь громадянину не може бути дано, так як поставлені питання не входять до компетенції даного органу, то запит протягом семи днів з дня реєстрації повинен бути переадресований. Коли питання, поставлене громадянином, складний і вимагає проведення спеціальних перевірок, направлення запитів, наведення довідок - термін підготовки відповіді - 30 днів. У разі продовження строку відповіді громадянину має бути дана проміжну відповідь.

У виняткових випадках, а також у разі направлення запиту на документи і матеріали в інших державних органах і органах місцевого самоврядування, необхідні для розгляду звернення, уповноважена на те посадова особа має право продовжити термін розгляду звернення не більше ніж на 30 днів, повідомивши про продовження терміну його розгляду громадянина, який направив звернення. Тобто загальний час підготовки відповіді на запит не повинно перевищувати 60 днів.

Для військовослужбовців та членів їх сімей терміни виконання звернень ще раніше були скорочені в два рази: невідкладно - 7 днів, в разі перевірок, наведення довідок - 15 днів, у виняткових випадках - 30 днів.

Хоча все без винятку звернення громадян ставляться на контроль, серед них є листи громадян на адресу кількох організацій, які в свою чергу направляють звернення для фахового розгляду і прийняття рішення до компетентної установи, вимагаючи, щоб ця установа повідомило результати розгляду звернення. В цьому випадку в установі на всіх примірниках реєстраційно-контрольних карток і самому зверненні проставляється штамп або пишеться слово «Контроль» або літера «К». Це означає, що звернення поставлено на особливий контроль і крім відповіді громадянину потрібно направити лист в організацію, звідки прийшло звернення.

Звернення, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються.

Всі технологічні операції по контролю за виконанням звернень громадян не відрізняються від технології контролю загального діловодства (відповідальність за забезпечення своєчасного і повного розгляду звернень, формування і використання контрольної картотеки, порядок зняття з контролю).

Система інформаційно-довідкової роботи за зверненнями громадян та її форма: журнальна, карткова, комп'ютерна або їх поєднання, як і в загальному діловодстві, встановлюється організацією. Систематизація довідкової картотеки ведеться, як правило, за алфавітом першої літери прізвищ заявників.

Аналіз звернень громадян необхідно вести систематично у вигляді оглядів, довідок, зведень. Вони складаються періодично (за рішенням керівництва або щомісяця, щокварталу і т.д.). Тільки один термін подачі аналітичних довідок керівництву встановлений Типовим положенням - 15 січня наступного року. У цей день виробнича служба повинна представити проаналізований і узагальнений матеріал по роботі зі зверненнями громадян за попередній рік.

Складання аналітичних довідок необхідно для аналізу містяться у зверненнях пропозицій, рекомендацій, практичних порад, критичних зауважень з метою своєчасного виявлення та усунення причин, що породжують порушення прав і охоронюваних законом інтересів громадян, а також вдосконалення роботи організації. Зведення аналізу звернень громадян не має встановленої форми.

У структурних підрозділах можуть складатися зведення, що відображають причини затримки або невиконання звернень громадян, які передаються керівникові організації для прийняття відповідного рішення, наприклад:

За_

(період часу)

Дата

реєстраційний

номер

Прізвище І. Б. громадянина,

зміст

звернення

виконавець

Термін затримки виконання

Причина затримки виконання

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

8

Керівник підрозділу _ І. О. Прізвище

(Підпис)

Дата

Порядок підготовки і передачі звернень громадян на зберігання розглянуто в параграфі 18.3 «Зберігання документів і справ».

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

  • 1. Якими нормативними правовими документами регулюються відносини, пов'язані зі зверненнями громадян?
  • 2. Якими правами володіє громадянин при розгляді його звернення державним органом, органом місцевого самоврядування або посадовою особою?
  • 3. Які граничні терміни обробки та розгляду звернень громадян?
  • 4. Які різновиди звернень громадян?
  • 5. Який порядок реєстрації звернень громадян?
  • 6. Які особливості роботи зі зверненнями депутатів?
  • 7. Як здійснюється контроль за розглядом звернень громадян?
 
<<   ЗМІСТ   >>