Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

РЕЄСТРАЦІЯ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН

Встановлено, що діловодство за заявами і скаргами співробітників і громадян в організаціях ведеться окремо від інших видів діловодства і доручається спеціально виділеним для цього співробітникам. Особисту відповідальність за стан цієї роботи несуть керівники.

Для реєстрації скарг рекомендована спеціальна, адаптована під цей вид документів форма картки, яка увійшла в ОКУД (код 0229140 - уніфікована система організаційно-розпорядчої документації), що додається до інструкції. У картку включені показники, специфічні для даної групи документів, наприклад:

  • - адреса місця проживання або роботи автора, його телефон;
  • - попередні звернення автора скарги, її повторність;
  • - автор, дата, індекс супровідного листа, при пересиланні скарги від іншого адресата (органу влади);
  • - відмітка про проміжному відповіді автору;
  • - відмітка про надісланому запиті по суті питання, що вирішується і ін.

Реєстраційно-контрольні картки, заповнені і процесі особистого прийому, повинні передаватися після його закінчення для централізованої реєстрації та підготовки відповіді відповідним фахівцям, відповідальним за вирішення питання, сформульованого в картці

У реєстраційний індекс доданий як обов'язковий елемент початкова буква прізвища автора, наприклад: « П-401 », крім того, введена обов'язкова перевірка при реєстрації всіх скарг, що надходять на повторність. Якщо скарга виявиться повторної, в реєстраційній картці (екранній формі) повинен бути зазначений індекс першого звернення. На документі і на реєстраційний формі в правому верхньому куті ставиться відмітка «Повторно», повинна підбиратися для виконавця вся попередня листування з питання.

Але при цьому повторними вважаються тільки ті звернення, які надійшли від одного і того ж особи з одного і того ж питання, якщо з часу подачі першого документа закінчився встановлений законодавством термін розгляду (30 днів) або заявник не був задоволений даними йому відповіддю.

Звернення одного й того ж особи з одного і того ж питання, спрямовані різним адресатам і надійшли для розгляду в один і той же державний орган (в підприємство, установу, організацію), враховуються під реєстраційним індексом першого звернення, з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад:

Встановлено, що скарги громадян, переадресовані різними адресатами (органами влади), які вимагають повідомити не тільки громадянину, а й їм результати розгляду скарги, беруться на особливий контроль. У цьому випадку на всіх примірниках реєстраційних форм і на самих документах в місці, встановленому ГОСТом Р 6.30-2003, проставляється відмітка про контроль.

Відповіді на звернення громадян повинні підписуватися керівником державного органу або органу місцевого самоврядування, в крайньому випадку, уповноваженою на те особою.

Звернення громадян, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль повинен завершуватися тільки після винесення остаточного рішення і вжиття вичерпних заходів щодо вирішення істоти скарги.

Особливості роботи зі зверненнями депутатів. Відповідно до Федерального закону «Про статус члена Ради Федерації і статусі депутата Державної Думи Федеральних Зборів Російської Федерації» від 08.05.1994 № З-ФЗ і відповідним законодавством суб'єктів Федерації депутати всіх рівнів наділені правом направляти в федеральні органи виконавчої влади, організації різних форм власності і т.д. звернення і запити.

Організації досить часто отримують звернення і запити депутатів, тому необхідно знати особливості роботи з цією категорією документів.

Депутат є виборною особою і виконує свої обов'язки відповідно до законодавства РФ, його звернення і запити розглядаються як офіційні листи, тому вони проходять всі етапи обробки в загальному діловодстві. Звернення або запит депутата повинно бути оформлено на його персональному бланку, мати його особистий підпис, оформлено відповідно до правил оформлення листів.

Законодавство встановило типові терміни виконання звернень і запитів депутатів, які в основному збігаються з термінами виконання звернень громадян. Відповідь на запит депутата необхідно дати в письмовій формі невідкладно або не пізніше ніж через 30 днів з дня його отримання, якщо необхідно навести довідки, зробити запити в інші організації. Якщо запит депутата вимагає додаткового вивчення документів, збору матеріалів, автору звернення обов'язково повідомляють про це в триденний строк з дня отримання запиту.

Посадова особа не тільки зобов'язана відповісти в строк, а й надати депутату документи і відомості, які він запитує. Якщо запитувані відомості містять державну таємницю, вони надаються в порядку, встановленому Законом Російської Федерації «Про державну таємницю» від 21.07.1993 № 5485-1.

Посадові особи федеральних органів виконавчої влади можуть отримати парламентський запит. Відповідь на нього має бути дана не пізніше 15 днів з дня отримання в письмовій або усній формі. В даному випадку усна форма передбачає виступ на засіданні відповідної палати Федеральних Зборів РФ (в Державній Думі або Раді Федерації).

Терміни розгляду парламентського запиту можуть бути змінені за погодженням з ініціаторами запиту. Відповідь на запит підписує посадова особа, якій він був спрямований, або особа, яка тимчасово виконує його обов'язки.

І запит депутата, і парламентський запит проходять етапи обробки як вхідні документи. Після завершення роботи з ними вони формуються в справи відповідно до номенклатури справ, проходять експертизу цінності документів і передаються, при необхідності, в архів організації.

 
<<   ЗМІСТ   >>