Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ПРИМІРНЕ ПОЛОЖЕННЯ ПРО СЛУЖБУ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • 1. Загальні положення.
  • 1.1. Документаційне забезпечення управління здійснює служба Документационного забезпечення управління (ДОП), що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику міністерства.

До складу служби ДОП, як правило, включаються секретаріат (приймальня, секретаріат міністра (керівника відомства), секретаріати заступників міністра (заступників керівника відомства), секретаріат колегії, протокольне бюро), інспекція при міністрі (керівника відомства), канцелярія (бюро урядової листування, бюро обліку та реєстрації, експедиція, машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, телетайпна і ін.), відділ листів (скарг), відділ вдосконалення роботи з документами і впровадження технічних засобів, центральн ий архів.

  • 1.2. Робота служби ДОУ регламентується Положенням про неї, яке розробляється на основі цього Примірного положення. Діяльність працівників служби ДОУ регламентується посадовими інструкціями, які закріплюють раціональне поділ праці, передбачають рівномірне завантаження працівників, розподіл робіт за складністю виконання і кваліфікації виконавців. Посадові інструкції розробляються службою ДОУ і затверджуються її керівником або його заступником. При зміні функцій і завдань служби ДОУ посадові інструкції переглядаються.
  • 1.3. Служба ДОУ в своїй діяльності керується законодавчими актами Російської Федерації, указами і розпорядженнями Президента Російської Федерації, постановами і розпорядженнями Уряду Російської Федерації, правилами, інструкціями, методичними рекомендаціями установ Федерального архівного агентства, діючими нормативами з питань документаційного забезпечення управління.
  • 1.4. Керівництво служби ДОУ має заміщатися фахівцями з вищою освітою або середньою спеціальною освітою зі стажем роботи з діловодства не менше трьох років.
  • 1.5. Служба ДОУ має круглу печатку з позначенням свого найменування.
  • 2. Цілі і завдання служби ДОУ.
  • 2.1. Основними цілями служби ДОУ є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління. Служба ДОУ вирішує наступні завдання.
  • 2.1.1. Удосконалення форм і методів роботи з документами.
  • 2.1.2. Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі в центральний архів відповідно до діючими нормативами.
  • 2.1.3. Скорочення документообігу, уніфікація форм документів.
  • 2.1.4. Розробка і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в міністерстві і підвідомчій системі.
  • 3. Функції служби ДОУ.
  • 3.1. Відповідно до покладених завдань служба ДОУ здійснює такі функції.
  • 3.1.1. Розробка, впровадження та ведення табеля і альбому уніфікованих форм документів міністерства, внесення в них змін.
  • 3.1.2. Здійснення експедиційної обробки, реєстрації документів і обліково-довідкової роботи але документам.
  • 3.1.3. Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву вступників документів, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.
  • 3.1.4. Контроль за проходженням, виконанням і оформленням документів у встановлені терміни: узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва але цих питань.
  • 3.1.5. Організація машинописного виготовлення, копіювання і оперативного розмноження документів; Розробка та проектування бланків документів.
  • 3.1.6. Розробка номенклатури справ міністерства, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації.
  • 3.1.7. Організація роботи за пропозиціями, заявами і скаргами громадян.
  • 3.1.8. Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах.
  • 3.1.9. Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами міністерства) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавчої дисципліни.
  • 3.1.10. Здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами міністерства справ, що підлягають здачі в архів.
  • 3.1.11. Організація роботи архіву відповідно до законодавства з архівної справи Російської Федерації, правилами, інструкціями і методичними рекомендаціями установ ГАС Російської Федерації.
  • 3.1.12. Підвищення кваліфікації працівників служби ДОП, проведення нарад і консультування з питань, що належать до їх компетенції.
  • 3.1.13. Організація робочих місць, в тому числі автоматизація.
  • 4. Права і відповідальність служби ДОУ.
  • 4.1. Служба ДОУ має право на такі дії.
  • 4.1.1. Здійснювати контроль за станом діловодства в організаціях галузі.
  • 4.1.2. Контролювати і вимагати від керівників структурних підрозділів виконання встановлених правил роботи з документами в міністерстві.
  • 4.1.3. Запитувати від структурних підрозділів і організацій відомості, необхідні для роботи.
  • 4.1.4. Проводити перевірки організації документаційного забезпечення управління в структурних підрозділах і доводити підсумки перевірок до керівників структурних підрозділів для вжиття відповідних заходів.
  • 4.1.5. Залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва.
  • 4.1.6. Повертати виконавцям на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог.
  • 4.1.7. Спільно з ВЦ визначати завдання документаційного забезпечення управління, підлягають автоматизації.
  • 4.1.8. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.
  • 4.1.9. Розробляти положення про структурні підрозділи служби ДОУ і посадові інструкції працівників.
  • 4.1.10. Вносити пропозиції керівництву про притягнення до дисциплінарної відповідальності у всіх випадках порушення підрозділами і посадовими особами встановлених правил роботи з документами.
  • 4.1.11. Брати участь в обговоренні керівництвом питань, що стосуються стану роботи з документами, а також вдосконалення форм і методів роботи з ними.
  • 4.1.12. Вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби ДОП, їх заохочення та накладення на них стягнень.
  • 4.2. Служба ДОУ несе відповідальність за виконання наступних завдань.
  • 4.2.1. Забезпечення встановленого порядку роботи з документами в міністерстві.
  • 4.2.2. Виконання вказівок і доручень керівництва та дотримання необхідних умов праці працівників.
  • 5. Взаємовідносини служби ДОУ з іншими структурними підрозділами.

Служба ДОУ взаємодіє з наступними підрозділами.

  • 5.1. Зі структурними підрозділами - з питань документаційного забезпечення управління.
  • 5.2. З юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів.
  • 5.3. З службами кадрів, праці і заробітної плати і з відповідними науково-дослідними організаціями - з питань підбору і розстановки кадрів і підвищення їх кваліфікації в умовах широкого використання обчислювальної і організаційної техніки, розробки і впровадження заходів, пов'язаних з науковою організацією праці, вдосконалення стилю і методів роботи з документами.
  • 5.4. З службами господарського обслуговування - з питань забезпечення засобами організаційної та обчислювальної техніки, бланками документів, канцелярським приладдям; побутового обслуговування працівників служби ДОУ.
  • 5.5. З обчислювальним центром - з питань розробки та впровадження нових інформаційних технологій з застосуванням засобів обчислювальної техніки, оперативної обробки інформації та дотримання вимог нормативних методичних документів.
 
<<   ЗМІСТ   >>