Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ОРГАНІЗАЦІЙНА ПОБУДОВА СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

Організаційна структура служби документаційного забезпечення управління

Термін «структура» позначає каркас, основу. Будь-яке підприємство має певний каркас, що пов'язує всі його підрозділи, служби, органи. Розрізняють організаційно-виробничу структуру управління і організаційну структуру управління.

Організаційно-виробнича структура відображає побудову керованої системи, структура управління - керуючої, а організаційна структура підприємства - побудова і взаємозв'язок цих двох систем.

Структура управління повинна відповідати призначенню підприємства, його цілям. Апарат управління будується з урахуванням необхідного обгрунтування кількості ланок (по горизонталі) і ступенів чи рівнів управління (по вертикалі). Ланка управління - структурний підрозділ або окремі фахівці, які виконують відповідні функції управління. Ланки бувають нижче-, вищі і рівнозначні. Ступінь (рівень) управління - сукупність рівнозначних ланок. Кількість ступенів визначає тип структури з точки зору її складності. Структура може бути двох-, трьох- і чотириступінчастою.

Кількість ланок на кожному ступені структури управління залежить від обсягу робіт по виконанню відповідних функцій. Тип структури управління визначається типом організаційної структури підприємства.

Підрозділи підприємства - елементи внутрішньої структури підприємства, що виконують певні функції і займають певне місце в процесі його виробничо-господарської діяльності. Будь-яке підприємство складається з діючих на засадах внутрішнього господарського розрахунку або орендного підряду підрозділів - виробництв, цехів, відділень, дільниць, ферм, бригад, ланок, бюро, лабораторій, відділів та ін.

Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний поділ за рахунок утворення підрозділів, що виконують конкретні завдання і домагаються досягнення конкретних цілей. Такі підрозділи часто називають відділами або службами, але існують і інші назви. У невеликих організаціях поділ праці може не простежуватися досить чітко.

Підрозділи зазвичай класифікують або за основними видами діяльності, або за географічною ознакою. Класичним прикладом горизонтального поділу праці на виробничих підприємствах, наприклад, є виробництво, маркетинг, фінанси.

Крім горизонтального поділу праці в управлінні існує вертикальний поділ праці, яке відокремлює роботу з координування дій від самих дій.

Ці дві форми поділу праці органічно пов'язані між собою. Основні структурні підрозділи мають наступні назви відповідно до структури організації і виконуваними функціями: управління, відділ, сектор, департамент, функціональна група. Причому в управління можуть входити кілька відділів.

Кількість ланок, підлеглих одному керівнику, не повинно перевищувати встановленої норми керованості (Н у ). В даний час орієнтуються на наступні норми керованості. Для бригадирів виробничих бригад Н у складає 25-30 осіб, для начальників цехів - 6-12 осіб, а для керівника підприємства - 5-8 чоловік. Дотримання норми керованості на кожному рівні управління дозволяє забезпечити нормальний психофізіологічний режим роботи кожного керівника.

Документаційне забезпечення - один з найважливіших видів управлінської діяльності, виконання якої покладається на спеціальний підрозділ - управління, відділ, департамент, сектор і г.п.

Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) даний підрозділ має діяти на правах самостійного структурного елементу і підпорядкована безпосередньо керівникові організації. Назва цього підрозділу, його посадовий склад, структура встановлюються вищестоящою організацією, а якщо такої немає, то керівництвом організації. Типові найменування даного структурного підрозділу: управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат мають одне загальне найменування - служба документаційного забезпечення управління (ДОУ).

У невеликих установах, з незначним обсягом документообігу, створення даного структурного підрозділу недоцільно, досить ввести в штат співробітника, що виконує всю роботу з документаційного забезпечення управління. Це може бути секретар, секретар-референт, інспектор з діловодства, документознавець, діловод.

Основними завданнями служби ДОУ є:

  • - постановка і ведення інформаційно-документаційного забезпечення управлінської діяльності;
  • - вдосконалення форм і методів роботи з документами;
  • - забезпечення єдиного порядку документування;
  • - організація роботи з документами;
  • - побудова інформаційно-пошукових систем;
  • - контроль виконання документів;
  • - підготовка справ до передачі в архів;
  • - скорочення документообігу;
  • - уніфікація форм документів;
  • - розробка і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління в організаціях, їх структурних підрозділах;
  • - впровадження новітніх інформаційних технологій в роботу з документами.

У відповідності з поставленими завданнями служба документаційного забезпечення управління виконує наступні функції:

  • - здійснення первісної обробки документів;
  • - реєстрація документів;
  • - ведення інформаційно-довідкової роботи по документах;
  • - організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву;
  • - здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;
  • - регулювання ходу виконання документів;
  • - контроль проходження, оформлення та виконання документів;
  • - узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів;
  • - систематичне інформування керівництва з питань виконання документів в строк;
  • - організація машинописного виготовлення, копіювання і оперативного розмноження документів;
  • - розробка і проектування бланків документів;
  • - розробка номенклатури справ організації;
  • - забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації;
  • - організація роботи за зверненнями громадян;
  • - організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах;
  • - розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни;
  • - здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами організації справ, що підлягають здачі в архів;
  • - проведення експертизи наукової і практичної цінності документів;
  • - організація роботи відомчого архіву;
  • - підвищення кваліфікації працівників діловодної служби і архівів;
  • - проведення нарад і консультацій з питань діловодства;
  • - організація робочих місць;
  • - підготовка пропозицій щодо автоматизації робочих місць;
  • - поліпшення умов праці працівників.

Посадовий склад служби ДОУ включає три категорії працівників:

  • - керівники;
  • - фахівці;
  • - технічні виконавці.
 
<<   ЗМІСТ   >>