Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ЕЛЕКТРОННІ ЛИСТИ

Однією з форм обміну інформацією є повідомлення електронної пошти. Електронна пошта ( E-mail) є комп'ютерним аналогом звичайної пошти, в якому в якості об'єктів пересилки замість звичайних поштових відправлень (листів, листівок, пакетів і т.п.) виступають будь-які за змістом і формою подання дані (текстові повідомлення і документи, графічні зображення, аудіо- та відеозаписи тощо), а в якості середовища передачі замість коштів поштової пересилки (різних видів транспорту) використовуються канали інформаційно-обчислювальних мереж.

Основними компонентами систем електронної пошти є вузли інформаційно-обчислювальних мереж, які обслуговують певний безліч користувачів. Ці вузли виконують роль поштових відділень і більших організацій поштової служби (наприклад, поштамтів). В рамках цих вузлів для кожного користувача виділяється розділ пам'яті, що виконує функції поштової скриньки.

Користувач електронної пошти має унікальну адресу (аналог поштової адреси), який має наступний вигляд:

username @ domainname,

де имя_пользователя - довільне ім'я, що позначає користувача (персону або організацію), а ім'я_домена позначає вузол електронної пошти. Ці імена поділяються службовим символом «@». Наприклад, адреса Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. вказує на індивідуального користувача з ім'ям ivanov , зареєстрованого в поштовій службі (вузлі системи електронної пошти) mail.ru . Інший адреса Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. належить кафедрі документознавства та документаційного забезпечення управління Державного університету управління, зареєстрований в поштовій службі imis.ni.

Користувач електронної пошти має доступ до своєї поштової скриньки (точніше, його аналогу в пам'яті служби електронної пошти), може виконувати різні дії над його вмістом (отриманими повідомленнями): читати, переміщати з однієї області (папки) поштової скриньки в іншу, видаляти, копіювати , посилати відповідні повідомлення. Природно, користувач може формувати і посилати свої власні повідомлення.

Для забезпечення юридичної значимості переданих по каналах електронної пошти повідомлень і документів використовується електронний цифровий підпис. Використання електронного цифрового підпису регулюється Федеральним законом «Про електронний підпис».

Саме повідомлення електронної пошти складається з тексту повідомлення і реквізитів. До складу реквізитів входять:

  • - адреса одержувача (КОМУ: або ТО :) у форматі електронної пошти;
  • - адреси, за якими відсилаються копії повідомлення (КОПІЇ: або СС :) у форматі електронної пошти;
  • - заголовок повідомлення (ТЕМА: або SUBJECT :), який в лаконічній формі визначає зміст повідомлення.

Службовий заголовок повідомлення електронної пошти крім перерахованих реквізитів, що заповнюються його автором, містить кілька полів, які автоматично додаються системою (відмітка про проходження через комп'ютер; дата і час відправлення електронного повідомлення, а ім'я відправника і зворотний електронну адресу та ін.).

Повідомлення електронної пошти крім власне тексту повідомлення може мати так звані вкладення - прикріплені файли з довільним змістом (тексти в різних форматах зберігання, виконувані коди, графічну інформацію, аудіо- та відеозаписи та ін.).

При підготовці повідомлення електронної пошти слід дотримуватися певних правил і рекомендацій.

адресація

  • 1. Слід посилати повідомлення тільки тим адресатам, яким це дійсно необхідно.
  • 2. Реквізит КОМУ (ТО) використовується для вказівки тих адресатів, для яких повідомлення пов'язано з виконанням тих чи інших дій, а реквізит КОПІЇ (СС) - для вказівки адресатів, для яких повідомлення надсилається з метою інформування.

Тема повідомлення

  • 1. Тема повідомлення повинен точно передавати його зміст.
  • 2. При необхідності в заголовку повідомлення необхідно вказувати ступінь його важливості і терміновості.
  • 3. У заголовку має бути вказано, чи потрібно виконання якихось дій, або повідомлення направлено тільки для інформування адресата.

Текст повідомлення

  • 1. На початку тексту повідомлення повинно бути відповідне звернення до адресата.
  • 2. При зверненні до адресата вперше автору необхідно ідентифікувати себе на початку тексту повідомлення, а в кінці поряд з підписом вказувати контактну інформацію.
  • 3. Загальний обсяг тексту повідомлення не повинен бути більшим з тим, щоб при його читанні не виникало труднощів, пов'язаних зі сприйняттям багатосторінкових документів.
  • 4. Не слід розглядати в одному повідомленні більше одного питання або проблеми.
  • 5. При посилці відповіді на отримане повідомлення бажано його текст включати в відправляється повідомлення для збереження контексту обговорюваної теми.

Вкладення або прикріплені файли

  • 1. Слід додавати до повідомлення тільки дійсно необхідні файли.
  • 2. У тексті повідомлення необхідно обов'язково дати короткий опис всіх прикріплених файлів.
  • 3. При значному обсязі прикріплених файлів бажано направляти повідомлення в такий час, коли у адресата найменша інтенсивність використання каналів зв'язку.
  • 4. Значні за обсягом прикріплені файли рекомендується компресувати за допомогою широко поширених програм архівування, а в тексті повідомлення вказувати ім'я застосованої програми компресії або формат архіву (наприклад, ZIP, RAR і т.п.).

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

  • 1. У чому полягають відмінності один від одного телеграм, радіограм і телетайпограм (телексів)?
  • 2. Які і в якому порядку розміщуються реквізити в телеграмі?
  • 3. Що таке телефонограма і в яких випадках вона використовується?
  • 4. Які реквізити використовуються при оформленні телефонограм?
  • 5. Що таке факсограма і в яких випадках вона використовується?
  • 6. Що повинні містити правила передачі і прийому документів з використанням факсимільного зв'язку?
  • 7. Які служби здійснюють послуги передачі документів між факсимільними терміналами?
  • 8. Що таке E-mail ?
  • 9. Яка структура адреси електронної пошти?
  • 10. Які реквізити повідомлення електронної пошти?
  • 11. Які правила та рекомендації набирається електронна пошта?
 
<<   ЗМІСТ   >>