Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

КОРЕСПОНДЕНЦІЇ, ЩО ПЕРЕДАЮТЬСЯ ПО КАНАЛАХ ЕЛЕКТРОЗВ'ЯЗКУ

Телеграми

Телеграма - коротке текстове повідомлення, яке передається засобами телеграфного зв'язку. Узагальнена назва «телеграми» охоплює різні за змістом документи, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту.

Залежно від використовуваних засобів передачі розрізняють:

  • - телеграми, що передаються по внутрішньодержавної та міжнародної мереж телеграфного зв'язку загального користування;
  • - телеграми, що передаються по мережах внутрішньодержавного (АТ 50) і міжнародного {TELEX - TELeprinter Exchange service) абонентського телеграфу (телетайпограми або телекси);
  • - телеграми, що передаються за допомогою радіозв'язку (радіограми).

Передача телеграм по телеграфним мережам здійснюється відповідно до «Правил надання послуг телеграфного зв'язку», затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 15.04.2005 № 222.

Вимоги до оформлення телеграм, що враховують специфіку підготовки документів в конкретній організації, включаються до Інструкції з діловодства.

Залежно від країни перебування відправника та адресата користувачам послуг телеграфного зв'язку надаються такі основні послуги:

  • - «внутрішня телеграма»;
  • - «міжнародна телеграма».

Послуга «внутрішня телеграма» надається при передачі телеграм в межах Російської Федерації, послуга «міжнародна телеграма» - при передачі телеграм за межі Російської Федерації або при доставці телеграм, адресованих в Російську Федерацію і поданих за її межами.

Послуги телеграфного зв'язку надаються користувачам в пунктах надання послуг телеграфного зв'язку (відділеннях зв'язку, пунктах колективного користування тощо), а також за допомогою установок (терміналів) абонентської мережі.

Служба Телекс (TLX, АТ / Телекс) - абонентська телеграфна служба, призначена для забезпечення документальним зв'язком організацій і фізичних осіб, які є користувачами (абонентами) мережі

Телекс. Повідомлення, що надсилаються по цій мережі, називаються «телексами» або телетайпотелеграмами. Як абонентської установки (терміналу) користувачі (абоненти) мережі Телекс можуть використовувати:

  • - телеграфний апарат;
  • - робоче місце в складі обчислювальної системи, оснащеної відповідними комунікаційним обладнанням (модеми і т.п.) і програмним забезпеченням.

Виклики від користувачів (абонентів) національної мережі Телекс (АТ / Телекс) діляться на три типи:

  • - місцеві;
  • - національні;
  • - міжнародні.

Назва приймально-передавального апарату (телетайп) викликало появу термінів «телетайпна зв'язок», «телетайпограма».

Адреси, за якими прямують телеграми, вказуються в довідкових даних про організацію. Наприклад, адресні дані ПАТ «ЛУКОЙЛ» включають:

Телекс: 612553 LUK SU,

а адресні дані ТОВ «ЛУКОЙЛ Ніжневолскнефть» - Телетайп: 117171 НАФТА.

Телеграми, телекси, телетайпограми (далі - телеграми) складаються в тих випадках, коли відправка документів поштою ие забезпечує своєчасного вирішення питань.

Подається відправником телеграма повинна бути чітко і розбірливо написана або надрукована на лицьовій стороні телеграфного бланка або на світлій папері.

Телеграми повинні доставлятися адресатам друкованими на світлій папері. В окремих випадках при відсутності в пункті зв'язку, що здійснює доставку телеграм, технічної можливості для оформлення телеграм в друкованому вигляді допускається оформляти доставляються телеграми в рукописному вигляді.

Телеграми з позначкою «Люкс» повинні доставлятися адресатам на художніх бланках.

Телеграма повинна містити реквізити, що розміщуються в такій послідовності:

  • - відмітка про категорії телеграми (при подачі телеграми категорії «звичайна» відмітка про категорії не вказується);
  • - відмітка про вид телеграми;
  • - адреса та найменування адресата;
  • - текст телеграми;
  • - підпис відправника (за бажанням відправника).

У нижній частині бланка подається телеграми (або аркуша білого паперу, який використовується замість бланка) відправник повинен вказати своє прізвище та адресу (замість адреси допускається вказувати номер телефону відправника або позначку «Проїздом»). Прізвище та адреса відправника не передаватимуться або повторно до складу оплачуваних слів телеграми не входять. При необхідності передачі адресату прізвища та адреси відправника ці дані повинні включатися відправником в текст телеграми.

Доставляються адресату телеграма повинна містити службовий заголовок, що містить пункт подачі, номер телеграми, кількість слів, дату і час подачі та зміст телеграми, поданої відправником.

На доставляється телеграмі повинні бути відбитки календарного штемпеля, що містить найменування оператора зв'язку і пункту зв'язку, який здійснює доставку телеграми, і календарну дату.

Адреса телеграми повинен містити всі адресні атрибути, необхідні для забезпечення її доставки адресату без розшуку і наведення довідок.

Відповідно до «Правилами надання послуг телеграфного зв'язку» вказуються:

  • - якщо адресатом є громадянин: прізвище та, за бажанням відправника, ім'я та по батькові або ініціали адресата;
  • - якщо адресатом є посадова особа: найменування організації, посада, прізвище та, за бажанням відправника, ім'я та по батькові або ініціали посадової особи;
  • - якщо адресатом є організація: найменування організації.

Телеграма може бути адресована в один або кілька адрес (многоадресная телеграма). При подачі многоадресной телеграми з одним і тим же текстом відправник повинен подати стільки екземплярів телеграми, скільки адрес вказано. В адресній частині кожної телеграми вказується тільки той пункт, куди слід доставити телеграму, інші адреси вказуються в тексті телеграми.

Допускається прийом многоадресной телеграми з одним текстом за списком адрес, але не більше 20 адрес в списку.

При напрямку телеграми в чотири і більше адреси додається покажчик розсилки, підписаний виконавцем, які підготували текст телеграми. Список адрес повинен подаватися одночасно з телеграмою. До кожного списку додається один примірник телеграми.

При напрямку телеграм вказується докладна адреса: поштовий індекс; назва області, краю, автономного округу, республіки; назва міста, селища; назва вулиці; номер будинку; назва органу влади, установи; Назва посади; ініціали та прізвище, які друкуються прописними літерами.

Умовний або скорочений адреса присвоюється адресату оператором зв'язку, який надає послуги телеграфного зв'язку на території, де знаходиться адресат. Доставка телеграм, адресованих на умовний або скорочений адресу, не зареєстрований оператором зв'язку, не проводиться.

До складу адреси входить повний або умовний телеграфна адреса організації:

Москва, вул. Королева, 8

або

Єкатеринбург 11 «Схід».

Якщо телеграма направляється в організацію, розташовану в місті обласного чи крайового підпорядкування, в адресі необхідно вказувати найменування відповідної області або краю, наприклад:

Алапаевск Свердловської Боровичі Новгородської

Найменування організації друкується в давальному відмінку: Адміністрації Псковської області

При напрямку телеграми посадовій або приватній особі посада та прізвище одержувача друкуються в давальному надійний, наприклад:

Губернатору Ульяновської обл.

або

А. І. Горбатову.

Якщо телеграма направляється в кілька однорідних організацій, то їх найменування слід вказувати узагальнено, наприклад:

Керівникам органів виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації

Текст телеграми повинен містити хоча б одне слово. Телеграма не повинна містити більше 300 слів. Якщо телеграма складається більш ніж з 300 слів, вона повинна бути розділена оператором зв'язку на кілька частин по 300 слів кожна (остання частина може містити менше 300 слів), що передаються як окремі телеграми. При цьому відмітка про категорії телеграми вказується на кожній телеграмі, а відмітка про вид телеграми вказується тільки на першій телеграмі.

Текст викладається коротко, друкується без переносу слів. Вимоги до телеграм, що встановлюються в інструкціях з діловодства, зазвичай обмежують обсяг телеграми. Він нс повинен перевищувати двох машинописних сторінок.

Текст відділяється від попереднього реквізиту 3 міжстроковими інтервалами і друкується через 1,5 інтервалу.

У тексті телеграми, що спрямовується у відповідь на що надійшов документ, дасться посилання на його реєстраційний номер і дату.

Текст телеграми допускається починати з звернення до адресата, яке друкується сцентрованим способом, наприклад:

Шановний ..!

Підпис в тексті телеграми оформляється окремим рядком. Реквізит «Підпис» включає: найменування посади особи, яка підписала телеграму, особистий підпис і розшифрування підпису (ініціали, прізвище).

Дата проставляється після підписання документа і оформляється словесно-цифровим способом, розташовується нижче реквізиту «Підпис» і друкується від лівої межі текстового поля.

Реєстраційний номер проставляється після підписання документа і розміщується нижче реквізиту «Підпис» від лівої межі текстового поля. Наприклад, реєстраційний номер телеграми може складатися з літерного індексу «НР», індексу підрозділу і порядкового номера:

НРА71-1932

На копії телеграми в нижній її частині проставляються візи виконавця і керівника підрозділу, який підготував телеграму, а також час подання телеграми на відправку.

Адреса телеграми, найменування адресата, позначки про категорію і вид телеграми, а також найменування та адреса відправника повинні бути написані російською мовою буквами українського алфавіту, а для телеграм, що пересилаються в межах території республік, які перебувають у складі Російської Федерації, можуть оформлятися державною мовою відповідної республіки за умови їх повторення російською мовою буквами українського алфавіту.

Текст подається відправником телеграми повинен бути написаний відправником на будь-якій мові літерами російського або латинського алфавіту. Транслітерація (подання букв російського алфавіту латинськими літерами) здійснюється відповідно до ГОСТу 7.79-2000 (ISO 9.95) «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Правила транслітерації Кирилівського листа латинським алфавітом ».

Особливим видом телеграм є радіотелеграми (радіограми). Їх відмінності від звичайних телеграм проявляються у специфіці середовища передачi (радіоефір), використовуваної апаратури і області використання (морський і річковий флот, геологорозвідувальні та інші роботи в пустельних і незаселених місцях і т.п.).

Ці особливості відображені в «Правилах радіозв'язку морської рухомої служби та морської рухомої супутникової служби Російської Федерації» (затв. Наказом Мінтрансу РФ № 137, Мінзв'язку РФ № 190, Держкомриболовства РФ № 291 від 04.11.2000).

 
<<   ЗМІСТ   >>