Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ

Управління документами в організації має включати створення, застосування і адміністрування спеціальних систем, інтегрованих з системою управління та управлінськими процесами.

Таке управління здійснюється в рамках системи, що носить назву «документная система», або «система управління документами», і яка визначається як інформаційна система, яка забезпечує збір документів (включення документів в систему), управління документами і доступ до них.

Система управління документами повинна мати наступні властивості:

  • - забезпечення таких властивостей документів, як автентичність, надійність, цілісність, придатність для використання;
  • - забезпечення надійності управління документами, тобто здатності довгостроково і правильно здійснювати створення, використання і зберігання документів відповідно до встановлених процедур;
  • - забезпечення цілісності і єдності всієї сукупності дій і процедур з управління документами;
  • - забезпечення відповідності всіх дій з управління документами встановленим вимогам (зовнішнім і внутрішнім);
  • - забезпечення всебічності (комплексності) управління документами шляхом охоплення всіх видів діяльності, всіх форматів представлення даних в документах, всіх видів носіїв інформації.

Система управління документами повинна реалізовувати наступні функції:

  • - включення документів в систему управління документами;
  • - реєстрація;
  • - класифікація;
  • - доступ і захист;
  • - зберігання та забезпечення схоронності документів;
  • - використання документів, контроль їх руху і використання;
  • - експертиза цінності документів;
  • - відбір (передача) документів на зберігання або знищення.

Створення і застосування систем управління документами, що відповідають

управлінським потребам і нормативним вимогам, може включати:

  • - проектування систем управління документами;
  • - документування систем;
  • - навчання співробітників організації;
  • - перетворення документів в нові системи управління документами;
  • - встановлення стандартів, формування методики оцінки відповідності їм і їх дотримання;
  • - визначення термінів зберігання документів, що мають тривалу цінність.

При прийнятті рішень, пов'язаних з проектуванням і впровадженням систем управління документами, слід брати до уваги вже існуючі в організації системи.

Створення і застосування систем управління документами передбачають наявність таких вимог:

  • - функціональні характеристики, що дозволяють виконувати і підтримувати процеси управління документами;
  • - документування операцій з документами, що передбачає повне і точне документальне фіксування всіх операцій, проведених з окремим документом або пов'язаних з конкретним документом;
  • - привласнення документів відомостей про їх структуру і цілісності, авторизованому контролі статусу, зв'язках з іншими документами (так званих метаданих);
  • - ведення протоколів контролю системних процесів, в яких докладно фіксуються вироблені з окремим документом дії;
  • - надійні та ефективні засоби збереження і фізичного захисту документів;
  • - незмінність властивостей документів (автентичність, надійність і придатність для використання) при будь-яких змінах в системі (зміна форматів зберігання та подання, перехід на нову програмно-апаратну платформу, заміна або розширення прикладних програм і т.п.) і навіть при припиненні її функціонування ;
  • - своєчасні, ефективні і безпечні засоби доступу, пошуку та використання документів;
  • - ефективні процедури зберігання і, при необхідності, знищення документів.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

  • 1. Що таке «документ» і які його основні характеристики?
  • 2. У чому полягає зміст управління документами?
  • 3. В чому полягають обов'язки і повноваження в галузі управління документами різних груп співробітників організації?
  • 4. Що таке «системауправління документами» і якими властивостями вона повинна володіти?
  • 5. Які функції системи управління документами?
  • 6. Які вимоги пред'являються до системи управління документами?
 
<<   ЗМІСТ   >>