Повна версія

Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ТИМЧАСОВІ ХАРАКТЕРИСТИКИ ОФІСНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Вони, також як і її просторові параметри, нерозривно пов'язані з характеристиками управлінської діяльності, але повної ідентичності тут вже не спостерігається, особливо для дискретних процесів. В рамках окремих інтервалів функціонування управлінська та офісна діяльність можуть мати різні інтенсивності, що породжує різну їх тимчасову структуру при ідентичною просторової організації. Наприклад, в нічний час, переважна більшість служб управління міського господарства не функціонують (а отже, мають практично нульову інтенсивність в сенсі офісної діяльності), але їх чергові підрозділи здійснюють оперативну роботу, визначаючи ненульову інтенсивність власне управлінської діяльності, залишаючи багато (неоперативні) рішення і їх оформлення на денний час з ненульовий інтенсивністю офісної діяльності.

КАДРОВІ ХАРАКТЕРИСТИКИ ОФІСНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Кадрові характеристики офісної діяльності визначаються властивостями персоналу, її здійснює. Тут можна виділити наступні параметри:

  • - кількість фахівців;
  • - склад фахівців;
  • - рівень спеціалізації;
  • - рівень кваліфікації;
  • - стаж роботи;
  • - загальні параметри, що характеризують роботу з кадрами.

Кількість спеціалістів, які здійснюють офісну діяльність,

повністю визначається обсягом і масштабами управлінської діяльності, яка, в свою чергу, залежить від складності керованого процесу. У міру переходу від елементарних керованих процесів до глобальних з підвищенням рівня складності керуючих систем число таких фахівців збільшується, з необхідністю ставлячи завдання спеціалізації, кооперації і визначення необхідної кваліфікації при здійсненні офісної діяльності.

Склад фахівців, які виконують завдання в рамках офісної діяльності, визначається за необхідне її обсягом у конкретних просторових і часових конфігураціях управлінської діяльності відповідними нормативними документами (кваліфікаційними довідниками) і може включати в себе як власне управлінський персонал (осіб, що приймають і готують рішення), так і персонал , що забезпечує інформаційну і організаційну підтримку процесу вироблення та прийняття рішення.

Визначення складу фахівців тісно пов'язане з рівнем їх спеціалізації на офісної діяльності. Так, власне управлінський персонал може повністю здійснювати управлінську та офісну діяльність (як це має місце для елементарних керованих процесів, де вказаний персонал втілюється в одній людині - майстер, бригадир і т.п.), може бути повністю звільнений від офісної діяльності (менеджери вищої рівня і державні керівники), може поряд з основною (управлінської) діяльністю виконувати деякі завдання офісної діяльності. У двох останніх варіантах необхідні фахівці, для яких здійснення офісної діяльності є основною роботою. Це секретарі, помічники, референти, офіс-менеджери, фахівці але інформаційного забезпечення тощо

Кваліфікація офісного персоналу визначається перш за все наявністю відповідної професійної підготовки. Ця підготовка може мати різні форми:

  • - отримання середньої спеціальної освіти (секретарі-референти; техніки, які здійснюють експлуатацію різних інформаційних систем і т.п.);
  • - здобуття вищої освіти (референти; керівники служб документаційного та інформаційного забезпечення; інженери, які здійснюють експлуатацію різних інформаційних систем і т.п.);
  • - підготовка і перепідготовка на різних короткострокових курсах (секретарі; персонал служб документаційного та інформаційного забезпечення і т.п.).

Крім того, фактична кваліфікація крім рівня професійної підготовки істотно залежить від стажу офісної роботи, що визначає знання конкретної обстановки і практичні навички забезпечення конкретної управлінської діяльності.

 
<<   ЗМІСТ   >>