Повна версія

Головна arrow Інформатика arrow ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ВИРОБНИЧОЮ КОМПАНІЄЮ

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

КОНТУР УПРАВЛІННЯ ЛАНЦЮГАМИ ПОСТАВОК

Функціонал контуру управління ланцюгами поставок в ERP-системі сприяє збільшенню ефективності роботи підприємства, дозволяє регулювати витрати завдяки доступу користувачів до інформації про всі рухи товарно-матеріальних цінностей, закупівлі, складські запаси і продажах.

Управління торгівлею. Система ERP повністю автоматизує процеси продажів і закупівель, дозволяє оптимізувати витрати за допомогою безперервного аналізу, а також миттєво реагувати на зміни вимог ринку.

До ключових можливостей функціоналу відносять:

  • • повну автоматизацію процесів продажів і закупівель;
  • • взаєморозрахунки між компаніями;
  • • всебічний контроль і прозорість торгових операцій;
  • • аналіз роботи постачальників і клієнтів;
  • • управління цінами і знижками;
  • • обробку недопоставок і зайвих поставок;
  • • розрахунок і розподіл накладних витрат;
  • • інструменти для аналізу та формування звітності;
  • • перерахунок одиниць виміру.

У ERP-системі можна не просто автоматизувати широкий спектр завдань, пов'язаних з продажами і закупівлями, а й повністю інтегрувати процеси продажів і закупівель з іншими аспектами діяльності підприємства за допомогою використання іншої функціональності системи.

Використання функцій торгівлі дозволяє оптимізувати витрати, пов'язані з продажами, збільшити доходи від реалізації, знизити витрати при закупівлі товарів, тісно пов'язати постачання з попитом та ін. Завдяки наявності в системі всеосяжної інформації підприємство може швидко реагувати на що відбуваються на ринку зміни, що є найважливішою умовою успіху в епоху жорстокої конкуренції.

Система ERP забезпечує автоматизацію всього процесу продажів, починаючи з реєстрації пропозиції про поставку товару і закінчуючи обробкою накладної та рахунку-фактури. При створенні замовлення система автоматично перевіряє ліміт кредитування клієнта, відстежує угоди про ціни і знижки, що діють для даного клієнта, та аналізує наявні запаси товарів на складах; тим самим завжди можна надати клієнтам актуальну інформацію. Підтвердження замовлення можна відправити клієнту по факсу, по електронній пошті, опублікувати на веб-сайті або просто роздрукувати. Система також дає можливість відстежувати недопоставки і управляти процесом повернення товару. Щоб прискорити процеси продажів і закупівель товарів, можна обмінюватися електронними документами з клієнтами і постачальниками.

У роботі із закупівлями в ERP-системі доступні функції вибору оптимального для покупки товару з урахуванням термінів поставки, цін та інших параметрів і порівняння його з отриманими пропозиціями. Система дозволяє здійснювати оцінку діяльності постачальників на основі аналізу історичних даних. В системі також враховуються витрати на транспортування вантажів, митні збори, податки та інші витрати. Можливість реєстрації в системі зайвої поставки і недопостачання товарів як по закупкам, так і на замовлення дозволяє постійно відслідковувати невиконані поставки і аналізувати прострочену заборгованість. У ERP-системі обробляються повернення з різних причин і друкуються всі супутні документи, такі як накладна на повернення, кредит-нота тощо.

Функціональність угод про ціни і знижки в ERP-системі дозволяє налаштувати в системі прайс-листи клієнтів і постачальників. Крім цін система також дозволяє налаштовувати угоди про знижки в розрізі клієнтів, постачальників і товарів. При створенні замовлення система автоматично застосовує діючі на цю дату ціни та знижки.

Автоматичний розрахунок накладних витрат дає можливість більш точно визначати собівартість товарів. При цьому кількість використовуваних видів накладних витрат може варіюватися. Накладні витрати можуть розподілятися пропорційно ціні або кількості товару, а також пропорційно по рядках закупівлі.

Інструмент перерахунку одиниць вимірювання дозволяє використовувати різні одиниці при отриманні товару, його зберіганні на складі і реалізації клієнтам. Наприклад, можна отримувати товари в ящиках, зберігати в розібраному вигляді в штуках, а потім упаковувати в пачки по десять одиниць для перепродажу. Параметри перерахунку одиниць вимірювання налаштовуються таким чином, щоб кількість і обсяг завжди відповідали реальним одиницям. Це гарантує коректний облік запасів товарів на підприємстві.

Функціональність внутрішніх розрахунків між компаніями дає можливість скорочувати витрати і час співробітників за допомогою виконання торгових операцій між компаніями холдингу або різними центрами дистрибуції в рамках однієї інсталяції ERP-системи. У цьому випадку зникає необхідність вручну створювати замовлення і закупівлі і одночасно забезпечується кращий контроль і прозорість проведених операцій. Функціональність розрахунків між компаніями дозволяє знизити витрати на зберігання товарів на складах завдяки прозорості інформації про складські запаси у всіх філіях компанії.

З кожної операції в системі доступний перехід до всіх відповідних бухгалтерських проводках і первинним документам, на підставі яких вона була виконана. Це дозволяє оптимізувати, наприклад, роботу з накладними та рахунками-фактурами, так як записи за цими документами створюються в декількох модулях системи (по постачальнику / клі- енту, номенклатурі, Головній книзі і ін.).

Безліч вбудованих інструментів дозволяє всебічно аналізувати дані, що зберігаються в системі. Після формування звіти можуть бути збережені в системі, модифіковані, надруковані і відправлені по електронній пошті або в форматі XML. З високим ступенем точності можна відстежувати прибуток від продажів в розрізі країн, регіонів, груп клієнтів та заданих періодів (день, тиждень, місяць, рік).

Управління запасами. Функціональність управління запасами в ERP- системі дозволяє оптимізувати роботу складу та управління запасами підприємства в цілому, поліпшити взаємодію між підрозділами всередині організації і скоротити операційні витрати.

До ключових можливостей функціоналу відносять:

  • • моніторинг та контроль складських потоків;
  • • отримання актуальної інформації про роботу складу та поточному рівні запасів;
  • • скорочення складських та інших витрат;
  • • роботу зі специфікаціями;
  • • необмежене число рівнів вкладеності специфікацій;
  • • повний комплект графічних засобів для створення специфікацій і роботи з ними;
  • • підтримку безлічі версій однієї специфікації.

Система ERP пропонує різні інструменти для управління складськими запасами, включаючи використання складської аналітики, аналіз запасів в розрізі складської аналітики і управління карантином.

В рамках функціональності прогнозування, представленої в модулі «Управління запасами», можна будувати довгострокові прогнози закупівель і продажів номенклатурних одиниць. Для прогнозування є необмежене число прогнозних моделей, що дозволяє відтворювати різні сценарії майбутнього. Можна будувати прогнози для різних відділів підприємства і потім консолідувати їх в єдиний прогноз для організації.

Використання складської аналітики дає можливість визначати ступінь деталізації, необхідної для оприбуткування, зберігання і відвантаження товарів, а також аналізувати дані про товари як з точки зору кількості, так і в розрізі фінансових транзакцій. Номенклатурні коди складської аналітики включають в себе склад, номер партії, осередок (полку, позиція і т.д.), код палети (контейнер для перевезення товарів), серійний номер (унікальний ідентифікатор одиниці товару) і номер вантажної митної декларації, а також дозволяють визначити точне місце розміщення конкретного товару. В рамках однієї номенклатури аналітика зберігання дозволяє розділяти товари але конфігурацією, кольором і розміром, спрощуючи таким чином процеси виробництва, продажу і зберігання. При цьому підвищення ступеня деталізації анітрохи не ускладнює роботу користувача в системі. Наприклад, якщо купуються робочі рукавички різних розмірів, то можна оприбуткувати їх на одну номенклатуру «Рукавички» і в окремому полі вказати розмір. Таким чином, замість того щоб створювати окрему картку товару для кожного розміру рукавичок, досить створити одну картку.

Специфікації необхідні для того, щоб на основі потреби в готовому товарі розрахувати потребу в сировині. Все, починаючи з прогнозування, планування, здійснення закупівель і виробництва і закінчуючи комплектацією і отриманням інформації про собівартість і ціну товару, пов'язане з роботою зі специфікаціями. Спільно з функціями модулів «Управління запасами» і «Зведений планування» робота зі специфікаціями забезпечує виконання поставок «точно в строк» і оптимальні розміри замовлень.

Специфікації в ERP-системі можуть містити необмежене число рівнів вкладеності, що дозволяє відобразити з необхідним ступенем деталізації структуру вироби. При цьому для будь-якої номенклатури можна визначити термін дії в складі специфікації, в яку вона входить. Для створення специфікацій можна використовувати спеціальний конструктор - графічний інструмент, заснований на технології drag-and-drop. Працювати зі специфікаціями в знайомому і дружньому інтерфейсі значно простіше і швидше. При цьому вся необхідна інформація зібрана в одному вікні.

Контроль версій специфікацій дозволяє оперативно заміняти компоненти і їх постачальників. Кожна версія специфікації активна протягом певного часу. Від періоду активності версії залежить, наприклад, які компоненти специфікації використовуються у виробництві на зазначену дату. Доступ до попередніх версій і робота з ними можливі в будь-який момент. Припустимо, якщо клієнт хоче купити в точності такий же товар, як в грудні минулого року, можна скористатися старою версією специфікації для виробництва цього товару. Таким чином, створюючи версії специфікацій і вказуючи періоди їх дії, виключають необхідність повторного їх створення, економлять час і знижують витрати.

Зберігання в системі безлічі версій специфікацій скорочує і оптимізує процес розробки нового товару і час виведення його на ринок. Це дає можливість компанії швидко реагувати на зміни, що відбуваються і коригувати продуктові лінії відповідно до вимог ринку.

Розрахунок ціни готового товару можна виконувати одночасно для декількох специфікацій. При цьому можна враховувати всі витрати на виробництво вироби із заданою специфікацією і закупівельні ціни компонентів. Після розрахунку ціни відповідні дані оновлюються в усій системі.

Управління складом. Функціональність «Управління складом» в ERP забезпечує гнучкість і засоби контролю, необхідні для оптимізації всього циклу управління складом відповідно до ваших вимог.

До ключових можливостей функціоналу відносять:

  • • оптимальне розміщення товарів на складі;
  • • скорочення операційних витрат, зниження витрат на оренду і оплату праці;
  • • оптимізацію області зберігання складу;
  • • різний рівень деталізації складських записів;
  • • контроль серійних номерів і номерів партій;
  • • автоматичний вибір і контроль осередків зберігання;
  • • маршрути комплектації.

Модуль «Управління складом» в ERP містить всі функції, необхідні для забезпечення ефективної роботи складу, виконання таких операцій, як одержання товарів від зовнішніх постачальників і з внутрішніх джерел, структуроване зберігання товарів, комплектація товарів і їх упаковка для перевезення і переміщення, відвантаження товару. Для забезпечення максимально ефективного управління складом функціональність модуля повністю інтегрована з іншими модулями системи.

Модуль «Управління складом» надає можливість гнучкої організації складського управління з урахуванням мінливих потреб бізнесу. Склад розділяється на зони за ознаками температурних режимів зберігання товарів або їх оборотності. Складські комірки описуються за допомогою п'яти координат: склад, прохід, стелаж, полиця і позиція. Осередки можуть мати різні фізичні розміри і відрізнятися за тину розміщуються в них палет. При необхідності можна заблокувати складські осередки, заборонивши тим самим рух товару. Можна також контролювати зберігання товарів на підставі заздалегідь заданих правил розміщення або здійснювати вибірковий контроль.

Функції «Управління складом» гарантують раціональне використання складського простору. Коли прибувають товари, система визначає оптимальне місце їх зберігання. Пропозиція ґрунтується на інформації про зони зберігання і характеристиках приміщення складу в порівнянні з характеристиками товару, що надходить. Всі складські дії відображаються в журналах системи. Використовуючи функцію аудиту, можна відтворити всю послідовність операцій роботи з товаром. Щоб збільшити швидкість і точність комплектації і відвантаження товарів, можна підключити функцію штрихкодирования товарів і операцій. Маршрути комплектації створюються в ERP на основі відвантажень. При їх створенні беруться до уваги різноманітні параметри, задані для складу, наприклад, зони зберігання, висота осередків, необхідне обладнання, схеми проїзду. Система також враховує наявність декількох замовлень на одному маршруті (комплектація партій), що забезпечує більш раціональну навантаження палет і є більш рентабельним способом управління складом. Можна збільшити загальну продуктивність складу, виконуючи внутрішні переміщення, наприклад доставку товарів безпосередньо зі складу в виробничий цех з формуванням специфікацій.

Після прибуття на склад номенклатура заноситься в систему, і, таким чином, можна бачити всю інформацію про надійшов товар ще до того, як він оприбутковано. Можна зарезервувати товари під замовлення клієнтів, причому товар може резервуватися з конкретної комірки або партії. Таке резервування розпізнається усіма функціями системи ERP, включаючи такі, як проведення інвентаризації на складі, планування виробництва та ін. Все це дає гарантію того, що всі запити клієнтів будуть повністю задоволені.

Скориставшись складської аналітикою, можна вказати точне місце розташування товарів. Крім того, складська аналітика є потужним інструментом у відстеженні номерів партій і серійних номерів товарів і може бути використана для того, щоб отримати цілісну картину про товари на складі. Для відстеження товарів всередині складу і в рамках ланцюжка поставок можна скористатися функцією автоматичного присвоєння товару номера, прив'язаного до відвантажень і поставок. Щоб поліпшити відстеження товару, система може автоматично створювати значення серійних номерів і номерів партій. В системі також можна вести необмежену кількість груп для автоматичної нумерації партій і серій.

Управління відносинами з клієнтами. Модуль управління відносинами з клієнтами системи (CRM) класу ERP, як правило, дозволяє зберігати всю інформацію про клієнтів, партнерів та інших контрагентів централізовано. Співробітники різних відділів можуть вводити, переглядати і використовувати в роботі цю інформацію. В результаті покращується координація діяльності всіх підрозділів компанії, в першу чергу відділів продажів і маркетингу. Завдяки тісній інтеграції з іншими модулями ERP, що автоматизують роботу з постачальниками і клієнтами, модуль управління відносинами з клієнтами підтримує бізнес-процеси організації практично будь-якого типу. Таким чином, можна налаштувати модуль відповідно до своїх бізнес-процесами, а не міняти бізнес-процеси відповідно до можливостей системи. Крім усього іншого, модуль CRM допомагає керівникам відділів продажів ефективно управляти роботою менеджерів з продажу та відділів в цілому, досягаючи поставлених цілей і постійно підвищуючи ефективність діяльності. Система автоматизує проведення маркетингових кампаній, а також дзвінки до і збір інформації про існуючі і потенційних клієнтів, постачальників і партнерів.

До ключових можливостей функціоналу відносять наступне:

  • • централізоване зберігання всієї інформації про клієнтів, в тому числі потенційних, партнерах і ін .;
  • • підвищення ефективності роботи відділу продажів завдяки можливостям аналізу даних і обміну актуальною інформацією з іншими відділами;
  • • відсутність необхідності в окремій системі класу CRM;
  • • централізоване управління роботою всього відділу продажів;
  • • складання індивідуальних і групових планів продажів;
  • • моніторинг активності продажів, графічне представлення статистики але продажу;
  • • визначення цільової аудиторії і її сегментування при проведенні маркетингових кампаній;
  • • аналіз витрат, використаних ресурсів і отриманого прибутку при проведенні кампаній;
  • • приєднання до списків обдзвону анкет, що містять важливу інформацію;
  • • доступ до ключової інформації про клієнтів з будь-якого місця ERP- системи;
  • • інтеграцію з 1Р-телефонією.

Інформація про клієнтів, доступна раніше лише відділу продажів, тепер може проглядатися співробітниками всіх відділів, що дозволяє компанії працювати як єдина команда. Наприклад, використання модуля CRM дозволяє будь-якому співробітникові, відповідальному на дзвінок по телефону, легко знайти інформацію про клієнта, необхідну для вирішення проблеми.

У модулі CRM можна створювати пропозиції для наявних і потенційних клієнтів, а також виконувати прогнозування продажів з урахуванням пропозицій. Пропозиції з ймовірністю продажу більше заданої можуть враховуватися і при зведеному плануванні, в рамках формування загального логістичного та виробничого плану компанії.

Інформаційні листи, новини, каталоги продукції та інші документи відправляються контрагентам з використанням функції розсилки модуля CRM. Для зручності роботи створюються групи розсилки з контактних осіб, співробітників і т.п. Групи розсилки можуть використовуватися також при відправці SMS-повідомлень. Усі надіслані електронною поштою повідомлення автоматично зберігаються як документи в ERP-системі. Можна синхронізувати свої зустрічі в системі ERP з календарем поштової системи, наприклад Microsoft Outlook. Синхронізація здійснюється як автоматично, гак і вручну, в залежності від настройки системи.

Модуль CRM в ERP-системі дозволяє повністю інтегрувати фронт і бек-офіси так, щоб вони працювали як єдине ціле. Вичерпна інформація про всі аспекти роботи з контрагентами, доступна в одному місці, дозволяє зміцнити і розширити бізнес-стосунки компанії. Знаючи потреби і переваги клієнтів, можна оптимізувати виконання замовлень і скоротити складські витрати. Також можна значно скоротити адміністративні витрати, так як модуль CRM автоматизує безліч операцій по роботі з клієнтами, які традиційно виконуються вручну.

Керування продажами. Плани продажів складаються в системах ERP, як правило, для окремих менеджерів з продажу та груп менеджерів на рік з можливим розбиттям по кварталах і місяцях. Плани продажів можуть бути представлені у вигляді графіків, на яких зручно проводити різного роду порівняння, наприклад планованого обсягу продажів з фактичним. Можна переглядати плани роботи на день, тиждень, місяць для кожного співробітника, а також зроблених клієнтам пропозицій і відкритих замовлень. Дії, виконані конкретним менеджером або групою менеджерів за вказаний період часу, і інші операції фіксуються в журналі операцій, що дозволяє чітко контролювати роботу всіх співробітників. Спочатку присутня велика кількість іредна- прибудованих звітів, в яких відображається інформація про фактичні та планованих продажах, про всі дії, пов'язані з продажами, та ін. Можна легко створювати різні звіти, що відображають обсяги продажів, загальна кількість зроблених пропозицій, пропозицій, які стали замовленнями, активність співробітників і Г.Д. Ця інформація необхідна для аналізу і планування роботи відділу продажів.

Управління маркетингом. При організації маркетингових кампаній в ERP-системі співробітники можуть попередньо сегментувати цільову аудиторію. Це допомагає успішніше проводити кампанії і більш детально аналізувати їх результати. Можна легко оцінювати ефективність кампаній, порівнюючи витрати на їх проведення з отриманими доходами. Маркетингові кампанії представлені в деревоподібної структурі, значок кожної кампанії, як правило, визначається її статусом. Таким чином, глянувши на «дерево», відразу можна визначити поточний статус цікавить вас кампанії. Для упорядкування діяльності один співробітник призначається відповідальним за кампанію, а іншим ставляться окремі завдання в її рамках. Після завершення кампаній доступні звіти про їх результати і про витрачених ресурсах, за якими можна визначити рівень повернення інвестицій.

Припустимо, планується провести велику маркетингову кампанію, запропонувавши клієнтам новий навчальний курс. Наприклад, 10 співробітників будуть протягом двох тижнів працювати над рекламою, займатися прямим маркетингом і складати список обдзвону. Для досягнення максимальної ефективності роботи ERP-системи пропонують наступні можливості щодо підвищення ефективності управління процесом:

  • • створення вручну проекту, пов'язаного з кампанією, в модулі управління проектами;
  • • автоматичне створення проекту з маркетингової кампанії, при цьому вся необхідна інформація про проект / кампанії автоматично з'явиться в системі;
  • • облік витрат на кампанію / проект, включаючи тимчасові, грошові і номенклатурні витрати.

При проведенні кампаній і анкетуванні через Інтернет відповіді респондентів потрапляють безпосередньо в базу даних ERP. Якщо відповіді прийдуть запізно або не вистачить часу для обробки всіх отриманих відповідей, маркетингова кампанія може не принести очікуваних результатів. Щоб уникнути таких ситуацій в модулі завжди доступна інформація про те, скільки людей взяли участь в опитуванні, хто саме відповів на питання і які відповіді були отримані.

Інтеграція відділів маркетингу, продажів і сервісу вкрай важлива для ефективної роботи фронт-офісу компанії. Інформація, отримана в одному з відділів, повинна бути доступна і в інших. Це забезпечується веденням енциклопедії маркетингу. Маючи доступ до більшого обсягу ресурсів, відділи маркетингу, продажів і сервісу мають більші можливості для ефективної роботи і розвитку бізнесу.

Функції телемаркетингу дозволяють автоматично створювати списки обдзвону, використовуючи контактну інформацію про існуючих і потенційних клієнтів з таблиці ділових відносин. При створенні списку обдзвону з таблиці вибираються різні нуля, завдяки чому список містить не тільки базову інформацію про контакт, але і іншу інформацію, наприклад, географію продажів, тип відносин. Співробітники телемаркетингу можуть користуватися цією інформацією для залучення клієнта в діалог.

Після створення списку обдзвону дзвінки можна розподілити серед співробітників відділів телемаркетингу або продажів за різними принципами. Скажімо, дзвінки можуть бути розподілені по співробітниках, які вже спілкувалися з даними клієнтами. Виконуючи дзвінки прямо з модуля, що дзвонять при необхідності можуть переходити в інші модулі ERP-системи. Наприклад, якщо під час розмови клієнт виявляє бажання розмістити замовлення, співробітник відділу продажів переходить в форму замовлень і створює в ній нове замовлення або пропозиція. Кожен вчинений дзвінок фіксується в системі. За інформацією про дзвінки можуть бути сформовані різні звіти, такі як звіт про результати рекламної кампанії.

Використання технології інтеграції з IP-телефонією дає можливість робити дзвінки прямо з модуля натисненням однієї кнопки. По завершенні розмови система автоматично готує наступний дзвінок зі списку. Все, що потрібно зробити співробітнику, - знову натиснути кнопку. При вхідному дзвінку система автоматично визначає абонента за номером телефону і надає всю наявну про нього в базі даних інформацію.

Управління відносинами з постачальниками. У сучасному світі все більше і більше компаній враховують у своїй повсякденній діяльності не тільки власні логістичні, виробничі, фінансові та людські ресурси, а й залучають до сфери своїх інтересів так звані компанії найближчого оточення. Залежно від сфери діяльності підприємства, його положення на ринку це можуть бути різні види взаємин, але два види зовнішніх контрагентів варто виділити окремо, а саме - клієнти і постачальники.

Якщо подивитися на управління роботою з постачальниками, то, незважаючи на все більший інтерес до цієї області, рівень опрацювання концепції взаємини з постачальниками (SRM), а в особливості реалізація цієї концепції на практиці в компаніях все ще залишає бажати кращого. Але ж від постачальників залежить не тільки працездатність компанії, але і швидкість виконання клієнтських замовлень і в кінцевому рахунку рентабельність і позиції на ринку. Якщо оцінювати перспективи розвитку підприємства в цьому напрямку, то умовно можна виділити три основних: стратегічні, тактичні та операційні зміни.

До стратегічних змін перш за все варто віднести зміна загальних цінностей підприємства - коли на організаційному рівні прописується не тільки лояльність клієнтів, зниження собівартості виробленої продукції або надання послуг, а й лояльність постачальників, контроль за комерційними угодами з постачальниками і скорочення логістичних витрат при взаємодії з постачальниками. При, здавалося б, загальною простоті вказівки подібних цілей і додавання додаткових показників діяльності компанії (KPI), пов'язаних з постачальниками в загальну оцінку, зробити це досить складно, головний акцент - це організаційні зміни і не тільки постановка цілей, а й контроль за їх виконанням на місцях. І тут ми логічно підходимо до тактичних змін.

Тактичний рівень - це фактично компілятор загальних стратегічних бажань компаній в конкретне зміна, створення нових і виключення неефективних з нової точки зору бізнес-процесів. На цьому рівні дуже важливі інструмент реалізації та інструменти контролю за подібними змінами. Багато сучасні концепції і прекрасно опрацьовані на стратегічному рівні ідеї не були реалізовані через або нерозуміння з боку конкретних виконавців, або небажання приймати нові правила гри. І якщо з точки зору організаційного контролю це все ще взаємодію між менеджментом і персоналом, то вже з точки зору контролю за бізнес-процесами - це можливості і засоби І С, які давно вже стали інструментами, з одного боку, допомагають працювати співробітнику, а з інший - безперервно контролюють його роботу згідно «ідеальним» бізнес-процесів організації. Умовно можливості інформаційних систем з точки зору розвитку управління відносинами з постачальниками можна розділити па дві частини: функціональні і технологічні.

Операційні зміни пов'язані з постійними коригуваннями бізнес-процесів компанії, покликаними реагувати на зміну у зовнішньому або внутрішньому середовищі. Як правило, подібні зміни носять «косметичний» характер і не призводять до кардинальних змін процесів.

Сам але собі функціонал ІС - це далеко не панацея вирішення проблем і реалізації стратегічних цілей, це всього лише особливий логічний або галузевої спосіб формування набору бізнес-процесів і без розуміння, що лежить за тим чи іншим функціональним блоком. Функціонал може бути не тільки марний, але часто і шкідливий надмірністю інформації та необхідністю контролювати непотрібні для бізнесу процеси. І навпаки, розуміння можливостей ІС і погляд на власні бізнес-процеси крізь призму ІС дає компанії незаперечні переваги в галузі управління постачальниками.

З точки зору функціональних можливостей системи досить серйозно відрізняються один від одного, але якщо дивитися на функціонал управління постачальниками не як на окрему систему, а як на частину загальної системи управління підприємствами (ERP), то можна виділити наступний стандартний набір функцій.

Функціонал управління внутрішніми запитами є вихідною точкою у формуванні потреби в постачальника всередині компанії. Саме тут з'являється запит на отримання компанією послуг або товарно-матеріальних цінностей з боку зовнішніх контрагентів. Сучасні системи дозволяють сформувати і обґрунтувати заявку на закупівлю всередині компанії до її появи за межами компанії у вигляді запиту існуючим або новим постачальникам. Контролюючи хід формування заявки, компанія, з одного боку, контролює процес заповнення заявки усіма необхідними, згідно з внутрішніми процесами, характеристикам, а з іншого - дозволяє проконтролювати процедуру узгодження, підлаштовуючись під зміна ситуації на льоту. Звільнення співробітника, відпустка, хвороба, зміна організаційної структури - все це не повинно впливати на швидкість узгодження заявок на закупівлю, більш того, вся історія узгодження зберігається постійно, і в будь-який момент ініціатор заявки може побачити хід її виконання. Це дозволяє серйозно скоротити час узгодження, з одного боку, і підвищити прозорість процесу схвалення і формування заявки - з іншого.

Процес узгодження заявки може закінчуватися або вибором вже існуючого постачальника згідно з укладеними комерційними угодами та критеріям відбору постачальника в тій чи іншій ситуації, або організацією нового тендера із залученням нових постачальників / існуючих постачальників. У разі формування тендера - сучасні системи управління дозволяють автоматично формувати специфікацію тендера на необхідні номенклатурні позиції, причому правила формування структури специфікації також визначатиметься корпорацією: округлення закупівель, компоновка однотипних товарів в загальну закупівлю, об'єднання за критеріями вартості, строків і т.д. При цьому публікація тендера на порталі компанії / зовнішньої майданчику або розсилка повідомлень про тендер і всієї необхідної інформації по постачальникам, включеним в тендер, йде автоматично. Більш того, збір результатів тендеру та рекомендації щодо вибору постачальника теж автоматизовані - системи збирають комерційні пропозиції від постачальників, автоматично розбираючи заявки відповідно до внутрішньої структурі документів, і будують відповідно до створеними внутрішніми критеріями оцінки збалансовану систему показників. Наприклад, може оцінюватися не тільки ціна, але і терміни поставки, довіру до постачальника, терміни взаємин, відсоток виконаної специфікації, і все це в автоматичному режимі. У разі ж вибору існуючого постачальника система автоматично може створити не тільки замовлення на покупку, але і відправити запит на поставку безпосередньо постачальнику як файл або безпосередньо в системі, якщо постачальник надає подібну можливість, або дати можливість системі постачальника забрати її з І С підприємства. При цьому безпосередньо сам постачальник підтверджує дату, ціни і терміни поставок, що підвищує точність планування і знижує вплив людського фактора всередині організації.

Як відомо, категорійний менеджмент - це концепція управління торговим простором і асортиментом, згідно з якою асортимент ділиться на групи схожих продуктів [1] . Фактично причина появи подібної системи управління полягає в бажанні компаній, які займаються перепродажем товарів, включити в процес управління і продажами постачальників. Власне кажучи, це контрольоване делегування частини бізнес-процесів підприємства, пов'язаних з певною групою товарів, безпосередньо постачальнику цієї групи товарів. Для реалізації подібних завдань підприємству доводиться вирішувати складне завдання поділу управління бізнес-процесами між декількома постачальниками і фактично найтіснішого інтеграції з інфраструктурою і співробітниками постачальника на рівні залученості в бізнес-процеси власних структур. Реалізація такого завдання складна ще тим, що потрібно дуже акуратно розмежовувати «горизонтальний» і «вертикальний» рівні доступу до інформації, щоб у постачальників була необхідна інформація для прийняття рішень, але не було надмірним. В сучасних системах управління всю технологічну тяжкість подібного поділу вони беруть на себе, при залученні постачальника лише вказується його рівень доступу, і система автоматично починає сортувати і фільтрувати інформацію тільки для даного постачальника при будь-якому вигляді роботи з системою.

Одним з найважливіших інструментів взаємодії з постачальниками є управління договорами, і з точки зору управління процесами юридична сторона впливає найменшим способом, а ось можливість зібрати в рамках договору закупівель всю інформацію, що описує правила роботи з нього, - це не тільки гарантія виконання зобов'язань, а й можливість систематизувати все взаємодія. Коли в рамках договору в системі прописується як специфікація за договором, так і терміни виконання, включаючи календарі роботи складів постачальників на відвантаження та календарі складів компанії на отримання, штрафні санкції невиконання, кредитні ліміти, спеціальні знижки, індивідуальні прайс-листи, - все це дозволяє не тільки зробити для підприємства роботу з постачальником прозорою, але і зробити саме підприємство «зручним» для постачальників, що позитивно відіб'ється на рівні взаємин і в кінцевому рахунку - на рентабельності.

Контроль за роботою безпосередньо співробітників при закупівлях відбувається за допомогою настройки статистичних та експертних оцінок лімітів і політик закупівель. Фактично визначаючи загальні правила поведінки співробітника в тій чи іншій ситуації, організація визначає рамки його роботи для системи управління і набору автоматично алгоритмів, що запускаються при виникненні певної ситуації. Наприклад, що робити, якщо обраний постачальник готовий виконати тільки частину закупівлі: змінити постачальника на другого в пріоритеті, сформувати новий тендер на решту специфікацію, знизити рейтинг постачальника і т.д. При цьому кожне правило як має початкові настройки, так і може змінюватися відповідно до накопиченої статистикою поведінки. Якщо в певні моменти приймаються інші, відмінні від закладених, рішення, то система буде рекомендувати використовувати саме їх в майбутньому як базові.

Разом з тим відносини з постачальниками - це постійний контроль за виконанням ними своїх зобов'язань, накопичення статистики взаємин, вибудовування обґрунтованих індивідуальних стратегій роботи з усіма ключовими постачальниками і раннє виявлення проблем в поставках. Для такого аналізу системи управління використовують широкий аналітичний інструментарій. З одного боку, его постійний багатовимірний аналіз в цілому роботи з постачальниками за допомогою OLAP-кубів, з іншого - его тактичний контроль за допомогою звітів. При цьому в системах активно створюються і впроваджуються невеликі інструменти підтримки прийняття рішень, прив'язані до конкретних завдань, вони стежать за відхиленнями в планових і фактичних показниках і проактивно реагують, якщо намічається негативна тенденція. Наприклад, довгий неузгодженість договору з новим постачальником може призвести до додаткових нагадувань і в кінцевому рахунку - ініціації нового тендера, якщо інформація не буде надана вчасно. Останнім часом намітилася тенденція повернення автоматизованих робочих місць, прив'язаних до однієї функції, тобто в рамках одного або декількох вікон, вузько орієнтованих на певні завдання закупівель, виводиться вся необхідна інформація - співробітник практично не перемикається по системі, і «все, що йому необхідно, є в одному місці». Ще одна тенденція став пошук найбільш швидких шляхів доставки проаналізованої інформації до користувача - системи не тільки вміють відправляти листи електронної пошти, СМС і спливаючі повідомлення по системі, але інтегруватися безпосередньо в соціальні мережі. У співробітника відділу закупівель в соціальній мережі Facebook або Вконтакте може бути в друзях ІС компанії, яка буде відправляти важливі йому повідомлення, при цьому на важливості повідомлень визначається як безпосередньо самим співробітником, гак і політикою компанії.

І останнє, що варто відзначити з функціональної точки зору, це управління узгодженням: важливо, щоб бізнес-процес не тільки був організований правильно, але і хід його виконання неухильно контролювався. Для цього вводяться різні правила повідомного і автоматичного характеру, «проштовхують» процес узгодження - що робити системі, якщо два години немає схвалення: автоматично схвалити, автоматично відмовити, делегувати іншого співробітника, запустити іншу процедуру узгодження і т.д. Подібні інструменти стимулювання дозволяють скоротити час проходження погоджень і в кінцевому рахунку підвищити інтенсивність роботи співробітників.

Як уже згадувалося раніше, крім функціональних можливостей системи важливі також технологічні аспекти реалізації як взаємодії з постачальниками, так і безпосередньо роботи співробітників підприємства з системою. Ми не будемо детально розглядати технологічні аспекти роботи з постачальниками, але необхідно згадати, що на поточний момент технологічна розвиненість системи є одним з найважливіших гарантів відсутності проблем інтеграції з системами постачальників. Концепція інтеграції за допомогою веб-сервісів дозволяє будувати на підставі системи управління підприємства якусь централізовану інтеграційну шину, що збирає і інтегруючу інформацію від усіх ключових постачальників в одному місці.

Будь-які зміни, які відбуваються з організацією, повинні бути реалізовані безпосередньо виконавцями і підтримані ними, активно або пасивно. Якщо вдосконалення бізнес-процесів на стратегічному рівні не покращує, а лише погіршує ситуацію в операційній діяльності співробітника, а часто це саме так, через збільшення рівня контролю та обсягу інформації, то потрібне серйозне організаційне втручання. Інакше всі нововведення можуть бути саботувати співробітниками на місцях і серйозна система управління відносинами з постачальниками по факту не буде працювати. З одного боку, контролю допомагають множинні інструменти систем управління з тактичного рівня, з іншого боку, безпосередня залученість топ-менеджменту підприємства доносить до співробітника незворотність подібних змін і мінімізує ризик невпровадження нових бізнес-процесів.

Оцінюючи ефект від впровадження систем управління постачальниками, варто виділити кілька основних областей:

  • • підвищення прозорості та керованості процесу закупівлі, яке може бути виміряна в часі, необхідному для прийняття рішення щодо закупівлі і часу отримання звітності з причин прийняття рішення по тій чи іншій закупівлі;
  • • розширення бази постачальників, що дозволяє розширити пошук оптимальної закупівлі, яке в цілому вимірюється загальним скороченням закупівельних цін і обсягів закупівель, тобто дає можливість при збереженні необхідного рівня ціни не затоварювався склад;
  • • скорочення часу і трудовитрат па обробку невеликих закупівель, яке впливає на швидкість і обсяг масової обробки невеликих заявок на закупівлю.

Різні компанії, які впроваджують різноманітні рішення для управління постачальниками, по-різному оцінюють ефективність від впровадження систем подібного класу, але в будь-якому випадку результати їх оцінки можна привести до цими трьома показниками.

  • [1] Кисельов К. М., Миколаєва М. Л. Категорійний менеджмент. М.: Норма: ИНФРА-М, 2013.
 
<<   ЗМІСТ   >>