Функціонально-вартісний аналіз надаваних послуг

Функціонально-вартісний аналіз (ФСА, Activity Based Costing, ABC) - метод визначення вартості та інших характеристик виробів, послуг і споживачів, в основі якого лежить використання функцій і ресурсів, задіяних у виробництві, маркетингу, продажу, доставці, технічній підтримці, наданні послуг , обслуговуванні клієнтів, а також у забезпеченні якості. Методологія функціонально-вартісного аналізу є частиною системи менеджменту якості і якнайповніше задовольняє принципам стандартів серії ISO 9000.

Функціонально-вартісний аналіз в соціальному закладі служить інструментом управління процесами, що вимірює вартість надання соціальних послуг. Розрахунок виконується як для функцій, що збільшують цінність послуги, так і для додаткових функцій, які цієї цінності не змінюють. ФСА досліджує всі можливі виробничі функції (функціональні відносини) з метою найбільш точного розуміння їх питомої ваги (тимчасового, вартісного) у наданні послуг, а також знаходження напрямків модернізації процесів, що виникають в організації, і підвищення їх продуктивності.

Традиційні бюджетні підходи оперують з вартістю спожитих у процесі діяльності ресурсів (матеріали, зарплата, оренда і т. Д.). При калькулюванні собівартості продукції та обслуговування клієнтів вартість спожитих ресурсів розподіляється за даними об'єктах обліку. Прямі витрати на матеріали і праця розраховуються легко, труднощі виникають при рознесенні накладних витрат. При традиційному фінансовому підході воно грунтується на використанні різних баз розподілу (обсяг, маргінальна прибуток, площа і т. Д.). Застосування пропорційного розподілу витрат щодо будь-якої з перерахованих вище баз є наближенням і спотворює справжню собівартість об'єктів обліку, але у свою чергу є простим і зручним методом при веденні управлінського, фінансового та бухгалтерського обліку.

Найбільш коректні схеми розподілу накладних витрат можна розробити на основі опису функціональної діяльності організації (рис. 14). При цьому розраховуються витрати на виконання кожної функції (Ф1, Ф2, ФЗ), що робиться на основі вивчення ресурсів, споживаних даною функцією, і часу її виконання. Після цього визначається внесок кожної функції у створення кожного продукту або в обслуговування даного клієнта, на основі чого розраховується собівартість продуктів і надання послуг клієнтам.

Наведемо основні відмінності між ФСА і традиційним методом обліку витрат:

1. Традиційний облік увазі, що об'єкти витрат споживають ресурси, а в ФСА прийнято вважати, що об'єкти витрат споживають функції.

В основі традиційних методів обліку лежить припущення, що цінами можна управляти, але, як показала практика більшості менеджерів, це практично неможливо.

Теорія функціонально-вартісного аналізу визнає, що управляти можна тільки тим, що виробляється, а ціни змінюються як наслідок. Перевага такого підходу полягає в тому, що він забезпечує більш широкий діапазон заходів щодо збільшення ефективності бізнесу. При систематичному дослідженні виконуваних функцій не тільки виявляються фактори, що впливають на підвищення або пониження продуктивності, але також виявляється неправильний розподіл ресурсів. Отже, можна більш раціонально розподілити потужності для зниження витрат і добитися більш високої продуктивності, ніж традиційним способом.

Рис. 14. Розподіл накладних витрат при використанні ФВА і традиційного методу обліку витрат

2. Традиційний облік в якості бази розподілу витрат використовує кількісні показники, а в ФСА застосовуються джерела витрат на різних рівнях.

У міру зростання накладних витрат з'являються нові технології, розподіляти витрати на основі відсотків від усіх сумарних витрат стає занадто ризиковано. При використанні традиційного підходу помилки можуть досягати декількох сотень відсотків.

У ФСА витрати розподіляються відповідно до причинно-наслідковими зв'язками між функціями та об'єктами витрат. Ці зв'язки фіксуються за допомогою джерел витрат. На практиці джерела витрат поділяються на кілька рівнів. Наведемо найбільш важливі:

• - Рівень одиниць (unity level). На цьому рівні розглядаються джерела витрат для кожної випускається одиниці продукції (наданої послуги). Наприклад: соціальний працівник за одиницю часу реалізує соціальну послугу. Відповідне робочий час буде вважатися джерелом витрат для рівня одиниць. Це кількісний показник, схожий на базу розподілу витрат, що використовується в традиційних методах обліку;
• - Рівень партій (batch level). Ці джерела пов'язані вже не з одиницями, а з партіями, що випускається (комплексом соціальних послуг). Кількісний показник таких джерел, як правило, кількість партій;
• - Рівень продукту (product level). Тут мова йде про джерела, що відносяться до випуску окремого виду продукції (соціальної послуги) незалежно від кількості випущених одиниць і партій. Як показник використовується, наприклад, кількість годин, необхідних для розробки методики надання соціальної послуги. Чим більше цей показник, тим більші витрати розподіляються на даний продукт;
• - Рівень підприємства (facility level). Джерела даного рівня не мають прямого відношення до продуктів, це загальні функції, пов'язані з роботою підприємства (соціальної установи) в цілому. Однак викликані ними витрати розподіляються надалі по продуктам.
• 3. Традиційний облік орієнтований на структуру виробництва, а ФСА орієнтований на процеси (функції).

Традиційні системи розрахунку витрат більше орієнтовані на організаційну структуру, а не на існуючий процес. Вони не можуть відповісти на питання: "Що потрібно робити?", Так як про процес їм нічого не відомо. Вони володіють тільки інформацією про наявність ресурсів, необхідних для виконання роботи.

Орієнтований на процеси метод ФВА дає менеджерам можливість найбільш точно провести відповідність між потребами в ресурсах і доступними потужностями, а отже, підвищити продуктивність.

ФСА припускає, що при розрахунку вартості товару повинні враховуватися всі функції, пов'язані як з підтримкою виробництва, так і з доставкою товарів і послуг споживачеві, т. Е. Повний цикл: виробництво, розробка технології, логістика, розповсюдження продукції, сервісне обслуговування, інформаційна підтримка , фінансове адміністрування та загальне управління.

Розглянемо використання методу ФВА на прикладі одного із закладів соціального захисту населення. Метою його діяльності є надання сім'ям і окремим громадянам (далі - громадяни), що потрапили у важку життєву ситуацію, допомоги в реалізації законних прав та інтересів, сприяння у поліпшенні їх соціального та матеріального становища, а також психологічного статусу.

Соціальна установа проводить соціальні, оздоровчі, профілактичні та інші заходи, у зв'язку з чим здійснюються такі види діяльності: 1) моніторинг соціальної та демографічної ситуації, рівня соціально-економічного благополуччя громадян на території обслуговування; 2) виявлення і диференційований облік громадян, які потребують соціальної підтримки, визначення необхідних їм форм допомоги та періодичності її надання (постійно, тимчасово, на разовій основі); 3) надання громадянам соціальних, юридичних, психологічних, медичних, побутових, консультативних та інших послуг за умови дотримання принципів адресності, доступності, добровільності, гуманності, конфіденційності та профілактичної спрямованості; 4) соціальна реабілітація інвалідів та дітей-інвалідів; 5) надання допомоги жінкам і дітям - жертвам насильства в сім'ї; 6) участь у роботі з профілактики бездоглядності неповнолітніх, захисту їх прав; 7) залучення державних, муніципальних та недержавних органів, організацій та установ (охорони здоров'я, освіти, міграційної служби, служби зайнятості і т. Д.), А також громадських і релігійних організацій та об'єднань (ветеранів, інвалідів, комітетів Товариства Червоного Хреста, асоціацій багатодітних , неповних сімей і т. д.) до вирішення питань надання соціальної підтримки населенню та координація їх діяльності у цьому напрямку; 8) впровадження в практику нових форм і методів соціального обслуговування в залежності від характеру потребу населення соціальної підтримки та місцевих соціально-економічних умов; 9) проведення заходів щодо підвищення професійного рівня працівників.

Джерелами формування майна розглянутого установи є: 1) кошти обласного бюджету; 2) майно, передане йому власником або уповноваженим органом; 3) добровільні пожертвування юридичних і фізичних осіб і цільові надходження; 4) доходи, отримані від дозволеної засновниками підприємницької діяльності, у тому числі доходи від надання платних послуг; 5) інші доходи, одержувані від використання державної власності; 6) інші джерела відповідно до законодавства та іншими нормативними актами Російської Федерації.

Аналізоване установа надає наступні види соціальних послуг (у дужках зазначено частку від кількості всіх послуг): 1) соціально-побутові (60%); 2) соціально-медичні (20%); 3) соціально-психологічні (5%); 4) соціально-педагогічні (5%); 5) соціально-економічні (7%); 6) соціально-правового (3%).

Склад витрат на забезпечення поточної діяльності наводиться в табл. 9.

Таблиця 9

Склад витрат соціальної установи за звітний рік

В основі проведення ФСА лежить методологія функціонального моделювання процесів, а також методика визначення, класифікації та ідентифікації процесів. Функціональне моделювання дозволяє отримати концептуальні моделі бізнес-процесів підприємства.

У табл. 10 наведені основні функції, реалізовані в досліджуваному установі соціального захисту населення.

Таблиця 10

Опис функціональної діяльності соціальної установи

Серед функцій можна виділити: виробничі (основні); функції забезпечення (допоміжні); функції управління. Виробничі функції в першу чергу спрямовані на безпосередню "зовнішню" діяльність соціального закладу. Функції забезпечення задовольняють потреби "внутрішніх" споживачів (відділень і співробітників). Функції управління забезпечують організацію взаємодії між відділеннями.

Як правило, функція реалізується одним або декількома процесами. Технологічний процес являють собою оформлену в установленому вигляді упорядковану в часі і просторі сукупність технологічних операцій (відокремлених дій, робіт), результатом яких є продукт (послуга), що представляє споживчу цінність для клієнтів установи.

Оскільки будь-яка операція вимагає витрат робочого часу співробітника і використання матеріальних і технічних ресурсів, то функція, споживаючи ці витрати, характеризується певною вартістю в грошовому вираженні. Вартість виробничих витрат, які називаються в методиці ФВА ресурсами, у відповідності зі структурою технологічного процесу переноситься на собівартість функцій.

Як ресурсів виступають витрати на заробітну плату, витрати на об'єкти нерухомості (орендна плата, ремонт, податки на майно), витрати на закупівлю та експлуатацію обчислювальної техніки і засобів оргтехніки та інші витрати (на охорону, засоби транспорту і т. Д.). Вартість ресурсів визначається як сума трьох складових:

де С _п - планово-технологічна вартість аналізованого процесу;

ПР - прямі витрати;

КР - непрямі витрати;

ОР - загальноорганізаційні витрати.

До прямих витрат на облікову операцію процесу відносяться:

• o частина фонду оплати праці всіх співробітників, які зафіксовані як можливі виконавці даної операції;
• o нарахування, що припадають на дану частину фонду оплати праці (податок на доходи фізичних осіб, відрахування в позабюджетні фонди);
• o амортизація технічного оснащення виконавців даної операції (тільки те обладнання, яке закріплене за конкретним співробітником і є безпосереднім інструментом виконання його завдань і операцій в процесах: наприклад, комп'ютер є таким засобом, а робоче крісло немає).

До непрямих витрат відділень відносяться:

• o фонд оплати праці співробітників (адміністративно-управлінський персонал), що не зафіксованих в якості можливих виконавців облікових технологічних операцій в будь-якому процесі, і частина фонду оплати праці співробітників - учасників технологічних операцій в процесах, що припадає на їх неформалізовані задачі;
• o кошторисні витрати відділення у розрізі їх статей (якщо дані витрати не носять характеру загальноорганізаційної).

До общеорганизационной витрат відносяться:

• o витрати, пов'язані з орендою приміщень; амортизацією і придбанням меблів; общеорганизационной програмного і технічного забезпечення;
• o витрати на утримання їдальні, амбулаторії, загальних комунікацій і засобів зв'язку, ремонтні та будівельні роботи і т.д .;
• o видатки відділень (кошторисні витрати, включаючи сумарний фонд матеріальної винагороди та амортизацію технічного оснащення співробітників), що відносяться до функціональної зоні "Управління".

Найбільшу питому вагу у видатках аналізованого соціальної установи складають витрати на оплату праці та нарахування на оплату праці (див. Табл. 9). У зв'язку з цим будемо проводити ФВА в розрізі витрат на виконання функції (процесу) відповідної статті кошторису, т. Е. Вартість ресурсів приймемо рівної фонду заробітної плати. Непрямими витратами і общеорганизационной пренебрежем. В аналізі будемо використовувати функціональну модель (розрахунки засновані на даних по фонду заробітної плати одного з відділень).

Опишемо механізми перенесення вартості ресурсів на собівартість функцій. Як правило, один продукт вимагає для свого здійснення цілого ряду функцій, виконуваних різними співробітниками. Приймемо наступні основні припущення: постійна за обліковий період частина фонду оплати праці співробітника ділиться між завданнями пропорційно їх коефіцієнтам трудомісткості і складності; а завдання ранжуються за значимістю в обсязі функціональної моделі об'єкта.

У табл. 11 наведені розраховані трудовитрати по функціях і їх вартість.

Таблиця 11

Вартість функцій при умовній і фактичному навантаженню

Для виявлення функцій, на які припадає найбільший обсяг витрат, будується діаграма Парето, де функції розташовуються в порядку зменшення вартості (рис. 15).

Рис. 15. Діаграма Парето вартості функцій

На рис. 15 виділяються три групи функцій: 1) суцільною заливкою позначена група функцій, чия сумарна вартість становить 55% загальної вартості функцій; 2) діагональної штрихуванням - 25% загальної вартості; 3) горизонтальної штрихуванням - 20% загальної вартості.

Аналіз по зменшенню вартості функцій процесу ведеться в першу чергу за функціями, що потрапляють в першу групу. Далі досліджуються функції другої групи. І в саму останню чергу проводиться аналіз за функціями третьої групи.

Цікаву картину дозволив виявити функціональностоімостний аналіз при суміщенні на одній діаграмі величин відносної значимості функцій і витрат на здійснення функцій (рис. 16).

У даному прикладі метод ФВА дозволив визначити незбалансованість ступенем значущості функцій і витрат на їх здійснення. Невиправдано великі витрати на реалізацію функцій Ф2 - "Виявлення громадян та сімей, які потребують соціального обслуговування", Ф13 - "Залучення різних державних, муніципальних та недержавних структур до вирішення питань надання соціальної підтримки нужденним громадянам і сім'ям", Ф14 - "Підготовка та проведення робочих зустрічей, навчальних семінарів, нарад і зборів ".

Рис. 16. Показники значимості функцій і витрат на їх реалізацію

Це призводить до того, що недостатньо уваги приділяється функціям, які мають більше значення для ефективної організації основної діяльності відділу: Ф10 - "Надання соціально-правових послуг"; Ф7 - "Надання соціально-психологічних послуг"; Ф4 - "Визначення конкретних видів і форм допомоги нужденним в залежності від їх здатності до самообслуговування і стану здоров'я"; Ф9 - "Надання соціально-економічних послуг"; Ф8 - "Надання соціально-педагогічної послуг"; Ф3 - "Диференційований облік всіх осіб, які потребують соціального обслуговування, в залежності від видів і форм необхідної допомоги"; Ф6 - "Надання соціально-медичних послуг".

Підсумком проведення ФС А має бути зниження витрат на одиницю корисного ефекту. Воно досягається за рахунок реалізації наступних можливих варіацій: скорочення витрат на здійснення другорядних функцій при одночасному підвищенні споживчих властивостей, що надаються; підвищення якості надання послуг при збереженні рівня витрат; зменшення витрат при збереженні рівня якості; скорочення витрат при обгрунтованому зниженні організаційних параметрів до їх функціонально необхідного рівня.