Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА. МОВА СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ВИКОРИСТАННЯ ЗАЙВИХ СЛІВ

. Однак повнота і поширеність письмового тексту нс повинні приводити до його надмірності. Укладач документа повинен пам'ятати, що будь-яка офіційна папір повинна бути одночасно і повною (самодостатньою), і короткої (без зайвої надмірності). Наведемо приклад надмірності в діловому тексті: «У грудні місяці цього року на конференції зібралося тридцять чоловік виборців». В даному реченні можна обійтися без двох зайвих слів, тоді вийде: «У грудні цього року на конференції зібралося тридцять виборців».

Часто в документах зустрічаються такі надлишкові вирази: промислова індустрія; форсувати прискореними темпами; потерпіти повне фіаско; абсолютна гарантія; тимчасова відстрочка; консенсус думок; додати додатково; попереднє попередження; повністю викорінити; найбільш оптимальний; відкладений на пізніше і багато інших.

Хибність даних словосполучень не викликає сумнівів, проте вони продовжують використовуватися в ділового мовлення. Зайві слова в словосполученнях називаються плеоназм.

Плеоназм (від грец. Pleonasmos - надмірність) - частковий збіг значення слів, що утворюють словосполучення.

Наприклад: пам'ятний сувенір (сувенір - подарунок на пам'ять); передовий авангард (авангард - ті, хто попереду); спільне співробітництво (співробітництво - спільна робота).

Однією з причин плеоназм є недоречне вживання іноземної лексики. Наявність плеоназмів в тексті - це невміння висловити думку точно і лаконічно. Коли ми пишемо 150 рублів , немає необхідності додавати грошей (або грошових коштів ).

Однак оцінка правильності або неправильності слововживання вимагає великої обережності. Наприклад, неправильно словосполучення прейскурант цін (прейскурант - це і є перелік цін), однак цілком припустимі вирази прейскурант роздрібних цін , в рамках яких поняття «ціни» конкретизується і отримує форму розгорнутого словосполучення. Неправильно написати: своя автобіографія (автобіографія - опис власного життя), проте в певних контекстах вживання цього словосполучення цілком виправдано: опублікувати свою {не іншого людини) автобіографію . Можна вказати ряд плеонастіческіх словосполучень, які закріпилися в мові і не сприймаються як словесна надмірність: інформаційне повідомлення , період часу , монументальний пам'ятник , реальна дійсність і ін.

Особливо немилозвучними лексичні повтори, звані тавтологією: очевидна користь від використання , слід враховувати такі фактори , дане явище цілком виявляється в умовах.

Тавтологія - смислові повтори, які виникають в тих випадках, коли в реченні є сусідами однокореневі слова.

Тавтологія ускладнює сприйняття фрази, оскільки привертає до себе зайву увагу читача. Тому одне з сусідніх однокореневих слів слід замінити: очевидна користь від застосування , необхідно враховувати такі фактори , дане явище повністю розкривається в умовах.

Ретельний відбір кожного слова в реченні дозволяє залишити в тексті лише суттєве, виключивши непотрібне, що заважає розумінню сенсу.

Порушення логіко-смислових відносин . Для документа дуже важлива логіка викладу матеріалу. Якщо автор допускає логічні помилки, то порушуються і смислові відносини в тексті. Логічний зв'язок між судженнями виражається різними мовними засобами: займенниками, спілками, союзними словами і оборотами, спеціальними пропозиціями і навіть знаками пунктуації. По ходу складання тексту необхідно співвідносити значення кожного мовного кошти з тими логічними відносинами, які вона виражає.

Які ж основні мовні засоби для організації логічно зв'язного тексту?

Скористаємося таблицею, запропонованої А. Н. Барикін в «Практичному посібнику з розвитку навичок письмової мови», і виділимо з неї тільки ті мовні засоби, які використовуються при створенні письмового тексту ділового характеру.

Таблиця 9.1

Мовні засоби організації логічно зв'язного тексту

Смислові відношення між частинами інформації в тексті

мовні засоби

1. Єдність або близькість суб'єкта або місця дії в частинах інформації

він, цей, той, такий, такий, все це, всі ці, тут, вище, нижче

Продовження табл. 9.1

Смислові відношення між частинами інформації в тексті

мовні засоби

2. Причинно-наслідкові та умовно-наслідкові зв'язки між частинами інформації

і, тому, тим самим, в результаті, отже, значить, в силу цього, внаслідок цього, в залежності від цього, завдяки цьому, в зв'язку з цим, в такому випадку, в цьому випадку, за цієї умови

3. Тимчасова співвідношення частин інформації

спочатку, перш за все, перш за все, в першу чергу, тепер, одночасно, в той же час, поряд з, вже, раніше, знову, ще (раз), знову, знову, потім, пізніше, пізніше, згодом, в подальшому, в Після цього, надалі, на закінчення, далі

4. Зіставлення і протиставлення частин інформації

так (ж), таким (ж) чином, точно так, абсолютно так, аналогічно, якщо ... то, тоді як, в той час як, з одного боку, з іншого боку, навпаки, навпаки, на противагу (цього) , інакше, по-іншому, і (все-таки), а, але, проте, зате

5. Доповнення та уточнення цієї інформації

і, також, при цьому, причому, разом з тим, крім того, понад те, більш того, до речі, між іншим, зокрема

6. Ілюстрація, виділення окремого випадку, пояснення

наприклад; так наприклад; саме; тільки; навіть; лише; адже; особливо; іншими словами; інакше кажучи; кажучи точніше

7. Порядок перерахування інформації

по-перше, по-друге, по-третє, потім, далі, нарешті

8. Узагальнення, висновок, підсумок попередньої інформації

таким чином, отже, взагалі, отже, з цього випливає

9. Посилання на попередню і наступну інформацію

як було сказано (показано, згадано, відзначено); як говорилося (вказувалося, зазначалося); розглянутий, аналізований, наведений, зазначений, згаданий, описаний, названий, даний, шуканий, вищезгаданий, вищеназваний, останнє. Згідно з цим (з цим), згідно цьому (з цим), відповідно до цього, відповідно до цього, подібно до цього, на відміну від цього

10. Інформація, яка вводить зв'язний текст:

- у формі питального речення

Які переваги даної системи?

У чому полягає сутність даного процесу?

Закінчення табл. 9.1

Смислові відношення між частинами інформації в тексті

мовні засоби

- у формі імперативного пропозиції

Розглянемо наступні випадки: .. Порівняємо аналізовані об'єкти

- у формі номинативного пропозиції

Основні переваги даного методу. Рекомендації до застосування розроблених методик

Висловом в тексті логічних і змістових відносин служать і певні знаки пунктуації, вони допомагають в оформленні смислового членування фрази, вказують на смислові відтінки в тексті.

Розділові знаки і логіці-смислові відносини в тексті .

Кома в ряду однорідних членів повинна вказувати на логічну однорідність перераховуються понять, їх смислове однотипність. Наприклад: «Просимо Вас вислати календарний план семінару , умови оплати і розміри плати за навчання ...»

Двокрапка має на увазі або пояснювальні, або причинні відносини між частинами. Наприклад: «До листа необхідно додати такі документи: звіт про використання кошторису , довідку про залишки коштів». Двокрапка вказує на пояснювальні відносини - «а саме».

Тире вказує на відносини слідства. Наприклад: «Конференція відбудеться тільки через місяць - доповіді можна надсилати пізніше ». Замість тире можна поставити слово «тому» - відносини слідства.

Дужки вказують на те, що вміщена в них інформація носить вторинний, додатковий характер по відношенню до головної. Наприклад: «Доводимо до Вашого відома , що при підготовці посадових інструкцій (посадових обов'язків) слід керуватися ...»

Лапки - знак «чужорідність» ув'язнених в них слів, словосполучень і фраз в основному тексті. У лапки зазвичай полягає умовну назву будь-якого відомства.

умовна назва

Банк «Менатеп» (умовна назва, що укладена в лапки, не пов'язане з діяльністю цього закладу)

Коледж «Юрист»

неумовні назву

Центральний банк Росії (назва повністю відповідає тому виду діяльності, яке здійснює ця установа)

Перший московський юридичний коледж

В одному реченні можна часто використовувати поєднання різних знаків пунктуації. Наприклад: «До істотних умов договору оренди в ВАТ" експор "відносяться : термін {після закінчення якого майно повинно бути повернуто орендодавцю ), оплатне {сума орендної плати - плати за користування ), порядок внесення платежів , відповідальність ». В даному фрагменті з договору оренди представлені найрізноманітніші логіко-смислові відносини, виражені за допомогою знаків пунктуації.

Лексичні помилки. Основна кількість помилок в ділових паперах і документах відноситься до лексичним. А всім добре відомо, що смислова точність мови перш за все пов'язана з правильним вибором слова. Назвемо типові лексичні помилки, що зустрічаються в текстах документів, і позначимо шляхи їх подолання.

Неправильне використання термінів. При вживанні термінів в діловій документації необхідно стежити за тим, щоб термін був зрозумілий не тільки автору-упорядника документа, але і адресату. Якщо у автора документа виникає сумнів з цього приводу, необхідно розкрити в тексті зміст даного терміну.

Широке вживання віддієслівних іменників в якості термінів в офіційно-ділового мовлення є однією з особливостей цього стилю мовлення. Наприклад, активно використовуються такі слова, як: перевірка , наказ , виконання , узгодження , затвердження , постанову і багато інших.

У текстах документів не повинні вживатися професійно-жаргонні слова, паралельні прийнятим термінам, а також словами загальнолітературної вживання. Наприклад, опрацювання замість критика , зачистка замість усунення , трудяги замість трудящі і ін. Часом любителі канцелярських термінів придумують слова, які не мають законних прав на вживання в мові. У документах до таких слів слід ставитися з великою обережністю. Використання нових слів в тексті документа повинно ґрунтуватися на оцінці того, чи є це слово єдиним терміном в даній області або воно називає поняття, вже має стійке позначення в сучасній російській мові. Так, замість слова переміщення слід вживати словосполучення позитивні {позитивні) зміни , замість задумка - задум , замість изжитие - виняток , замість заявка - заява , замість добудуй - завершення будівництва , замість пов'язати питання - узгодити питання , замість прописати в документі - викласти або відобразити в документі і т.д.

Виникнення в ділового мовлення нових слів і втрата старих - явище закономірне, так як нові поняття вимагають свого мовного втілення.

Зверніть увагу

Недоречні в мові нові слова, які можна замінити загальнолітературний словами або вже «узаконеними» термінами.

Труднощі у вживанні термінів пов'язані ще і з тим, що терміносистема будь-якій предметній області або виду діяльності знаходиться в постійній зміні: міняється зміст вже існуючих понять, частина понять застаріває, виникають нові. При вирішенні питання, який термін вжити (новий або старий), слід враховувати, як мінімум, два фактори:

  • по-перше , наскільки це поняття закріпилося в письмовій мові;
  • по-друге, чи не виникає двоякого тлумачення терміна через його багатозначності.

Для адекватного розуміння тексту документа дуже важливо вживати слово, міцно закріпилася в діловій письмовій мові, а також у термінах і слова з однозначним тлумаченням.

Зверніть увагу

Якщо виникає сумнів у тому, що термін може бути зрозумілий адресатом, то цього терміну необхідно в тексті дати визначення, розшифрувавши його словами нейтральній лексики, або замінити цей термін на общепонятном слово.

Недоречне або невиправдане вживання іноземних слів . В даний час в ділову мову часто потрапляють іноземні слова, що позначають поняття, за якими вже давно закріплений російський еквівалент. Наприклад, пишуть: термін виконання може бути пролонгований замість продовжений ; репрезентувати замість уявити, легітимний замість законний, консалтинг замість консультування і багато інших.

При використанні іноземного слова необхідно точно знати його зміст. Наприклад, не так пропозицію: «Ефективність режиму економії багато в чому залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати». Слово «ліміт» означає «гранична норма». Лімітуються кошти, а не витрати, тобто дається гранична норма грошових коштів, в межах яких ведуться ті чи інші витрати. Сенс пропозиції не зрозумілий, слово «лімітуються» необхідно замінити.

Вживання в документах декількох слів з одним і тим же значенням часто ускладнює роботу. В даний час особливо часто паралельно вживаються іноземні та російські слова: легітимний - законний , утилітарний - прикладної , превентивний - попереджає , репрезентативний - представник - ний , екстраординарний - особливий , ексклюзивний - винятковий.

Запозичення іноземних слів - закономірний шлях збагачення будь-якого мови. Ще В. Г. Бєлінський писав про те, що в російську життя увійшло безліч іноземних слів, оскільки увійшло безліч понять та ідей. Винаходити свої терміни для вираження чужих понять дуже важко, і ця праця рідко вдається. Сьогодні ж, з приходом комп'ютерних технологій і нових економічних ідей, в наше життя мало не кожен день проникають все нові і нові іноземні слова. Однак немає сенсу використовувати іноземне слово, якщо є російський термін, що позначає дане поняття. Звернемо увагу, наскільки легко замінюються, наприклад, дані іноземні слова: паркінг (стоянка, парковка), сейл (розпродаж), кастинг (відбір), електорат (виборці), тінейджер (підліток), преференція (перевага), постер (плакат), креативний (творчий) і багато інших. У процесі розвитку мови одні іноземні слова вкорінюються, закріплюються в мові, інші залишаються далекими російській мові і забуваються.

Зверніть увагу

Вживання іноземної лексики має бути обумовлено трьома обставинами: необхідністю, доречністю і точністю слововживання. Якщо для позначення предмета або поняття існує російський еквівалент, вживання слова іноземного походження в документі неприпустимо.

Нерозрізнення слів-паронімів . Смислова точність мови - одне з головних умов, що забезпечують практичну, а нерідко і правову цінність ділового тексту. Неправильно вибране слово може спотворити фразу або надати тексту небажаний відтінок. Мовний помилкою, пов'язаною з незнанням значення слова, є нерозрізнення слів-паронімів.

паронімів називаються близькі за звучанням родинні слова, що розрізняються значенням і сферою вживання.

наприклад:

гарантійний (талон) виконавчий (лист) виборний (орган) методичний (рада) житловий (масив) типовий (випадок) демократичний (порядок) проводити (семінар) оплатити (рахунок) гарантований (успіх) виконавський (талант) вибірковий (матеріал) методичний ( людина) житловий (фонд) типовий (будинок)

демократичний (керівник) виробляти (продукцію) заплатити (за проїзд)

Часто укладачі документів неправильно використовують багатозначні дієслова-пароніми уявити і надати. Розглянемо деякі із значень цих дієслів.

Дієслово уявити має значення:

  • • пред'явити, повідомити (представити список необхідного обладнання, надати документи);
  • • познайомити з ким-небудь (представити колективу нового співробітника);
  • • клопотати (представити до нагороди).

Дієслово надати має значення:

  • • віддати в чиєсь розпорядження, користування (надати кімнату в готелі, надати матеріали до атестації);
  • • дати право, можливість зробити, здійснити що-небудь (надати відпустку, надати слово, надати посаду, надати вирішення питання колективу);
  • • дозволити діяти самостійно (надати свободу дій).

Зверніть увагу

Змішання паронімів в діловій документації є грубим порушенням норм літературної мови.

Помилки у вживанні слів-синонімів. Нерідко в ділових паперах помилково використовуються синонімічні слова. Наприклад: слова персонал і кадри, анкета і опитувальник. Ці слова - синоніми, але не еквіваленти. Слова-синоніми вкрай рідко бувають повністю тотожні.

Синонімами називаються слова з однаковим або дуже близьким за змістом значенням. Синоніми відрізняються відтінками значення, лексичної сполучуваністю або стилістичним забарвленням.

При вживанні термінів-синонімів важливо мати на увазі, яку сторону властивості поняття необхідно виділити в контексті. Навіть такі терміни-синоніми, як контракт, договір , угода , не однакові за змістом і сферою вживання: в трудовому законодавстві йдеться про трудовому договорі або контракті ; в цивільному законодавстві укладають договори, зовнішньоторговельна угода називається контракт, науково-технічне буває співпрацю , а тарифне - угода.

Слова суміщення і сумісництво в загальнолітературному мовою є синонімами, а в мові документа це різні терміни: поєднання здійснюється на основному місці роботи, а сумісництво можливо тільки у вільний від основного місця роботи час і на іншому місці роботи.

Помилки у вживанні слів-синонімів нерідко відбуваються від того, що багатозначне слово може бути синонімічно іншому тільки в одному зі своїх значень. Наприклад, характерне для ділових текстів слово запит в одному зі значень синонімічно слову вимога. Можна написати: «... були задоволені всі запити ( вимоги ) замовників». У той же час слово запит не має властивого слову вимога значення (норма, порядок, яким хтось або щось повинно відповідати): вимоги (не запитав) до якості продукції , вимоги до вступників на роботу. Але в супровідному листі прийнято писати: « висилаємо відповідь на Ваш запит», а не «... на Ваше вимога».

Синонімічні слова дефект і недолік розрізняються сферою свого вживання. Слово дефект зазвичай використовується але відношенню до технічних виробів ( дефект машини, установки, конструкції), а слово недолік відноситься перш за все до того, що створено природою, або до процесів і результатів діяльності (недоліки в роботі, в характері).

Зверніть увагу

З двох синонімічних ключових слів треба спочатку вибрати одне, найбільш підходяще слово, і потім вживати його протягом усього тексту.

Таким чином, неувага до відтінків значень синонімів може призвести до смислової помилку в документі. Автор тексту повинен уникати синонімії, особливо якщо мова йде про ключові слова документа.

Неправомірне вживання застарілих слів. Вживання в тексті документа застарілих слів (архаїзмів та історизмів) неприпустимо, оскільки сучасна російська літературна мова розвивається і змінюється. Багато слова в ділового мовлення набувають нового змісту або замінюються на інші слова.

Архаїзми - застарілі слова, витіснені синонімічні еквівалентами.

Наведемо як приклади деякі архаїчні слова і звороти, а також їх сучасні еквіваленти.

Архаічнгле слова і звороти

при цьому направляємо зазначений ( вищезазначений ) вишепоіменованних цього року

справжнім повідомляємо

негайно

повідомляти

на предмет розгляду

якою

нині

треба

Сучасні еквівалент 1

направляємо

названий

вказаний ( названий )

цього року , поточного року

повідомляємо

терміново

повідомляти

для розгляду

Котрий

зараз

необхідно

Історизм - слова, що вийшли з ужитку в зв'язку зі зникненням понять.

Наприклад: писар, чолобитна, опричник, архіваріус, ставлення (в сенсі лист) і ін.

Одні слова застарівають, інші часом повертаються в мова з історичного минулого. Деякі слова-історизм вживаються сьогодні в промові паралельно з іноземними словами, еквівалентними споконвічно російським. Така мовна нестабільність з часом зникне, але які саме з цих слів залишаться в усній і письмовій ділового мовлення, зараз передбачити важко.

історизм

дума

глава

губернатор

голова

управа

відділ

городовий

іноземні слова

парламент

президент

мер

прем'єр

муніципалітет

департамент

поліцейський

Якщо архаїзми або історизм використовуються в офіційних документах, то це порушення норм офіційно-ділового стилю мови.

 
<<   ЗМІСТ   >>