Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА. МОВА СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ПЕРШИЙ ЕТАП РОБОТИ З ТЕКСТОМ ДОКУМЕНТА.

На першому етапі редактор здійснює читання тексту в цілому і встановлює, наскільки логічно і зрозуміло для адресата викладено зміст документа, виправляє логічні і смислові помилки.

Психолінгвісти встановили, що початкове смислове сприйняття тексту одноманітно і закономірно у всіх тих, хто читає. Слова об'єднуються в свідомості читає, утворюючи певні смислові зв'язки. Тільки при первинному читанні тексту можливо виявити основні смислові помилки, що впливають на адекватне розуміння змісту документа. Якщо виникла зупинка, то це означає, що в тексті є помилка, яку необхідно виправити, інакше і адресат не зможе чогось зрозуміти в змісті документа.

Повторне читання тексту (остаточне сприйняття) зазвичай призводить до того, що читає в кінці кінців знаходить правильний сенс, вгадує задум автора. Але таке утруднене розуміння в результаті остаточного сприйняття тексту не може служити підставою для того, щоб визнати всі пропозиції тексту правильними з точки зору логіки, сенсу і стилю.

важливо запам'ятати

Існує первинна і остаточне сприйняття тексту. Всі помилки смислового і логічного плану зазвичай легко виявляються при первинному читанні тексту, коли він сприймається як зовсім новий і незнайомий.

Однак укладач документа, будучи і редактором тексту одночасно, не може сприймати власний текст як новий, що призводить до певних труднощів пошуку смислових помилок. Йому здається, що текст написаний саме так, як з його точки зору правильно його написати, отже, він не бачить можливості іншого розуміння тексту. А лінгвістами доведено, що вміння побачити створюваний текст з позиції іншої людини - основа редакторського і стилістичного майстерності. Для того щоб упорядника і редактору в одній особі «організувати» початкове сприйняття тексту документа, необхідно на деякий час відкласти написаний текст, потім прочитати текст знову, сприймаючи його як незнайомий.

При цьому необхідно звернути увагу на характер читання тексту: пофразно читання має бути плавним і безперервним. Там, де не буде плавного читання з розумінням, необхідно шукати смислове або логічну похибка. Тому редактор здійснює плавне ковзання очима по рядках документа.

Якщо ж при безперервному і плавному читанні виникла мимовільна зупинка, то це означає, що в тексті є смислова помилка, яку необхідно виправити. Пропущена смислова або логічна помилка може призвести до того, що адресат неправильно витлумачить фразу, а потім і невірно зрозуміє зміст усього службового документа.

Зверніть увагу

Якщо первинне читання фраз тексту переривчасто і утруднене, то це означає, що в даному місці є якась помилка, яка повинна бути знайдена і виправлена редактором.

Другий етап роботи з текстом документа. Головним завданням другого етапу роботи з текстом є перевірка фактичного матеріалу, що використовується при створенні і редагуванні документа. На цьому етапі редактор документа повинен уважно перевірити і перевірити ще раз таке:

  • • спирався чи при створенні і оформленні нового документа автор-укладач на останні державні стандарти РФ по написанню організаційно-розпорядчої документації;
  • • чи використовував автор-укладач першоджерело при складанні тексту нового документа;
  • • чи є вихідні дані тих документів, на які спирався автор-упорядник при написанні нового документа;
  • • чи включений у складений документ тільки новий і достовірний цифровий і фактичний матеріал з документа першоджерела;
  • • уточнено чи при складанні тексту все цифрові і фактичні відомості, що стосуються адресата і адресанта (прізвища, імена, по батькові, назви і адреси організацій, географічні позначення і т.д.);
  • • спирався чи укладач тексту документа на останні ортологіческіх (нормативні) словники і довідники з сучасної російської мови, що є вкрай необхідним при вирішенні складних мовних питань, що стосуються культури діловій письмовій мові.

Третій етап роботи з текстом документа. На третьому етапі здійснюється власне редагування документа, проводиться ретельна мовна і стилістична правка кожної пропозиції документа.

Для успішного виправлення всіх видів помилок в реченні необхідно володіти двома технічними прийомами:

  • • зіставлення кожної виправленої фрази з початковим варіантом;
  • • зіставлення кожної виправленої фрази з попередньою і наступною фразами.

Перше зіставлення має здійснюватися з точки зору зміни, появи або втрати в виправленої фразі будь-яких смислових відтінків, відомостей, фактів в порівнянні з початковою фразою.

Друге зіставлення необхідно, оскільки кожна фраза - це елемент композиції цілісного тексту, тісно пов'язаний з іншими елементами. Фразу можна розглядати ізольовано, поза композиційних зв'язків, інакше можна зруйнувати весь текст.

Аналізуючи матеріал таким чином, редактор поступово просувається від фрази до фрази, від початку тексту до його кінця. В ході цього поступального руху він ліквідує всі мовні помилки і усуває стилістичні недоліки.

Лінгвістичний аналіз документів, що використовуються службовцями в повсякденній практиці, показує, що існують найбільш типові помилки мови документів, що виникають із-за особливостей і деяких труднощів офіційно-ділового стилю мови.

Всі помилки умовно можна розділити на шість видів: логіко смислові помилки, лексичні помилки, морфологічні помилки, синтаксичні помилки, помилки, пов'язані з порушенням ділового етикету, помилки правопису. Усередині кожного виду вони можуть бути нормативно-стилістичними, що виникають через незнання літературних норм офіційно-ділового стилю мови, і власне стилістичними, що виникають в результаті проникнення в документ мовних засобів з інших стилів.

У параграфі 9.2 детально викладаються основні види і типи мовних і стилістичних помилок, що зустрічаються в службових документах.

Техніка правки документа. Залежно від того, які зміни вносяться в текст документа при редагуванні, розрізняють наступні види правки.

  • 1. Виправлення-обробка. Це найбільш поширений вид правки при редагуванні документа. При обробці тексту документа, зберігаючи в цілому авторський варіант, редактор покращує текст: замінює невдалі слова і звороти, домагається точності формулювань, логічності в побудові тексту, відповідності тексту офіційного стилю мови, виправляє мовні похибки. Обробляти таким чином можна як власний текст, так і текст іншого автора.
  • 2. Виправлення-переробка. Цей вид правки використовується в тому випадку, якщо укладач документа погано володіє офіційно-діловим стилем мови, не вміє складати документи. Тоді працівник державної служби (відділу кадрів, паспортного столу, довідкового відділу та ін.) Зобов'язаний допомогти громадянину правильно скласти документ або переробити написане і тим самим виступити в ролі співавтора.
  • 3. Виправлення-скорочення. Для службового документа особливо важливий його обсяг. Не випадково в інструкціях з діловодства спеціально обмовляється, що службові документи повинні бути короткими. Наприклад, текст офіційного листа, як правило, не повинен перевищувати двох сторінок. Тому усунення длиннот і малоістотними матеріалу необхідно при складанні документа. При редагуванні службових документів правка-скорочення застосовується: в текстах, які рясніють загальними міркуваннями, цитатами, посиланнями, однотипними прикладами, цифрами; для спрощення складних синтаксичних конструкцій.
  • 4. Виправлення-вичитка. Вичитування - це звірення передрукованого або набраного на комп'ютері тексту з відредагованим, всебічно виваженим варіантом. Як правило, при правке- вичитування тільки вписуються пропущені при передруку літери, виправляються помилки, невірні написання. Якщо в процесі вичитки виявлені і більш суттєві недоліки, текст слід виправити, після чого знову передрукувати.

При правці-вичитування всі зміни робляться безпосередньо в тексті чорнилом. Не допускається переробка або підмалювання неясно віддрукувати знаків (потрібний знак вписується над закресленим).

При розмноженні тексту машинописним шляхом вичитують всі екземпляри, так як точна відповідність всіх примірників оригіналу обов'язково. В особливих випадках відповідність копій оригіналу засвідчується офіційно.

При вичитування і редагування документів слід користуватися загальноприйнятими коректурними знаками.

коректурні знаки

накреслення

призначення

приклад

L

видалити букву

Знак перекреслює букви

Hv.

Викинути дві або кілька букв: слово, групу слів, рядок

Видаляємо НСФ ^ ільки букв, зайве слово

^ V.

Видалити кілька рядків, абзац, главу

Якщо коректор використовує

загальноприйняті знаки, то __--

і робота внесення ісправле- ^ ний буде прискорена

I

вставити пробіл

замість

/

Вставити слово або фразу

Все v мають форми галочки - відмінна риса знака вставки

На нолях вказують:

«V знаки»

Перенести слово (частина тексту) в іншу сторону або на інше місце в межах рядка

Росія - ^ Щ1ша держава!

Замінити рядкову (маленьку) букву прописаний (заголовної) або прописну рядкової (знак ставлять в першому випадку - під літерою, у другому - над буквою)

На підставі Указу Президента РФ від 21.09.2009 № 1065 Міністри ...

Г / Н

Замінити ОДПУ / дві або кілька букв іншими

Приклад кор | «|> УР іих знаків На нолях: |" і; Н єкт

Поміняти місцями стоять поруч літери або слова

Текст короткого протоколу

cocTOHT ^ qjwxIr ^ acTei !.

z

Почати текст з нового абзацу

... документом. ~ Z_ Підсумовуючи ...

На полях: ~ Z_

Підсумовуючи наведене в даному параграфі, хотілося б ще раз відзначити, що культура діловій письмовій мові, культура написання і редагування ділових паперів і службових документів - це складний і важливий аспект загальної мовної культури будь-якого службовця.

 
<<   ЗМІСТ   >>