Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА. МОВА СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ПЕРЕКОНЛИВІСТЬ І ЛОГІЧНІСТЬ.

Аргументованість і переконливість інформації пов'язана із завданням спонукати адресата до вчинення або нездійснення певних дій. Головне завдання документа: спонукати адресата до вчинення або нездійснення певних дій.

Результативність документа залежить від того, наскільки він обґрунтований і логічний. Не обов'язково використовувати велику кількість аргументів, важливо, щоб вони були переконливими, що не вимагають повторного огляду, викладеними в строгій логічній послідовності.

Текстова логічність і переконливість може досягатися різними лінгвістичними засобами. Ці кошти в кожній мові свої. У російській мові дуже важливий порядок слів у реченні, розташування слів по їх інформативної значущості, мовні засоби зв'язку між частинами пропозиції, між пропозиціями і частинами тексту. Лінгвістичні можливості російської мови, що дозволяють побудувати документ грамотно і логічно, будемо обговорювати в інших розділах підручника.

Повнота і стислість викладу. Вимога повноти викладу передбачає, що документ повинен містити всю необхідну для прийняття обґрунтованого рішення інформацію. Недостатність інформації може викликати необхідність запитувати додаткові відомості, що призведе до втрати часу і відіб'ється на своєчасності прийняття рішення.

Здавалося б, вимога стислості викладу суперечить вимозі повноти викладу. Насправді це два взаємопов'язаних екстралінгвістичних вимоги. Лаконічність, стислість викладу тексту документа передбачає стислість вираження змісту, без зайвих слів і повторів. Наприклад, діловий лист не повинно перевищувати обсягу однієї-двох сторінок. Надмірність інформації може призвести до нерозуміння цілей написання, поганому сприйняттю сенсу документа.

Але на догоду стислості неприпустимо виключати з документа важливі факти, цифри, відомості, що дозволяють прийняти адекватне рішення. Текст документа повинен бути повним і одночасно стисненим (лаконічним) - як за змістом, так і за формою.

Нейтральність викладу. Нейтральний тон викладу документа - це норма офіційного ділового російського спілкування. Управлінська інформація - офіційна за своїм характером, що свідчить про діловій основі взаємин між адресантом та адресатом, підкреслює їх неособистого характеру, наявність певної дистанції між ними.

Крім того, учасники ділового спілкування діють від імені установ, організацій, підприємств, тобто від імені юридичних, а не фізичних осіб. В силу цього особистий, суб'єктивний момент в текстах документів повинен бути зведений до мінімуму.

Саме це передбачає формально-логічний стиль викладу матеріалу без емоційно-експресивної або політичної оцінки ситуацій і фактів.

Однак ділові листи дещо відрізняються від решти управлінської документації саме тональністю оповідання. Прийнято розділяти ділові листи за їх тональності на два види: строго офіційні і напівофіційні листи. Тон, в якому пишеться лист, залежить від багатьох чинників: від конкретної ситуації, котра викладається в листі, від займаної посади адресата і адресанта (від субординації), від ступеня знайомства з адресатом і характеру ділових відносин, від індивідуальної манери пише і т.д. Різна тональність в діловому листі призводить до використання різних в мовному плані формул мовного етикету.

Наприклад, при написанні листа строго офіційного характеру нс має бути фраз із зайвою емоційністю. А при написанні листа напівофіційного характеру мовної етикет передбачає в тоні листа значно менше формалізму, допустимі навіть елементи гумору, посилання на попередні зустрічі, згадки про спільних знайомих і сім'ї. Існує набір емоційно-етикетних слів, які допомагають встановити дружній і емоційний контакт з адресатом: «дивовижний вечір», «захоплюючий проект», «видатна людина», «помітний політик», «активний діяч», «гарячий привіт», «приємне знайомство »,« приголомшливий успіх »і ін.

Адресант часто стикається з такою ситуацією, коли треба передати думку в більш м'якій формі, вжити слово або фразу, не зачіпаючи гідності людини. В цьому випадку мовний етикет передбачає використання евфемізмів.

Евфемізми - милозвучні слова, що замінюють більш різкі еквіваленти. Евфемізми зазвичай вживаються в певних обставинах і допомагають завуалювати небажану слово. Так, «невдача» може бути названа «неповний успіх»; замість «бідний» пишуть «потребує»; замість «помер» - «пішов з життя»; замість «старий» - «людина похилого віку» або «літня людина» та ін.

Строго офіційний або напівофіційний тон листа повинні витримуватися протягом усього тексту. Російський мовної етикет не допускає в офіційному листуванні будь-якій тональності ні підлесливості, ні фамільярності, ні брутальності, ні надлишкової ввічливості. Подібні мовні конструкції не тільки позбавляють текст необхідної строгості і офіційності, а й ускладнюють сприйняття тексту.

зарубіжний досвід

Зарубіжна школа ділового листа значним чином відрізняється від російської школи. Для ділового послання зарубіжної офіційно-ділового листування характерні елементи розмовного стилю, довірливість і розкутість в зверненні до особистості адресата, нестандартність фраз, прояви індивідуальності автора.

Необхідно відзначити, що початок XXI ст. під впливом західних норм листи ознаменувалося в практиці російської ділової переписки більшою експресією і свободою у виборі мовних засобів, а також прагненням до індивідуального стилю викладу. Саме мовної стандарт і нейтральність викладу відрізняють російську школу ділового листа від західної.

Безумовно, знайомство з традиціями зарубіжної школи складання документів розширює уявлення фахівця про стиль письмового ділового спілкування в світі і дозволяє краще розуміти своїх ділових західних партнерів. Однак механічне перенесення мовних стандартів і правил оформлення ділових паперів, прийнятих за кордоном, в практику вітчизняної ділової письмової мови не можна вважати розумним, оскільки подібний перенесення суперечить, насамперед, головній вимозі, висунутій до мови документа, а саме: стандартизації та уніфікації стилю документа на всіх мовних рівнях. Подібне наслідування руйнує сформовані століттями традиції офіційно-ділового стилю української літературної мови.

 
<<   ЗМІСТ   >>