Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА. МОВА СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБЕРТ

Якщо на початку нинішнього століття тільки близько 30% всієї корпоративної інформації оброблялося і зберігалося в електронному вигляді, то в даний час его співвідношення швидко змінюється на користь електронної форми документа. Всі ці документи утворюють документонотокі, управління якими стає одним із актуальних завдань, обумовлюючи гостроту вирішення проблеми переходу документообігу від традиційного (паперового) до електронного та створення електронного архіву.

Хоча поняття електронного документообігу увійшло в науковий обіг давно, в його змісті залишається багато невизначеного. Архівісти на перший план в документообіг висувають діловодних процедури прийому-передачі документів, їх руху в організації. Юристи насамперед звертають увагу на юридичну значимість електронного документообігу. Фахівці з інформаційних технологій розглядають документообіг як засіб і канал доставки електронних документів і обміну електронними інформаційними повідомленнями. Тому в систему електронного документообігу включають не тільки процес руху документа з інформаційних мереж в організації, але і електронні поштові системи, і Інтранет, і корпоративні портали та інші корпоративні ресурси, а також способи взаємодії з територіально віддаленими підрозділами та особами[1] .

Коректне рішення задач оперативного і якісного управління електронним документообігом є одним з найважливіших умов ефективного управління організаціями і підприємствами.

думка фахівця

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають, що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Вигоди для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить різноманітні. Наприклад, за даними Siemens Business Services, при використанні СЕД продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%, вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижче в порівнянні з вартістю зберігання паперових архівів.

Впровадження СЕД дозволяє вирішувати завдання, з якими традиційному документообігу справлятися було набагато складніше:

  • • підвищити ефективність управління за рахунок прискорення доставки управлінської інформації, необхідної для прийняття рішень, забезпечення єдиного сховища документів з відповідними заходами безпеки доступу;
  • • посилити контроль за виконанням документів;
  • • підвищити рівень виконавської дисципліни шляхом оперативного контролю конкретних завдань, надання аналітичної інформації, що стосується обсягу оброблюваних документів, часу, що витрачається кожним виконавцем / під- поділом; скорочення часу на впровадження управлінських рішень, узгодження наказів, розпоряджень і т.п .;
  • • підвищити якість роботи організації за рахунок скорочення часу доступу до документів, узгодження документів, створення та обробки документів, передачі документів між сотруд- никами в процесі колективного редагування документів, пошуку документів, скорочення ймовірності втрати документів [2] .

При впровадженні СЕД здобуваються не тільки тактичні вигоди (скорочення витрат при впровадженні СЕД в результаті звільнення місця для зберігання документів, зменшення витрат на копіювання та доставку документів в паперовому вигляді, скорочення витрат на персонал і устаткування та ін.), А й стратегічні переваги, пов'язані з підвищенням ефективності роботи організації. Мається на увазі:

  • • забезпечення прозорості та керованості;
  • • підвищення рівня інформаційної безпеки;
  • • поява можливості колективної роботи над документами;
  • • істотне прискорення пошуку і вибірки документів за різними атрибутами;
  • • підвищення рівня безпеки інформації, збереження документів і зручності їхнього збереження, так як вони зберігаються в електронному вигляді на сервері;
  • • посилення контролю за виконанням документів і їх якістю;
  • • створення електронних архівів, які забезпечують зручність і надійність зберігання документації.

Системи автоматизації документообігу повинні забезпечувати користувачам можливість реєстрації документів (введення та обробки відомостей про документи); обміну документами та спільної роботи з ними; контролю виконання документів; створення баз даних (зберігання і пошук документів); прийому і пересилання документів; систематизації документів і формування справ; підготовки документів до архівного зберігання їх архівування [3] .

Базовими функціями електронного документообігу є прийом електронних документів, зберігання, управління рухом документів, аутентифікація користувача і поділ прав користування.

Сучасні системи електронного документообігу, що використовуються в російських і зарубіжних організаціях, носять комплексний характер, що дозволяє їм не тільки посилити контроль за виконанням документів і доручень по ним, але і забезпечити безпосередню підтримку управлінських процесів, вирішуючи практично всі завдання, пов'язані з організацією роботи з документами на стадії документообігу.

Робота з вихідними документами в системах електронного документообігу дозволяє автоматизувати шаблонні процеси реєстрації, відправлення документів і ін., Звільняючи виконавців вищого рівня від рутинних процедур (рис. 6.1).

Робота з вихідними документами в системі електронного документообігу

Мал. 6.1. Робота з вихідними документами в системі електронного документообігу

Робота з вихідними документами включає:

  • • реєстрацію, контроль і облік вихідної кореспонденції;
  • • реєстрацію переданих по електронній пошті документів в автоматизованому режимі, в тому числі захищених електронним цифровим підписом;
  • • налаштування структури реєстраційного номера відповідно до номенклатури справ, прийнятої в організації;
  • • оформлення резолюцій, контроль виконання, створення і перегляд звітів по резолюціям;
  • • пересилання документів для виконання всередині організації по заданих маршрутах;
  • • пошук за реквізитами;
  • • списання документів у справу і можливість передачі на архівне зберігання.

Автоматизація процесу обробки вхідної документації робить його більш прозорим і керованим, дозволяє керівникам делегувати частину своїх функцій, пов'язаних з обробкою вхідних документів, співробітникам підрозділів організації (рис. 6.2).

Робота з внутрішніми документами організації передбачає підтримку повного циклу роботи з проектами документів [4] :

  • • зміна проекту зі зберіганням попередніх версій;
  • • узгодження проекту документа;
  • • затвердження проекту документа;
  • • реєстрацію документа, створеного на основі проекту;
  • • формування доручень по документах;
  • • передачу документів співробітникам на виконання / ознаком- ня;
  • • контроль руху і виконання документів;
  • • управління доступом до документів;
  • • створення і зберігання шаблонів документів.
Робота з вхідними документами в системі електронного документообігу

Мал. 6.2. Робота з вхідними документами в системі електронного документообігу

Сучасна система електронного документообігу дозволяє автоматизувати таку важливу управлінську процедуру, як облік і контроль виконання доручень, підвищуючи гем самим виконавську дисципліну та ефективність управління в цілому. Автоматизація обліку і контролю виконання документів і доручень підвищує виконавчу дисципліну і ефективність управління (рис. 6.3).

Процедура контролю виконання доручень

Мал. 6.3. Процедура контролю виконання доручень

Контроль за термінами виконання доручень ведеться в СЕД самостійно. По суті питання контроль виконання доручення може виконуватися самим керівником, який дав доручення, або спеціально призначеним посадовою особою.

Забезпечення інформаційної безпеки досягається шляхом розмежування прав доступу користувачів до документів, а також використання засобів криптографічного захисту інформації - електронний цифровий підпис та шифрування.

З появою електронних документів і збільшенням їх частки в документообіг технологічні операції з ними здійснюються незрівнянно швидше, вони легше піддаються автоматизації, і більшість операцій з електронними документами можуть виконувати самі учасники управлінського процесу, що призводить до підвищення ефективності управління підприємством.

Першою на російському ринку промислових систем, що забезпечують можливість повноцінної роботи з юридично значимими електронними документами, стала система автоматизації діловодства «Дело». За допомогою криптографічного комплексу «Юридично значимий документообіг» система дозволяє надати юридичну силу будь-якому електронному документу, електронний цифровий підпис якого визнається аналогом власноручного підпису, що забезпечує юридичну силу документа в рамках російського законодавства.

Основною функцією програми «Дело» є забезпечення повного життєвого циклу документа в організації від створення проекту документа до списання в справу і передачі в архів.

В області управління документообігом в Росії активно застосовуються системи класу Workflow , що включають елементи контролю, маршрутизації, обробки і розподілу інформації, типові процедури збору, реєстрації, обліку, індексації, організації доступу до документів, зберігання та пошуку документів.

Метадані документів. Метадані - новий термін в електронному діловодстві, введений в обіг міжнародних стандартів ISO 15489-1-2001 «Інформація та документація. Управління документацією ».

Метадані - інформація, яка дозволяє ідентифікувати інформаційні ресурси, в тому числі електронні документи, керувати ними, здійснювати їх пошук і хропіння [5] .

Відповідно до ІСО 15489-1-2001 документ крім змісту повинен включати метадані для забезпечення незмінності структури електронного документа при різних операціях, вироблених з ним. Метадані описують як паперові, так і електронні документи.

Стандарту ІСО 15489-1-2001 встановлений універсальний набір метаданих для будь-яких інформаційних ресурсів «Дублінський ядро», що включає 15 елементів опису інформації.

Па основі Дублінського ядра в Росії в 2003 році було розроблено ГОСТ 7.70-2003 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Опис баз даних і машинозчитуваних інформаційних масивів. Склад і позначення характеристик », введений в дію постановою Держстандарту Росії від 13.01.2004 № 7-ст, що включив для опису інформаційного ресурсу 29 реквізитів, в тому числі 10 обов'язкових для всіх категорій ресурсів:

  • 1) денітіфікагор інформаційного ресурсу;
  • 2) найменування ресурсу (назва, що привласнюється творцем або власником);
  • 3) власник (найменування юридичної особи або ім'я фізичної особи);
  • 4) опис (текстове виклад змісту ресурсу);
  • 5) коди рубрикатора (коди Державного рубрикатора науково-технічної інформації);
  • 6) ключові слова (основні поняття);
  • 7) мова (вказівка мови тексту);
  • 8) період оновлення (з якою періодичністю оновлюється ресурс);
  • 9) фінансування (вказівка форми фінансування);
  • 10) дата останнього оновлення інформаційного ресурсу.

  • [1] Бобильова М. П. Управлінський документообіг: від паперового до електронного. М., 2010. С. 8-9.
  • [2] Кузнєцова Т. В. Діловодство в бухгалтерії. М.: Бухгалтерський бюлетень, 2003. С. 144-145.
  • [3] Кузнєцов І. Н. Указ. соч. С. 381.
  • [4] Кузнєцова Т. В. Указ. соч. С. 182.
  • [5] нишпорячи О. І. Метадані в діловодстві: зарубіжний досвід стандартизації // Діловодство. 2004. № 12. С. 44-47.
 
<<   ЗМІСТ   >>