Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА. МОВА СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ.

Оформлення справи - це підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил. Воно включає в себе комплекс робіт з оформлення обкладинки справи, підшивці або палітурки справи (брошюровке), нумерації аркушів, складання листа-завірителя і внутрішнього опису документів справи (в необхідних випадках).

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Оформлення справ проводиться працівниками служби ДОУ і відповідних структурних підрозділів, в обов'язок яких входить заклад і формування справ за методичної допомоги і під контролем архіву організації.

Повне оформлення справи передбачає:

  • • оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою;
  • • нумерацію аркушів у справі;
  • • складання листа-завірителя справи;
  • • складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи;
  • • підшивку чи палітурку справи;
  • • внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.

Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу оформляється за встановленою формою. На обкладинці справи зазначаються реквізити :

  • • найменування організації;
  • • найменування структурного підрозділу;
  • • номер (індекс) справи;
  • • заголовок справи;
  • • дата справи (тому, частини);
  • • кількість листів в справі;
  • • термін зберігання справи;
  • • архівний шифр справи.

Форма обкладинки справи постійного і тимчасового (понад t0 років) зберігання 1

Код федерального архіва_

код федерального органу виконавчої власті_

_ Ф. №_

Він. №_

_ Д. №_

(Найменування федерального органу виконавчої влади і структурного підрозділу)

СПРАВА №_ТОМ №_

  • (Заголовок справи)
  • (Крайні дати)

На_ліст

Храніть_

Ф. №_

Оп. №_

буд №

Оформлення які проставляють на обкладинці справи реквізитів здійснюється наступним чином:

  • • найменування організації вказується повністю, в називному відмінку, із зазначенням офіційно прийнятого скороченого найменування, яке вказується в дужках після повного найменування;
  • • найменування структурного підрозділу вказується відповідно до затвердженої структурою;
  • • номер справи повинен відповідати індексу справи за номенклатурою справ;
  • • заголовок справи переноситься з номенклатури справ;
  • • дата справи містить вказівку року заведення і закінчення справи в діловодстві.

Датою справ, що містять розпорядчу документацію, а також справ, що складаються з декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати (число, місяць, рік) реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених до справи. Датою додатки до справи, сформованому в окремий том, є дата реєстрації основного документа, додаток до якого вміщено в цей том. Так само при оформленні справи:

  • • число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться повністю словами;
  • • кількість листів в справі проставляється на обкладинці справи відповідно до підсумкової написом;
  • • термін зберігання справи переноситься на обкладинку справи з відповідної номенклатури справ після звірки його з терміном зберігання, зазначених у переліку типових документів або в переліку документів, що утворюються в діяльності організації із зазначенням термінів зберігання;
  • • архівний шифр справи, що складається з номера фонду, номера опису та номера справи за описом, проставляється на обкладинках справ постійного зберігання в архіві організації чорним чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів, затверджених ЕПК відповідного архіву (до цього він проставляється олівцем ).

Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення: при невідповідності заголовка справ на обкладинці змісту підшитих документів в заголовок справи вносяться зміни і доповнення.

На обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування федерального архіву, в який будуть передаватися справи, кодів федерального архіву і федерального органу виконавчої влади за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ) та ЄДРПОУ органів державної влади і управління ОК 006-2011 (ОКОГУ) .

Встановлено наступний порядок нумерації аркушів справи:

  • • всі листи справи, крім листа-завірителя і внутрішнього опису, нумеруються простим олівцем, цифри проставляються в правому верхньому куті листа;
  • • лист великого формату, складений і підшитий за один край, нумерується як один аркуш у правому верхньому кутку;
  • • документи з власною нумерацією листів, в тому числі друковані видання, нумеруються в загальному порядку;
  • • листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо;
  • • фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні і специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку;
  • • підшиті до справи конверти е вкладеннями нумеруються в наступному порядку: спочатку конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті;
  • • додатки до справи, що надійшли в палітурці, оформляються як самостійний тому і нумеруються окремо.

По завершенні нумерації аркушів складається заверітель- паю напис {лист-засвідчувач справи), в якій цифрами і прописом вказується кількість аркушів в цій справі, особливості окремих документів (креслення, фотографії, малюнки і т.п.). Засвідчувальний напис підписується її упорядником із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання і розташовується в кінці справи.

Форма листа-завірителя справи [1]

ЛИСТ-засвідчувач СПРАВИ №_

У справі підшито і пронумеровано_ліст (ів),

(цифрами та прописом)

в тому числі:

літерні номери лістов_

пропущені номери лістов_

+ Аркушів внутрішнього опісі_

Особливості фізичного стану та формування справи

номери аркушів

1

2

Назва посади

працівника Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Для обліку документів певних категорій постійного і тимчасового термінів (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи і т.д.), складається внутрішній опис документів справи. Внутрішній опис документів справи складається також на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів.

Форма внутрішнього опису документів справи 1

ВНУТРІШНЯ ОПИС

документів справи №_

п / п

індекс

документа

Дата

документа

Заголовок-

документа

номери

аркушів

справи

Примітка

1

2

3

4

5

б

Ітого_документов.

(цифрами та прописом)

Кількість аркушів внутрішнього опісі_.

(цифрами та прописом)

Найменування посади особи, яка склала внутрішній опис

документів справи Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, яка містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, па яких розташований кожен документ. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якій вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис документів справи підписується укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису. Завірена упорядником внутрішній опис документів справи підклеюється за верхній край до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

Документи, що становлять справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливого вільного читання тексту всіх документів. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання допускається зберігати в швидкозшивач, не проводити пересістематіза- цію документів у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувач написи й составлять.

1 Додаток 27 Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства.

Завершення справи постійного і довготривалого (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом трьох років, а потім здаються в архів.

Проведення експертизи цінності документа. Відповідно до Закону про архівну справу рішення науково-методичних питань, пов'язаних з експертизою цінності документів і включенням їх до складу Архівного фонду РФ, здійснюється Центральною експертно-перевірочною комісією (ЦЕПК) спеціально уповноваженого Урядом РФ федерального органу виконавчої влади.

Експертиза цінності документів - вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх для включення до складу Архівного фонду РФ.

Експертизі цінності документів підлягають всі документи на носіях будь-якого виду, що знаходяться у федеральній власності, власності суб'єкта РФ або муніципальної власності.

Експертиза цінності документів в організації на стадії діловодства проводиться:

  • • при складанні номенклатури справ;
  • • в процесі формування справ і перевірці правильності віднесення документів до справ;
  • • при підготовці справ до передачі в архів організації.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в організації створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

При проведенні експертизи цінності документів здійснюється:

  • • відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів федерального органу виконавчої влади;
  • • відбір справ з тимчасовими термінами зберігання і з позначкою «До відпадання потреби», що підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах;
  • • виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.

Відбір документів для постійного зберігання здійснюється на підставі переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання та номенклатури справ організації шляхом полистного перегляду справ. У справах постійного зберігання підлягають вилученню дублетні екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів і не відносяться до питання документи з тимчасовими термінами зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення.

Опис справи - архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту. Описи складаються окремо на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи з особового складу. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.

При складанні опису справ дотримуються наступні вимоги:

  • • кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина), в тому числі сформований в окремий том додаток до справи, вноситься до опису під самостійним номером);
  • • порядок нумерації справ в описі здійснюється в прямій послідовності (валовий);
  • • графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи; при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
  • • графа опису «Примітка» використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.

В кінці опису робиться підсумковий запис, в якій вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться але опису, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні номери і пропущені номери).

Опис справ структурного підрозділу організації складається в двох примірниках, підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби ДОУ і затверджується керівником структурного підрозділу.

Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу 1

  • (Найменування федерального органу виконавчої влади)
  • (Найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника

структурного підрозділу

підпис Розшифровка

підписи

Дата

ОПИС №_

п / п

індекс

справи

Заголовок

справи

крайні

дати

кількість

аркушів

термін

зберігання

Примітка

1

2

3

4

5

6 "

7

Назва розділу

До цієї опис внесено_дел з №_

(цифрами та прописом)

але №_, в тому числі:

літерні номери: _

пропущені номери: _

11аіменованіе посади

упорядника опису Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Погоджено

Погоджено * 4 Протокол ЕК структурного підрозділу от_№_

Найменування посади керівника служби ДОУ

підпис Розшифровка

підписи

Дата

Передал_дел

(цифрами та прописом)

і_регістраціонно-контрольних картотек до документів ***

(цифрами та прописом)

Найменування посади співробітника

структурного підрозділу Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Прінял_дел і_

(Цифрами і прописом) (цифрами і прописом)

реєстраційно-контрольних картотек до документів.

Найменування посади працівника архіву федерального органу виконавчої влади Підпис Розшифровка

підписи

Дата

* Графа б опускається в описах справ постійного зберігання.

** При наявності ЕК структурного підрозділу.

*** Передаються разом із справами канцелярії.

Відбір документів до знищення і складання акту про виділення їх до знищення виробляються після складання зведених описів справ постійного зберігання.

Акт про виділення документів до знищення складається, як правило, на справи всієї організації. Якщо в акті вказані справи кількох структурних підрозділів, то назва кожного структурного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Форма акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню [2]

Найменування федерального органу виконавчої влади АКТ

(Місце складання)

про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника федерального органу виконавчої влади Підпис Розшифровка

підписи

Дата

На підставі_

  • (Назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням термінів їх зберігання) відібрані до знищення як не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення документи фонду №_
  • (Назва фонду)

з

?

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справ

номери описів

Індекс справи за номенклатурою або № справи за описом

про

зі

про

0)

т

про

X,

Терміни зберігання справи і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

8

Ітого_дел за_годи.

(цифрами та прописом)

Описи справ постійного зберігання за_годи затверджені, а з особового

складом узгоджені з ЕПК_

  • (Найменування архівної установи)
  • (Протокол ОТ_№_)

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності документів Підпис Розшифровка

підписи

Дата

Погоджено Протокол ЦЕК (ЕК) від №

Документи в колічестве_дел,

(цифрами та прописом)

весом_кг здані В_

(найменування організації)

на переробку за приймально-здавальної накладної от_№_.

розшифровка

підписи

розшифровка

підписи

Найменування посади працівника федерального органу виконавчої влади, який здав документи Підпис

Дата

Зміни в облікові документи внесені.

Найменування посади працівника

архіву (служби ДОУ), який вніс

зміни в облікові документи Підпис

Дата

  • [1] Додаток 26 Методичних рекомендацій з розробки інструкційпо діловодства.
  • [2] Додаток 28 Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства.
 
<<   ЗМІСТ   >>