Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА. МОВА СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

ДОКУМЕНТУВАННЯ ТРУДОВИХ ВІДНОСИН

Документи, що подаються при прийомі на роботу.

Для оформлення на роботу громадянин згідно ст. 65 ТК РФ пред'являє роботодавцю наступні документи:

  • • паспорт або інший документ, що засвідчує особу. Особи віком до 14 років зобов'язані замість паспорта пред'явити свідоцтво про народження;
  • • трудову книжку, за винятком випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва;
  • • страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
  • • документи військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;
  • • документ про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки.

В окремих випадках може передбачатися необхідність пред'явлення при укладанні трудового договору додаткових документів.

Забороняється вимагати від особи, що надходить на роботу, документи, крім передбачених ТК РФ, іншими федеральними законами, указами Президента РФ і постановами Уряду РФ.

Якщо трудовий договір укладається вперше, трудова книжка та страхове свідоцтво державного пенсійного страхування оформляються роботодавцем.

У разі втрати або пошкодження трудової книжки особи, що надходить на роботу, роботодавець зобов'язаний за її письмовою заявою оформити нову трудову книжку.

Роботодавець має право вимагати документи, що підтверджують спеціальний стаж для прийому на дану роботу. Наприклад, відповідно до чинних Правил дорожнього руху прийом на роботу без документа про професійну підготовку - посвідчення водія - не допускається. Особі, що відмовляється представити відповідний документ, може бути відмовлено в прийомі на роботу [1] .

Громадянин, що надходить на державну службу, зобов'язаний подати також особиста заява, медичний висновок про стан здоров'я, відомості про доходи, про майно і зобов'язання майнового характеру.

Іноземний громадянин, який прибув до Росії з метою роботи за наймом, зобов'язаний подати підтвердження на право трудової діяльності в Російській Федерації.

Трудовий договір. Відповідно до ТК РФ сторонами трудового договору є:

  • • в якості роботодавця - підприємство будь-якої форми власності, установа, організація, окремі громадяни;
  • • в якості працівника - громадяни, які досягли 16 років (у виняткових випадках 15 років); учні, які досягли 14 років, - у випадках і порядку, передбачених законодавством.
  • Трудовий договір - угоду між роботодавцем і працівником, відповідно до якого роботодавець зобов'язується надати працівникові роботу за обумовленою трудової функції, забезпечити умови праці, передбачені трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами і цією угодою, своєчасно і в повному обсязі виплачувати працівникові заробітну плату, а працівник зобов'язується особисто виконувати певну цією угодою трудову функцію, дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку, що діють у даного роботодавця *.

Трудовий договір укладається одночасно з оформленням наказу. Для укладення трудового договору законодавством встановлена письмова форма, яка гарантує реалізацію обов'язкових для сторін умов, які містяться в даному документі. Трудовий договір складається в двох примірниках, один з яких передається працівнику, що має підтверджуватися відповідно до ст. 67 ТК РФ, підписом працівника на примірнику, що зберігається у роботодавця.

Статтею 57 ТК РФ визначено зміст трудового договору. У ньому вказуються:

  • • прізвище, ім'я, по батькові працівника та найменування роботодавця (прізвище, ім'я, по батькові роботодавця - фізичної особи), які уклали трудовий договір;
  • • відомості про документи, що засвідчують особу працівника і роботодавця - фізичної особи;
  • • ідентифікаційний номер платника податків (для роботодавців, за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями);
  • • відомості про представника роботодавця, що підписав трудовий договір, і підстава, в силу якого він наділений відповідними повноваженнями;
  • • місце і дата укладення трудового договору.

Обов'язковими умовами трудового договору також є:

  • • місце роботи, а в разі, коли працівник приймається для роботи у філії, представництві або іншому відокремленому структурному підрозділі організації, розташованому в іншій місцевості, - місце роботи із зазначенням відокремленого структурного підрозділу і його місцезнаходження;
  • • трудова функція (робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності з вказівкою кваліфікації; конкретний вид доручається працівникові роботи). Якщо відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами з виконанням робіт по певним посадам, професіями, спеціальностями пов'язано надання компенсацій і пільг [2]

або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій або спеціальностей і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, вказаним в кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку, що встановлюється Урядом РФ, або з відповідними положеннями професійних стандартів;

  • • дата початку роботи, а в разі, коли укладається строковий трудовий договір, - також термін його дії і обставини (причини), які послужили підставою для укладання строкового трудового договору відповідно до цього Кодексу або іншим федеральним законом;
  • • умови оплати праці (в тому числі розмір тарифної ставки або окладу (посадового окладу) працівника, доплати, надбавки і заохочувальні виплати);
  • • режим робочого часу і часу відпочинку (якщо для даного працівника він відрізняється від загальних правил, що діють у даного роботодавця);
  • • гарантії і компенсації за роботу зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, якщо працівник приймається на роботу у відповідних умовах, з зазначенням характеристик умов праці на робочому місці;
  • • умови, що визначають в необхідних випадках характер роботи (рухомий, роз'їзний, в дорозі, інший характер роботи);
  • • умови праці на робочому місці;
  • • умова про обов'язкове соціальне страхування працівника відповідно до ТК РФ і іншими федеральними законами;
  • • інші умови у випадках, передбачених трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права.

У трудовому договорі можуть передбачатися і додаткові умови (щодо уточнення місця роботи, про період випробувального терміну; про нерозголошення охоронюваної законом таємниці; про обов'язок працівника відпрацювати після навчання не менше встановленого договором терміну, якщо навчання проводилося за рахунок коштів роботодавця; про види і про умови додаткового страхування працівника; про поліпшення соціально-побутових умов працівника і членів його сім'ї та ін.).

Умови трудового договору можуть бути змінені тільки за згодою сторін у письмовій формі за умови, що вони не повинні погіршувати становище працівника.

Трудовий договір набирає чинності з дня його підписання працівником і роботодавцем, якщо інше не встановлено федеральними законами, іншими нормативними правовими актами або трудовим договором, або з дня фактичного допущення працівника до роботи з відома або за дорученням роботодавця або його представника.

Чи не оформлений належним чином трудовий договір вважається укладеним, якщо працівник приступив до роботи з відома або за дорученням роботодавця або його представника. При цьому роботодавець зобов'язаний оформити з ним трудовий договір у письмовій формі не пізніше трьох днів з дня фактичного допущення працівника до роботи.

Конкретний термін трудового договору з роботодавцем визначається угодою сторін. Після закінчення терміну дії трудового договору за угодою сторін він може бути продовжений або укладений на новий термін.

Підставами припинення трудового договору відповідно до ст. 77 ТК РФ є:

  • • угода сторін;
  • • закінчення строку трудового договору, за винятком випадків, коли трудові відносини фактично тривають і жодна з сторін не поставила вимогу про їх припинення;
  • • розірвання трудового договору з ініціативи працівника;
  • • розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця;
  • • переведення працівника на його прохання або за його згодою на роботу до іншого роботодавця або перехід на виборну роботу (посаду);
  • • відмова працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною власника майна організації, зі зміною підвідомчості (підпорядкованості) організації або її реорганізацією, зі зміною типу державного або муніципального установи;
  • • відмова працівника від продовження роботи у зв'язку зі зміною певних сторонами умов трудового договору;
  • • відмова працівника від переведення на іншу роботу, необхідного йому відповідно до медичного висновку, виданими в порядку, встановленому федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, або відсутність у роботодавця відповідної роботи;
  • • відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з роботодавцем;
  • • обставини, які не залежать від волі сторін;
  • • порушення встановлених ТК РФ або іншим федеральним законом правил укладення трудового договору, якщо це порушення виключає можливість продовження роботи.

Трудовий договір може бути припинений і на інших підставах, передбачених ТК РФ й іншими федеральними законами (незадовільний результат випробування при прийомі на роботу, смерть працівника, оголошення працівника безвісно відсутнім або померлим, і ін.).

При розірванні трудового договору з підстав, передбачених договором, але не передбачених чинним законодавством, звільнення провадиться відповідно до ст. 78 ТК РФ (угода сторін), про що робиться відповідний запис у трудовій книжці.

Згідно ст. 14 ТК РФ протягом строків трудового договору починається з календарної дати, якою визначено початок виникнення зазначених прав і обов'язків. Перебіг строків, з якими ТК РФ пов'язує припинення трудових прав і обов'язків, починається на наступний день після календарної дати, якою визначено закінчення трудових відносин.

Останнім днем строку договору є відповідне число останнього року, якщо термін договору обчислюється роками. Якщо термін договору обчислюється місяцями - відповідне число останнього місяця.

Типові помилки, яких припускаються при укладенні трудового договору :

  • • прийом на роботу без укладення трудового договору;
  • • підміна трудового договору угодами цивільно-правового характеру;
  • • укладення трудового договору в одному екземплярі;
  • • довільне встановлення випробувального терміну;
  • • відсутність процедури ознайомлення працівників з локальними актами організації;
  • • відсутність в трудовому договорі вказівок на істотні умови праці.

Службовий контракт. Відповідно до Закону про цивільну службу (ст. 23) трудові відносини між представником наймача в особі державного органу і громадянином, що надходять на державну службу полягають в формі службового контракту [3] .

Службовий контракт - угода між представником

наймача і громадянином, що надходять на цивільну

службу, або цивільним службовцям про проходження цивільної служби та заміщення посади цивільної служби.

Службовим контрактом встановлюються права і обов'язки сторін. Законом встановлено також зміст, термін дії службового контракту, порядок його укладення, припинення або призупинення.

Указом про зразкову формі службового контракту затверджена приблизна форма службового контракту про проходження державної цивільної служби РФ та заміщення посади державної цивільної служби РФ.

Службовий контракт містить 10 розділів.

I. Загальні положення, що стосуються взаємних зобов'язань цивільного службовця і представника наймача, пов'язаних з проходженням державної цивільної служби, із зазначенням дати початку виконання посадових обов'язків.

II. Права і обов'язки цивільного службовця, передбачені Законом про цивільну службу.

III. Права і обов'язки представника наймача.

IV. Оплата праці.

V. Службовий час і час відпочинку.

VI. Термін дії службового контракту.

VII. Умови професійної службової діяльності, державні гарантії, компенсації і пільги в зв'язку з професійною діяльністю, передбачені законодавством РФ.

VIII. Інші умови контракту, що передбачають випробування цивільного службовця з метою перевірки його відповідності замещаемой посади державного службовця РФ.

IX. Відповідальність сторін службового контракту, зміна і доповнення службового контракту, припинення службового контракту.

X. Вирішення спорів і розбіжностей.

При укладанні службових контрактів з громадянами, які надходять на державну цивільну службу, керівники державних органів керуються затвердженої форми. Раніше ув'язнені трудові договори підлягають переоформленню.

Посадовий регламент. Посадовий регламент є складовою частиною адміністративного регламенту і відповідно до ст. 47 Закону про цивільну службу вступає в силу після затвердження адміністративного регламенту відповідного державного органу. Разом з тим посадовий регламент є додатком до службового контракту та відповідно до Указу про зразкову формі службового контракту підлягає затвердженню в тримісячний термін.

Посадовий регламент - правовий акт, що встановлює адміністративно-правовий статус посади, в тому числі права, обов'язки і відповідальність, умови та підстави заміщення, відповідність кваліфікаційним вимогам за посадою, що пред'являються до заміщає її особі, правила і процедури юридично значущих дій, що здійснюються за посадою, розділяючи дозволені і обов'язкові згідно розглянутих справах і виконуваним виробництвам, переліки питань, що розглядаються, погоджує або дозволених особою, що заміщає посаду, а також Показники результативності виконання посади [4] .

Проекти посадових регламентів підлягають погодженню із структурним підрозділом з питань державної служби і кадрів і юридичної (правової) службою державного органу.

Посадові регламенти затверджуються представником наймача або за його дорученням особою, уповноваженою підписувати від імені представника наймача службові контракти з цивільними службовцями, що заміщають відповідні посади державної цивільної служби.

Посадовий регламент використовується при проведенні конкурсу для заміщення вакантної посади, атестації, кваліфікаційного іспиту, при включенні до кадрового резерву.

Накази з особового складу. Формування кадрового складу - одна з найважливіших функцій кадрової служби, що визначає ефективність роботи всієї організації, її здатність вирішувати поставлені завдання. Від якості виконання цієї функції залежить і репутація організації, і доля кожного працівника. Помилка в неточно, недбало, непрофесійно складеному наказі про призначення або звільнення може стати причиною невдалої кар'єри або навіть нескладний життя.

Наказ по особовому складу - акт, що видається керівником установи, організації, підприємства, що є основним документом, що впорядковує процес управління персоналом і руху кадрів.

Накази з особового складу відносяться не тільки до реєстрації актів, а й до первинних облікових документів.

Вони фіксують факт прийому, переведення або звільнення громадянина і одночасно є підставою нарахування йому заробітної плати.

Накази з особового складу ведуться окремо від наказів по основний діяльності підприємства, не дивлячись на те, що оформляються на однакових бланках. При підготовці документів в державному органі виконавчої влади використовуються електронні шаблони бланків документів. Зразки бланків та електронні шаблони бланків документів федерального органу виконавчої влади затверджуються керівником цього державного органу виконавчої влади [5] .

Обов'язковими реквізитами наказів але особовому складу, оформлюваних на бланках організації для внутрішніх документів, є:

  • • найменування організації;
  • • назва структурного підрозділу;
  • • дата документа;
  • • реєстраційний номер документа;
  • • заголовок до тексту;
  • • текст документа;
  • • підпис;
  • • візи узгодження документа.

Накази з особового складу можуть бути простими і складними.

Простий ( індивідуальний) наказ стосується однієї особи, в його заголовку пишеться: «Про прийом на роботу ...», «Про переведення на іншу роботу ...» і т.п.

Складний наказ містить кілька розпорядчих пунктів. При вирішенні одного питання його заголовок формулюється відповідно до розв'язуються. Якщо наказ містить кілька кадрових питань, заголовок відсутній або формулюється в узагальненому вигляді ( «По особовому складу»), питання розташовуються в певній послідовності (призначення, переведення, звільнення), при перерахуванні в одному пункті кількох прізвищ вони вказуються в алфавітному порядку.

Як правило, тексти наказів по особовому складу не мають констатуючій частині і дієслова «наказую», що характерно для наказів по основній діяльності. Тому накази по особовому складу безпосередньо починаються з розпорядчого дії:

• «ПРИЙНЯТИ» на роботу (вказуються встановлений розмір оплати праці, тобто оклад, надбавка, передбачена індексація; тарифна ставка, а також, при необхідності, умови прийому: «тимчасово с_по_», з випробувальним терміном, його

тривалість);

  • • «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ» на іншу роботу (вказуються нова посада і підрозділ, вид перекладу, а для тимчасових перекладів - тривалість, причина перекладу - в повній відповідності з вимогами ТК РФ, при необхідності - зміна оплати праці);
  • • «НАДАТИ ВІДПУСТКУ» (вказуються його вид, тривалість, дата початку та закінчення);
  • • «КОМАНДИРОВАТЬ» (зазначаються дата і тривалість відрядження, місце направлення і найменування підприємства);
  • • «ЗВІЛЬНИТИ» (точна вказівка причини звільнення).

Уніфіковані форми наказів про прийом працівників

на роботу, переведення на іншу роботу, припинення (розірвання) трудового договору (службового контракту), про заохочення працівників, надання відпустки або направлення у відрядження [6] затверджені Постановою про затвердження уніфікованих форм з обліку праці та її оплати.

Накази (розпорядження) про прийом на роботу. Прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) керівника. До складання та оформлення наказів про прийом працівника на роботу ставляться такі вимоги:

  • • особа, відповідальна за прийом, складає наказ (розпорядження) за формою № Т-1 (на одного працівника) і № Т-la (на групу працівників) на всіх осіб, прийнятих на роботу в організацію на підставі укладеного трудового договору (службового контракту ) [7] ;
  • • при оформленні наказу (розпорядження) про прийом працівника на роботу зазначаються найменування структурного підрозділу, посада (спеціальність, професія), по якій будуть виконуватися трудові обов'язки, термін випробування, якщо працівнику встановлюється випробування при прийомі на роботу, а також умови прийому на роботу і характер майбутньої роботи (за сумісництвом, в порядку переведення з іншої організації, для заміщення тимчасово відсутнього працівника, для виконання певної роботи та ін.);
  • • при укладанні з працівником трудового договору на невизначений термін в реквізитах «Дата» (форма № Т-1) або «Період роботи» (форма № Т-la) рядок (графа) «по» не заповнюється;
  • • підписаний керівником організації або уповноваженим на це особою наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.

На підставі наказу (розпорядження) працівником кадрової служби вноситься запис до трудової книжки про прийняття працівника на роботу і заповнюються відповідні відомості в особистій картці (форма № Т-2 або № Т-2ГС (МС) [8] , а в бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника (форма № Т-54 або № Т-54а).

Накази про переведення на іншу роботу. Для оформлення та обліку переведення працівника на іншу роботу в тій же організації або в іншу місцевість разом з організацією використовуються форми № Т-5 і № Т-5а [9] . При їх складанні враховуються такі вимоги:

  • • форми № Т-5 і № Т-5а заповнюються працівником кадрової служби з урахуванням письмової згоди працівника, підписуються керівником організації або уповноваженим ним на це особою, оголошуються працівнику під розписку;
  • • в разі, якщо трудовий договір з працівником не укладався (працівника прийнято на роботу до 6 жовтня 1992 г.) і його прийом на роботу оформлений наказом, при заповненні уніфікованої форми № Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу »по рядку« Підстава »вказуються конкретні документи, на підставі яких працівник буде переведений на іншу роботу (заяву, медичний висновок, службова записка та ін.), а реквізит« Зміна до трудового договору »не заповнюється;
  • • на підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу робляться відмітки в особовій картці працівника (форма № Т-2 або № Т-2ГС (МС)), особовий рахунок (форма № Т-54 або № Т-54а), а також вноситься відповідний запис до трудової книжки.

Накази про припинення (розірвання) трудового дого- злодія / службового контракту. Припинення трудових відносин оформляється рішенням у вигляді наказу або розпорядження відповідно до форм № Т-8 і № Т-8а * і з урахуванням вимог, викладених в коментарі до нормативного акту «Уніфіковані форми первинної облікової документації та обліку купа і його оплаті», а саме:

  • • форми № Т-8 і № Т-8а складаються працівником кадрової служби, підписуються керівником організації або уповноваженим ним на це особою і оголошуються працівнику під розписку в порядку, встановленому законодавством РФ;
  • • в рядку (графі) «Підстава припинення (розірвання) трудового договору (звільнення)» робиться запис в точній відповідності з формулюванням чинного законодавства РФ з посиланням на відповідну статтю;
  • • в рядку (графі) «Документ, номер і дата» робиться посилання на документ, на підставі якого готується наказ і припиняється дія трудового договору (службового контракту) із зазначенням його дати і номера (заява працівника, медичний висновок, службова записка, повістка в військкомат і інші документи);
  • • при звільненні матеріально відповідальної особи до наказу (розпорядження) додається документ про відсутність матеріальних претензій до працівника;
  • • при розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця у випадках, визначених чинним законодавством РФ, до наказу (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) додається в письмовій формі мотивоване думку виборного профспілкового органу (при наявності останнього) даної організації;
  • • на підставі наказу (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) робиться запис в особистій картці (форма № Т-2 або № Т-2ГС (МС)), особовий рахунок (форма № Т-54 або № Т-54а), трудовій книжці, і проводиться розрахунок з працівником.

  • [1] Сазикін А. В. Указ. соч.
  • [2] Стаття 56 ТК РФ.
  • [3] Додаток 1. Типова форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу».
  • [4] Коментарі до Федерального закону «Про державну гражданскойслужбе Російської Федерації» і законодавству про цивільну службу зарубіжних держав. М., 2005. С. 313.
  • [5] Постанова про затвердження правил діловодства.
  • [6] Додаток 5. Типова форма № П-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження».
  • [7] Додаток 1. Типова форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу».
  • [8] Форма № Т-2ГС (МС) - особиста картка державного (муніципального) службовця.
  • [9] Додаток 2. Типова форма № П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу».
 
<<   ЗМІСТ   >>