Повна версія

Головна arrow Документознавство arrow ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА. МОВА СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   ЗМІСТ   >>

РОЗДІЛ I ОСНОВИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

ПРАВОВІ ТА НОРМАТИВНІ ОСНОВИ ДІЛОВОДСТВА

В результаті освоєння даного розділу студент повинен:

знати

  • • вимоги основних правових нормативних актів, що регулюють сферу документаційного забезпечення управління;
  • • зміст основних понять і термінів діловодства;
  • • функції і класифікацію службових документів;
  • • принципи систематизації документів;

вміти

  • • орієнтуватися в сфері нормативного правового та методичного забезпечення діловодства;
  • • класифікувати види документів за різними підставами;

володіти

• навичками роботи з нормативними та методичними документами, керуючись принципом верховенства Конституції РФ і федеральних законів над іншими нормативними актами і посадовими інструкціями при виконанні посадових обов'язків.

Інформація - як світло. Якщо її занадто багато, вона може засліпити.

С. Паркінсон , М. Рустомджі

В основі діяльності будь-якої організації, будь то міністерство, відомство або мале підприємство, знаходяться:

  • • процеси отримання, обробки інформації;
  • • прийняття рішення, доведення його до відома виконавців;
  • • організація виконання, контроль і підведення підсумків.

Інформація є основою управління. Кожна організація, кожна установа або підприємство є вузол комунікаційної мережі, в якому перетинаються потоки інформації від багатьох джерел, що розрізняються за змістом, інтенсивності, достовірності, тимчасового режиму.

Зафіксована на матеріальному носії інформація є основним засобом діяльності працівників органів управління і в той же час її головним продуктом, виступаючи способом реалізації зв'язків між керуючою і керованою системами. Від оперативності, стійкості і оптимальності інформаційних потоків в чому залежать якість управління, ефективність всіх його ланок.

Ускладнення і посилення взаємозв'язку проблем, що стоять сьогодні перед органами всіх гілок влади, ставлять завдання підвищення ефективності управління на всіх його рівнях в пряму залежність від стану інформаційного поля, організації інформаційного забезпечення управління. Дефіцит об'єктивної інформації може призвести до помилкових рішень, соціальна небезпека яких особливо велика при прийнятті довгострокових рішень, які зачіпають інтереси великих соціальних груп. Запізнення або неповнота інформації стають причиною невірних або несвоєчасно прийнятих рішень, які можуть викликати навіть соціальні потрясіння. І навпаки, надмірна інформація породжує нераціональні перевантаження апарату управління, веде до збільшення трудових, тимчасових і фінансових витрат управлінського персоналу, провокуючи ускладнення структур, розростання штатів, бюрократизацію процесу управління. Недостатньо обґрунтовані рішення викликають недовіру населення до конкретних владних структур і влади в цілому.

Створення системного єдності інформаційного поля для всіх рівнів і ланок системи управління, умов для постійного зв'язку з систематичним обміну інформацією між ними, регулювання інформаційних потоків, регламентація періодичності надходження інформації та подолання її надмірності є важливими факторами життєздатності як кожної окремої організації, так і всього народногосподарського механізму країни в цілому як єдиної інформаційно-комунікаційної системи.

Створенню системного єдності сприяють встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що створюються при вирішенні однотипних управлінських завдань, вимог до їх оформлення і складання, формування уніфікованих систем документації, комп'ютеризація всіх діловодних процесів. Діловодство можна розглядати як одну з найважливіших сторін діяльності організації, що забезпечує успіх виконання її функціональних завдань, враховуючи, що сучасний працівник сфери управління змушений сьогодні витрачати на роботу з документами до 75% свого робочого часу.

Незважаючи на масову комп'ютеризацію та перехід в багатьох організаціях на безпаперову технологію роботи з документами, традиційне діловодство довело свою життєвість і доцільність. Крім того, відповідно до постанови Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 «Про затвердження Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади» (далі - Постанова про затвердження правил діловодства), електронний документ повинен оформлятися за загальними правилами діловодства і мати реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії. Тому проблема вдосконалення традиційного діловодства нічого не втрачає актуальності.

В основі функціонування будь-якого сучасного управлінського органу повинні лежати принципи оперативності, високого технічного оснащення, доцільності та економічності всіх діловодних операцій на основі оптимального поєднання традиційного документаційного забезпечення управління з електронним.

Стан діловодства в організаціях робить вирішальний вплив на найважливіші ділянки роботи: керівництво, виконання, інформацію, облік, контроль і т.д., багато в чому визначаючи ефективність, економічність і організацію управлінського [руда, а також культуру роботи управлінського персоналу. Не випадково як синонім терміну «діловодство» в науковій літературі останнього десятиліття став використовуватися термін «документаційне забезпечення управління», що підкреслює інформаційно-технологічний характер сучасної організації діловодства, що включає весь комплекс робіт з документами, в тому числі документообіг і технології зберігання документів.

 
<<   ЗМІСТ   >>